home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / accnting / lm152 / lm140sw.txt < prev    next >
Text File  |  1993-08-01  |  449KB  |  10,237 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.             Proof read, Spell Checked, Formated, generated  11-23-92
  34.             Revised for vers 1.52                                                 08-01-93
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.             **********************************************************
  43.             *        NOTICE                                          *
  44.             *                                                        *
  45.             *     Your printer MUST be set to condensed type          *
  46.             *    in order to properly print this manual.             *
  47.             *                                                        *
  48.             *     If your printer is not set to condensed print,      *
  49.             *     Cancel the print job NOW! and set it.               *
  50.             *                                                        *
  51.             *                                                        *
  52.             *     If you do not know how to set condensed print,      *
  53.             *     refer to your printer manual.                       *
  54.             *                                                        *
  55.             *                                                        *
  56.             **********************************************************
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                                                WARNING
  65.  
  66.  
  67.                                      This software will  not work
  68.                                          for computer experts!
  69.  
  70.                                    It works only for individuals who
  71.                                 read the manual and study the examples.
  72.  
  73.  
  74.                      Do not enter trial data just to see what happens. 
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.             This is a loan accounting system. It makes extensive use  of several different
  81.             dates. If you  do not  understand exactly  what these  dates are  and how  the
  82.             system uses them, you cannot produce a meaningful result. 
  83.  
  84.             Do not attempt to enter real data  or produce real loan reports without  first
  85.             reading the sections of the  manual which explain the meaning and uses  of the
  86.             dates. Pay special attention  to system_date, date_first, date_next, date_due,
  87.             date_last, date_tran,  and date_upd,  and the  section on  setting up  new and
  88.             existing loans. Then do the examples for setting up a new loan and an existing
  89.             loan.
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.                                             LOAN  MASTER
  114.  
  115.                                Loan  Accounting  System                                                                 
  116.  
  117.                                              Versions 1.52
  118.  
  119.                                             Date  08-01-93
  120.  
  121.                                         Copyright 1989,91,92,93
  122.                                       Bottom Line Software, Inc.
  123.  
  124.                                              Serial Number
  125.  
  126.  
  127.  
  128.                                               
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                                          TABLE OF CONTENTS
  135.  
  136.  
  137.             License Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  138.  
  139.             Introducing Loan Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  140.  
  141.             Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  142.                   Distribution Disks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  143.                   Automatic Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  144.                   Creating A Subdirectory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  145.                   CIF Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  146.                   Report Writer Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  147.                   Manual Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  148.                   Path to Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  149.                   Upgrading Loan Master Versions  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  150.                   Automatic Data File Conversion  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  151.                         Running the Conversion Program  . . . . . . . . . . . . . . .    8
  152.                         Converting Your Parameter File  . . . . . . . . . . . . . . .    8
  153.  
  154.             It's Installed, What Next?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  155.  
  156.             User Defined Options, the Parameter File  . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  157.  
  158.             Before  Entering Existing Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  159.                   Conversion Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  160.                   Setting the Update Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  161.                   New Loan?  or  Existing Loan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  162.  
  163.             Learning To Use Loan Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  164.                   Sample Setup of New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  165.                   Set Up A New Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  166.                   Sample Setup of Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  167.                   Setting Up Charged Off Loans (Past Maturity)  . . . . . . . . . . .   41
  168.                         Single Payment Loan - Past Maturity . . . . . . . . . . . . .   43
  169.                         Installment Loan - Past Maturity  . . . . . . . . . . . . . .   44
  170.                         Installment Loan - Before Final Maturity  . . . . . . . . . .   45
  171.                         Update The File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  172.  
  173.             Help Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  174.                   Customizing Help Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  175.  
  176.             Menu Operations,  All Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  177.                   Using the Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  178.                   Selecting Menu Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  179.  
  180.             Menu  Functions Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  181.                   Menu Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  182.                         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  183.                         Loan Maintenance Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  184.                         Transaction Maintenance Menu  . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  185.                         Loan File Update Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  186.  
  187.                                                                                          i
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                         Printed Reports Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  194.                         Printed Notices Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  195.                         Screen Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  196.                         Year End Processing Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  197.                         Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  198.                   Menu Hierarchy  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  199.  
  200.             Loan Maintenance Menu Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  201.                   Add an Existing Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  202.                   Add a New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  203.                   Edit (Change) a Loan Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  204.                   Delete a Loan Record  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  205.                   Browse the Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  206.                   Search the Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  207.                   Display Loan Payoff Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  208.  
  209.             Transaction Maintenance Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  210.                   Posting Payments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  211.                   Posting Transactions to User Defined Fields . . . . . . . . . . . .   62
  212.                   Posting Principal Advances  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  213.                   Reverse a Previous Transaction  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  214.                   Browse the Transaction File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  215.                   Return Check Charge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  216.                   Escrow Payments and Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  217.  
  218.             Screen Reports Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  219.                   Loan Statement (History)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  220.  
  221.             Utility Menu Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  222.                   Reindex All Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  223.                   Set Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  224.                         Update the Parameter File . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  225.                         Parameter File Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  226.                               Name of Owner or Servicer . . . . . . . . . . . . . . .   71
  227.                               Line 1 of User Address  . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  228.                               Past Due Limit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  229.                               Will Be Due Limit . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  230.                               Visual Update Flag  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  231.                               Date Last File Update . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  232.                               Payment Fraction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  233.                               Payment Allocation Option . . . . . . . . . . . . . . .   73
  234.                               Detail Accrual File       . . . . . . . . . . . . . . .   74
  235.                               Daily Accrual Totals File . . . . . . . . . . . . . . .   75
  236.                               Four Digit Year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  237.                         User Defined Parameter Fields . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  238.                               Names of User Defined Fields  . . . . . . . . . . . . .   76
  239.                   Custom Help Messages is On/Off  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  240.                   Set the Path to the Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  241.                   Clean Up the Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  242.                   Display System Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  243.                   WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  244.                         Merging the Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  245.  
  246.             ii
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.                         The Filter Expression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  253.                         The Merge File Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  254.                         Using Other Word Processors . . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  255.  
  256.             Report Menu Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  257.                   Print Trial Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  258.                   Print Past Due Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  259.                   Print Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  260.                   Print Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  261.                   Individual, Custom Past Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  262.                   Print Loan Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  263.                   Print a Custom Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  264.                   Print Posting Totals  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  265.                   Print Transaction Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  266.                   Print Accrual Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  267.                   Year End Close Out  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  268.                   End of Year Interest Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . .   86
  269.                   Screen Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   86
  270.                   The Loan Transaction Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   86
  271.                   The Totals Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   87
  272.  
  273.             Data Entry Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   88
  274.                   Data Entry Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   88
  275.                   Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   91
  276.                   New Loan Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  277.                   User Defined Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  278.                   Loan Maintenance Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  279.                   Add Transaction History Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  280.                   Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   94
  281.                   Browse Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   96
  282.  
  283.             Visual Update System  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   98
  284.  
  285.             Updating the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   99
  286.                   Catching Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   99
  287.                   Posting Payments During the Update  . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  288.                   Lying About the Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  289.  
  290.             Loan Master Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  291.                   Past Due and Will Be Due  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  101
  292.                         Will Be Due Notices   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  101
  293.                         Abbreviated Billing Notices . . . . . . . . . . . . . . . . .  103
  294.                         Problems with Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . .  104
  295.                         Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  296.                         Problems with Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . .  104
  297.                   Controlling Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  298.                   Problems with Tutorial Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  299.  
  300.             Problems with Hardware and Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  301.                   If the Program Crashes on Startup:  . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  302.                   Outdated Loan Master Data File  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  303.                   DOS Error 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  304.  
  305.                                                                                        iii
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.                   DOS  Error 2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  312.                   Memory Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  313.                         Not Enough Memory to Run Application  . . . . . . . . . . . .  107
  314.  
  315.             Customer Information System  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  108
  316.  
  317.             Customer Information Menu Operations  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  318.  
  319.             Menu Options Available  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  320.                   The Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  321.                   The Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  322.                   The Edit or Delete Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  323.  
  324.             Find a Customer by Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  325.  
  326.             Find a Customer by Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  327.  
  328.             Add a New Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  329.  
  330.             Add a New Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  331.  
  332.             Add a New Telephone Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  114
  333.  
  334.             Show a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  115
  335.  
  336.             Delete a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  337.  
  338.             Edit a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  339.  
  340.             Edit a Telephone Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  119
  341.  
  342.             Edit an Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  120
  343.  
  344.             Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  345.  
  346.             Rebuild the Index Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  347.  
  348.             Print Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
  349.  
  350.             Report Writer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  123
  351.  
  352.             Report Writer Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  353.  
  354.             Creating Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  355.                   Data Entry Screen:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  356.  
  357.             Creating a Label Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  358.  
  359.             The label format screen:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  360.                   Width . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  361.                   Height  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  362.                   Across  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  132
  363.  
  364.             iv
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.                   Remarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  132
  371.                   Margin  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  132
  372.                   Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  132
  373.  
  374.             Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  375.  
  376.             Error Messages While Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  377.  
  378.             Error Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  379.  
  380.             Loan File Data Fields   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  135
  381.  
  382.             Customer Information Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  145
  383.                   Customer No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  145
  384.                   Company  Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  145
  385.                   Last Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  145
  386.                   First Name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  387.                   Title of Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  388.                   Customer Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  389.                   Address File Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  390.                   Address Line 1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  391.                   Address Line 2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  392.                   City  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  393.                   State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  394.                   Zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  395.                   Location  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  146
  396.                   Address Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  397.  
  398.             Telephone File Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  399.                   Telephone Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  400.                   Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  401.                   Location  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  402.                   Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  403.  
  404.             Loan  Master  Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  148
  405.  
  406.             File Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  151
  407.                   Field Definitions for LMLOAN.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  151
  408.                   Field definitions for LMPARM.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  409.                   Field Definitions for LMTRAN.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  410.                   Field Definitions for LMTACCR.DBF . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  411.                   Field Definitions for LMACCRUE.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . .  155
  412.                   Field Definitions for CICUST.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  156
  413.                   Field definitions for CIADDR.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  156
  414.                   Field Definitions for CIPHONE.DBF . . . . . . . . . . . . . . . . .  156
  415.  
  416.             Transaction Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  156
  417.  
  418.             Loan Master Setup Sheets  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  161
  419.                   New Loan Setup Sheet  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  161
  420.                   Loan Maintenance Sheet  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  162
  421.                   User Defined Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  163
  422.  
  423.                                                                                          v
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.             vi
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.             License Agreement
  489.  
  490.  
  491.             By using this product, I agree to comply with the following license agreement.
  492.  
  493.             This  is a legal agreement between you, the end user and Bottom Line Software,
  494.             Inc.(BLS). By opening this sealed package or by using this software, you agree
  495.             to be bound by the terms of this license agreement.
  496.  
  497.             Grant  of license:   Bottom  Line Software,  Inc. grants  you, (the  person or
  498.             entity who purchased  this license) a non exclusive,  non transferable license
  499.             to use this software on a single terminal, connected to a  single CPU. You may
  500.             not  network the software or otherwise use it on more than one computer at the
  501.             same time.
  502.  
  503.             If  any provision  of this  license shall  be held  to be  unenforceable, such
  504.             holding  shall not  affect the  enforceability  of any  other provision.  Your
  505.             licensed right to use this  software terminates upon your violation of  any of
  506.             the terms of this agreement.
  507.  
  508.             You  may terminate  this license  agreement without  notice by  destroying the
  509.             software and any printed materials provided with it.
  510.  
  511.             Proprietary rights: You agree to  take all necessary steps to ensure  that the
  512.             provisions of this license agreement are not violated by yourself or any other
  513.             person under your control or in  your service. The software and manual contain
  514.             important  trade secrets  and intellectual  property of  BLS.   All copyright,
  515.             patent, trade secret, trademark, and other  intellectual proprietary rights to
  516.             the licensed software are and shall remain the valuable property of BLS.
  517.  
  518.             Copyright: This software  is owned by  BLS and is  protected by United  States
  519.             Copyright  laws  and  international  treaty provisions.  You  must  treat  the
  520.             software as any other copyrighted material with these exceptions: You may make
  521.             one  copy of this software for on site backup purposes and one more copies for
  522.             off site backup.  You may copy the software  to a hard disk. You  may not copy
  523.             the manual or other printed materials accompanying the software.
  524.  
  525.             Other restrictions: You may not rent, lease, or sell the Software. You may not
  526.             reverse engineer, decompile, or disassemble the Software.
  527.  
  528.             Dual Media Software: If the Software includes both 3 1/2 and 5 1/4 inch disks,
  529.             you may  use only one or the other as  appropriate for your computer.  You may
  530.             not use the other disks on another computer or rent, loan, lease, or otherwise
  531.             transfer them to another user.
  532.  
  533.             Limited Warranty: BLS warrants that the software will perform substantially in
  534.             accordance with  the accompanying written  materials for  a period of  90 days
  535.             from the  date of  receipt as  determined by  the invoice date.  The media  is
  536.             warranted  to be  free of defects  and readable  for the  same period. Implied
  537.             warranties on the software media are also limited to the same period.
  538.  
  539.  
  540.  
  541.             Loan Master, Loan Accounting System                                          1
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.             Customer  Remedies: BLS's entire liability and your exclusive remedy shall be,
  548.             at BLS's option either (a) the return of the price paid or (b) the replacement
  549.             of the software or media that does  not meet the limited warranty and which is
  550.             returned to BLS with a copy of your invoice. 
  551.  
  552.             No other warranties: BLS  disclaims any other warranties, either  expressed or
  553.             implied including but not limited to implied warranties of merchantability and
  554.             fitness for a particular purpose.
  555.  
  556.             No  liability for consequential damages: In no  event shall BLS or its dealers
  557.             or  suppliers  be  liable  for  any  damages  whatsoever  (including,  without
  558.             limitation, damages for loss of  business profits, business interruption, loss
  559.             of business information, or other pecuniary loss) arising out of the use of or
  560.             inability to use this product, even if BLS has been advised of the possibility
  561.             of such damages.
  562.  
  563.             This limited warranty  gives you specific  legal rights. Since some  states do
  564.             not allow certain exclusions  or limitations of liability, you  may have other
  565.             rights that vary from state to state.
  566.  
  567.  
  568.                   IN  NO EVENT  SHALL  BOTTOM LINE  SOFTWARE BE  LIABLE FOR  LOSS OF
  569.                   BUSINESS PROFITS OR LOSS  OF INTEREST INCOME OR LOSS  OF PRINCIPAL
  570.                   PAYMENTS,  OR LOSSES CAUSED  BY USE OF  SCHEDULES, REPORTS, SCREEN
  571.                   DISPLAYS OR ANY OTHER OUTPUT FROM THIS SOFTWARE, OR LOSSES CLAIMED
  572.                   BY  DEBTORS OR CREDITORS OF  LICENSED OR UNLICENSED  USERS OF THIS
  573.                   SOFTWARE.
  574.  
  575.  
  576.             Both the software and the manual are furnished under the terms of this license
  577.             agreement. Both are copyrighted by Bottom  Line Software, Inc. and neither may
  578.             be reproduced  or copied except  in accordance with  the terms of  the license
  579.             agreement. Both  the Software and the  manual are, and remain  the property of
  580.             Bottom Line Software Inc.
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.             2                                          Loan Master, Loan Accounting System
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.             Introducing Loan Master
  607.  
  608.  
  609.             The  Loan Master Loan Accounting system is  a computer program written for the
  610.             IBM PC/XT/AT/PS2 family of small computers and any 100% compatible clone.
  611.  
  612.             Loan Master is a general loan accounting package. Its design is similar to the
  613.             loan accounting systems used by most banks.  
  614.  
  615.             The program stores most data about each  loan in a file called the loan master
  616.             file.  The term master file indicates  the file which contains the controlling
  617.             data for the  application.  Data for  all loans is  stored in the same  master
  618.             file.  The  master  file  holds  all  the  data  about  the  loans except  the
  619.             transaction data. Data about  transactions is stored in  a second file  called
  620.             the transaction file.
  621.  
  622.             For each loan, there is a  borrower. Information about the borrowers is stored
  623.             in a  separate set  of  files and  managed by  a separate  program called  the
  624.             Customer Information File. Refer  to the Customer Information section  of this
  625.             manual for information about maintaining names, addresses, and phone numbers. 
  626.  
  627.             Loan Master stores information about loans. From this store of information, it
  628.             is  able to  calculate  the interest  for  each loan  as  it  becomes due.  It
  629.             calculates each payment date and  determines if the payment has been  made. If
  630.             the payment has not been made, it marks the  loan as past due. If late charges
  631.             are specified, it assesses the late charge. 
  632.  
  633.             When interest and  late charges are  paid, it determines  if the amounts  paid
  634.             were less than, equal to, or greater than the amounts due. If the amounts paid
  635.             are greater  of less than the  amounts due, it keeps  up with the  past due or
  636.             prepaid amounts.
  637.  
  638.             Every day, the program calculates the interest due  on every loan in the file.
  639.             If you prefer not to use the program  on a daily basis, it will catch up. Most
  640.             small  loan companies  update the  files weekly.  Some individuals  update the
  641.             files monthly.  Regardless of the frequency of the updates,  Loan Master works
  642.             on a daily basis and updates every loan one day at a time.
  643.  
  644.             When a payment  is received, it is posted  by the operator. Loan  Master tells
  645.             the  operator how  much interest,  principal and  late charge  is due.  If the
  646.             operator agrees  with the  allocation suggested  by Loan  Master,  and if  the
  647.             borrower  has paid the  correct amount, the  operator simply presses  a key to
  648.             accept  the  payment.  If the  operator  does  not  agree  with the  suggested
  649.             allocation, it may be changed.
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.             Loan Master, Loan Accounting System                                          3
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.             Installation
  666.  
  667.             Distribution Disks
  668.  
  669.  
  670.             Loan Master  consists  of several  programs.  To facilitate  installation  and
  671.             upgrades, each program  is distributed on a separate disk. The complete system
  672.             currently consists of these modules. You may or may not have them all. 
  673.  
  674.  
  675.                   Module Name
  676.  
  677.                   Standard Modules:
  678.  
  679.                         Loan Master Loan Accounting
  680.  
  681.                         Customer Information System 
  682.  
  683.                         Report Writer
  684.  
  685.  
  686.                   Optional Modules:
  687.  
  688.                         Document Tracking System
  689.  
  690.                         Watch List System
  691.  
  692.             If you  are upgrading  from a version  prior to  1.23, you  may need the  File
  693.             Conversion Utility. It is not included in this package.
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.             4                                          Loan Master, Loan Accounting System
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.             Automatic Installation
  725.  
  726.             Each  distribution  disk  includes  a  completely  automatic,    menu  driven,
  727.             installation program.
  728.  
  729.             Before installing the software, you should create a subdirectory to  hold your
  730.             loan accounting software and loan files. 
  731.  
  732.  
  733.             Creating A Subdirectory
  734.  
  735.             To create a subdirectory on your hard drive C:
  736.  
  737.                   Enter these commands:
  738.  
  739.                   CD \(enter)
  740.  
  741.                   MD C:\LOANS(enter)
  742.  
  743.  
  744.             To make this new directory the current directory,
  745.  
  746.                   Enter this command:
  747.  
  748.                   CD \LOANS(enter)
  749.  
  750.             To use the automatic installation system, place the distribution disk in drive
  751.             A:
  752.  
  753.                   Log on to drive by typing the command:
  754.  
  755.                   A:(enter)
  756.  
  757.                   The colon is required.
  758.  
  759.                   When you see the A prompt, type the command:
  760.  
  761.                   Menu(enter)
  762.  
  763.                   and select an appropriate installation action.
  764.  
  765.                   This  procedure must be repeated  for each disk  you wish to
  766.                install.
  767.  
  768.  
  769.             CIF Installation
  770.  
  771.             The CIF system  disk contains a menu  program to install  the system for  you.
  772.             The CIF  System must be  installed in  the same directory  as the Loan  Master
  773.             System.
  774.  
  775.  
  776.  
  777.             Loan Master, Loan Accounting System                                          5
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.             Report Writer Installation
  785.  
  786.             The Report  Writer system disk contains  a menu program to  install the system
  787.             for you.  The Report Writer System must be installed in  the same directory as
  788.             the Loan Master System.
  789.  
  790.  
  791.             Installation Notes
  792.  
  793.  
  794.             1)    The autoinstall program does not alter or create a  CONFIG.SYS file. YOU
  795.                   MUST HAVE ONE! SEE THE NEXT SECTION.
  796.  
  797.             2)    Each disk has  its own installation menu to install  the system resident
  798.                   on each disk.
  799.  
  800.             3)    Each  installation is done to the current subdirectory on the hard disk.
  801.                   You must select this subdirectory before running the installation  menu.
  802.                   This is done with the DOS command:
  803.  
  804.                               CD \ LOAN  
  805.  
  806.                   The \ is required. Add one space after "CD", none after "\". The name of
  807.                   the  directory can be any name you  choose. Common names are "LOANS", or
  808.                   "LM".
  809.  
  810.                   To create a subdirectory. use the DOS command:
  811.  
  812.                         MD \LOAN
  813.  
  814.                   This command will  create the directory LOAN. It will  be located in the
  815.                   root directory of your disk.
  816.  
  817.                   Note that a directory must  be created, MD, before you can change to it,
  818.                   CD.
  819.  
  820.                   For additional  information on  directories and subdirectories,   please
  821.                   refer to your DOS manual.
  822.  
  823.  
  824.             Manual Installation
  825.  
  826.             If you need a custom setup, you  may configure Loan Master to your needs.  See
  827.             the section at the  end of the manual on  the Loan Master files. It  will list
  828.             each file and specify where it must be located.
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.             6                                          Loan Master, Loan Accounting System
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.             Path to Data Files
  843.  
  844.             The path statement is not required and is not recommended for anyone below the
  845.             rank of DOS Wizard. The system will work with all files in the same directory.
  846.             It is designed to work that way.  For those who prefer,  the path may be set.
  847.  
  848.             The loan accounting system must know  where to find its data files.   The path
  849.             to the data  files is stored in a file named  LMPARM.DBF. This file MUST be in
  850.             the same directory as the program file LMMENU.EXE. You will find a menu option
  851.             to update this file and change the data path.
  852.  
  853.             If  the path  is used,  a path  statement must  also be  set for  the Customer
  854.             Information system.  For any group of  loans, the loan files  and the customer
  855.             information files must be in the same directory.
  856.  
  857.  
  858.  
  859.             Upgrading Loan Master Versions
  860.  
  861.             From time to time,  features will be added  or improved. If you  licensed your
  862.             program direct from Bottom Line Software, you will receive notices of upgrades
  863.             in the mail.  If you purchased your program  license from a dealer, it is very
  864.             important that you register your license with Bottom Line Software so that you
  865.             may be informed of upgrades.
  866.  
  867.  
  868.  
  869.             Automatic Data File Conversion
  870.  
  871.             As features are added to Loan Master,  it may be necessary to modify the  file
  872.             structure. When these modifications are done, Loan Master will detect the need
  873.             to upgrade your  data file and will warn you. If  you fail to upgrade the data
  874.             file, the program, Loan Master, will not run. 
  875.  
  876.             If you have installed an upgraded version of Loan Master, the first time it is
  877.             started, the program will check your data files for compliance with the latest
  878.             file  specifications. If it doesn't comply (if  it is not the latest version),
  879.             you will see a  message that informs you of this fact  and that the conversion
  880.             to the new format needs to be done. 
  881.  
  882.             Upgrades  do  not always  require  data  file conversion.  If  you install  an
  883.             upgraded  program  and you  are not  warned to  convert  your data  files, the
  884.             conversion is not needed.
  885.  
  886.             The file  conversion  program is  called  convert. It  is  supplied only  with
  887.             updates since it is not needed by new users. 
  888.  
  889.  
  890.             ALWAYS  BACK UP YOUR  DATA FILES  BEFORE ALLOWING  THE CONVERSION  TO PROCEED.
  891.             FAILURE TO DO SO COULD RESULT IN LOSS OF YOUR ENTIRE DATA FILE.
  892.  
  893.             
  894.  
  895.             Loan Master, Loan Accounting System                                          7
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.             The  critical  files  are   LMLOAN.DBF,  LMTRAN.DBF,  LMPARM.DBF,  CICUST.DBF,
  902.             CIADDR.DBF, CIPHONE.DBF, CIPARM.DBF.
  903.  
  904.  
  905.  
  906.             Running the Conversion Program
  907.  
  908.  
  909.             The conversion program expects to find the old files in its default directory.
  910.             If you  have a hard  disk, simply  copy the convert  program to the  hard disk
  911.             subdirectory which contains your Loan Master system.
  912.  
  913.             The name of the conversion program file is:
  914.  
  915.                         CONVERT.EXE
  916.  
  917.             If you have  a floppy disk system,  you must have the convert  program and all
  918.             data files on the  floppy disk in drive A: This means that  if you use the low
  919.             density 362K 5.25 inch disks, your system will be quite limited in the size of
  920.             files it can  convert. (Floppy disk systems are no  longer supported by Bottom
  921.             Line Software, Inc.)
  922.  
  923.             Start the conversion program by typing its name.
  924.  
  925.                         CONVERT <enter>
  926.  
  927.             The program  will display  a screen  explaining what  it is  about  to do  and
  928.             warning you to back up your files before allowing the conversion to start. You
  929.             will be asked to  respond "C" to continue with  the conversion or "Q"  to quit
  930.             the  conversion program before  the files are  opened.  Note  that the program
  931.             assumes "Q". If you simply press <enter>, the program will quit.
  932.  
  933.  
  934.             Converting Your Parameter File
  935.  
  936.             The  parameter file stores user definable options. These options determine the
  937.             way  the program works. In some cases,  when the upgrade includes new features
  938.             or new user options, the parameter file  must be replaced with a new file. Old
  939.             parameter files are not converted but are replaced with new files. 
  940.  
  941.             If you need a new parameter file, it will be included on the update disk.  The
  942.             name  of the parameter  file is LMPARM.DBF.  If you use  the auto installation
  943.             feature on the upgrade disk, the new parameter file will be installed for you.
  944.             If  you upgrade  manually by  copying  the new  program files,  check for  the
  945.             existence of a new parameter file. If it is on the disk, it must be copied  to
  946.             the same directory as the program file, LMMENU.EXE.
  947.  
  948.  
  949.             ALWAYS  BACK UP YOUR  DATA FILES  BEFORE ALLOWING  THE CONVERSION  TO PROCEED.
  950.             FAILURE TO DO SO COULD RESULT IN LOSS OF YOUR ENTIRE DATA FILE.
  951.  
  952.             
  953.  
  954.             8                                          Loan Master, Loan Accounting System
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.             The  critical  files  are   LMLOAN.DBF,  LMTRAN.DBF,  LMPARM.DBF,  CICUST.DBF,
  961.             CIADDR.DBF, CIPHONE.DBF, and CIPARM.DBF.
  962.  
  963.  
  964.             It's Installed, What Next?
  965.  
  966.             After  installation, turn immediately to  Learning  to Use Loan Master on page
  967.             13.
  968.  
  969.  
  970.             User Defined Options, the Parameter File
  971.  
  972.  
  973.             The  parameter  file stores  information unique  to  each individual  user. It
  974.             stores this  information while the program  is not being used  and informs the
  975.             program each time it is started. For complete details of what this file stores
  976.             and how to change  it to your needs, see the section  on editing the parameter
  977.             file in the menu options section of the manual.
  978.  
  979.             Refer to page  70 for details about setting the user defined parameters.
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.             Loan Master, Loan Accounting System                                          9
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.             Before  Entering Existing Loans
  1020.  
  1021.  
  1022.             DO  NOT   ATTEMPT   TO  ENTER   AND    UPDATE  LIVE   DATA   UNTIL  YOU   HAVE
  1023.             ENTERED   AND  UPDATED   THE EXAMPLES.     (Page 13 -  Sample  setup   of  new
  1024.             loan.)
  1025.  
  1026.             After entering  the examples, enter  two or three  live loans and  update them
  1027.             past a payment date to check your setup data.
  1028.  
  1029.             Do not enter two hundred loans and then discover you did it wrong!
  1030.  
  1031.             To  enter a  portfolio  of  already  existing  loans  successfully,  you  must
  1032.             understand how  the update process works,  and why it  works that way.  If you
  1033.             have not already done so, read the section titled  "Updating the Loan File" on
  1034.             page 99.
  1035.  
  1036.             Now that you understand how the update works, you are ready  to understand the
  1037.             process of entering a portfolio of existing loans.
  1038.  
  1039.             The first step is to reproduce a supply  of the new loan setup sheets and  the
  1040.             existing loan setup sheets.  You will need one or the other for every loan you
  1041.             want to add to the system.
  1042.  
  1043.             You should  have an amortization  schedule for each loan.   If you  don't, you
  1044.             must have or  compute the information necessary to complete  the setup sheets.
  1045.             You must know  the balance  due and the  interest due.   It is  nice, but  not
  1046.             required, to know the  late charges due, if any.  If you do not know  the late
  1047.             charges, the  system will keep  up with them  in the future  but it  cannot go
  1048.             backwards.
  1049.  
  1050.  
  1051.             Other Numbers
  1052.  
  1053.             Interest paid year to date is  nice to know.  If you have it, you  can print a
  1054.             year end tax statement  for each borrower. If you  don't have it and  can't or
  1055.             don't want to get  it, the system will keep up with it  in the future. It just
  1056.             will not be complete the first year.
  1057.  
  1058.  
  1059.             Conversion Date
  1060.  
  1061.             You  must pick  a conversion  date. It  can be  any date  that is  convenient.
  1062.             January first is exceptionally nice but usually not practical.  If you can use
  1063.             January first,  you  can forget about all the year to date numbers and let the
  1064.             computer compute them for you during the new year.
  1065.  
  1066.             When choosing  a conversion date,  be sure  to allow yourself  enough time  to
  1067.             complete the  preparations needed.    This is  what you  must  do to  prepare.
  1068.             Complete a  loan setup sheet for  each loan. For existing loans,  use the Loan
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.             10                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.             Maintenance Sheet. For new loans, use the New Loan Setup Sheet.  This is a job
  1079.             of copying data from the note to the setup sheet. Some of the information must
  1080.             be calculated.  You MUST calculate the balance due and the interest due on the
  1081.             conversion date for each and every loan.
  1082.  
  1083.             When all  the setup  sheets are complete,  at least  a day  or two before  the
  1084.             conversion  date, enter all the data using  either the new loan setup function
  1085.             or  the existing  loan  setup function  as  appropriate. These  functions  are
  1086.             located on the Loan Maintenance Menu.
  1087.  
  1088.             Select the  menu option  to add  a  new loan  or to  add an  existing loan  as
  1089.             appropriate to each individual loan. The data input screen will closely  match
  1090.             the data input form. Enter the data from the data entry form to the data entry
  1091.             screen. When the screen is completed, the data is saved in the master file.
  1092.  
  1093.             Repeat this process  until all loans  are entered. When  all data is  entered,
  1094.             select the printed  reports menu and print a trial  balance. Check this report
  1095.             to see if the  totals add up to  what you expected.  If  not, you can use  the
  1096.             trial balance to look for errors.  
  1097.  
  1098.  
  1099.             Data Entry
  1100.  
  1101.             Do not enter partial data for any loan! 
  1102.  
  1103.             Dates  are  especially critical.  Missing dates  cause  havoc with  the update
  1104.             cycle. The current balance is also critical. The only place the balance can be
  1105.             entered is on the setup screen and the setup screen cannot access a previously
  1106.             entered loan. If the current balance  is entered incorrectly, the loan must be
  1107.             deleted and then re-entered.
  1108.  
  1109.  
  1110.             Setting the Update Date in the Parameter File
  1111.  
  1112.             When  the data has  been entered, you have  a file that  contains the data for
  1113.             every loan as of the conversion date.  In other words, the conversion date  is
  1114.             the date of last update.  Select the Utilities Menu, then Set Program Options,
  1115.             then Update  the Parameter File. Use  the down arrow  key to step down  to the
  1116.             item  labeled "Date  File Update". Change  that date  to the  conversion date.
  1117.             Your installation is now complete and you are ready to update.
  1118.  
  1119.  
  1120.             BEFORE YOU RUN THE UPDATE  PROCEDURE, MAKE A  BACKUP COPY OF  YOUR MASTER FILE
  1121.             AND YOUR  TRANSACTION FILE!
  1122.  
  1123.  
  1124.             They are called LMLOAN.DBF and LMTRAN.DBF.
  1125.  
  1126.  
  1127.             New Loan?  or  Existing Loan?
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.             Loan Master, Loan Accounting System                                         11
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.             When  entering loans into the database, there  are two possible types of loans
  1138.             that must be considered. New loans and existing loans.
  1139.  
  1140.             A new loan is a loan on which no payments have matured. It may or may not have
  1141.             been funded but the first payment has not come due.
  1142.  
  1143.             An existing loan is any loan  that is not a new  loan. It has been funded  and
  1144.             one or more payments  have matured. The matured payments  may or may not  have
  1145.             actually been paid, but they have matured.
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.             12                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.             Learning To Use Loan Master
  1197.  
  1198.  
  1199.             The first step in  learning to use Loan Master is to set  up a loan. This must
  1200.             be done before you set up your own data. If you have already set up live data,
  1201.             back  up your data files to  another disk or to an  other subdirectory on your
  1202.             hard disk. Once your  data is safe, reinstall the Loan  Master system from the
  1203.             original installation disks. This will replace your data files with new, empty
  1204.             data files. With  these new, empty data files, we can control exactly what you
  1205.             see on  the screen  and  explain the  various steps  in  maintaining the  loan
  1206.             records.
  1207.  
  1208.  
  1209.             Sample Setup of New Loan
  1210.  
  1211.             This example MUST  be done using a NEW, BLANK loan  database file. If you have
  1212.             entered loan data  on any loans in to  the database, save it in  a safe place,
  1213.             perhaps on another disk or  an other subdirectory, then use the  original Loan
  1214.             Master distribution disk  to reinstall Loan Master. This will  insure you have
  1215.             an empty data file.
  1216.  
  1217.             Setting  up a new loan  is a relatively  simple process. For  this example, we
  1218.             will use the loan  described below. This same loan  will be used later  in the
  1219.             existing loan setup example.
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.             Loan Master, Loan Accounting System                                         13
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.                   The Loan:
  1256.  
  1257.                   Loan date                         01-01-88
  1258.                   Date first payment          02-01-88
  1259.                   Face amount                                                                  36,0000.00
  1260.                   Interest rate                           13.25%
  1261.                   Payment amount                 1,217.32
  1262.                   Number payments                   36
  1263.  
  1264.              Use a new loan setup sheet and fill it out like  this:
  1265.  
  1266.                                        New Loan Setup Sheet
  1267.  
  1268.                           Date setup:  01_/01_/88_  Entered by:  Bob________
  1269.  
  1270.                  ╔════════════════════════════════ NEW LOAN SCREEN ═════════════════════════════╗
  1271.                  ║                                                                              ║
  1272.                  ║ Customer No.   _76543__________________   Original Amt.      _36000.00_____  ║
  1273.                  ║ Loan No.       _3______________________   Late Charge Rate   _0.05_________  ║
  1274.                  ║ Customer name. _Sam Smith______________   Late charge at day _10___________  ║
  1275.                  ║ Comments       _Home Improvement_______   Payment Amt Reg    _1217.32______  ║
  1276.                  ║                _swimming pool__________   Payment Amt Lst    _1217.32______  ║
  1277.                  ║ Makers/Guarantors ...                     Number payments    _36___________  ║
  1278.                  ║                _Smith, Sam_____________   Final payment no   _36___________  ║
  1279.                  ║                _Smith, Robin___________   Payments per yr    _12___________  ║
  1280.                  ║                ________________________                                      ║
  1281.                  ║                ________________________                                      ║
  1282.                  ║ Date Note         01/01/88                                                   ║
  1283.                  ║ Date First Pmt    02/01/88                                                   ║
  1284.                  ║ Date maturity     01/01/91                                                   ║
  1285.                  ║ No int. until       /  /                                                     ║
  1286.                  ║ Int Rate Orig    __13.25____                                                 ║
  1287.                  ║ Int Comp Basis   __365______                                                 ║
  1288.                  ║                                                                              ║
  1289.                  ║                                                                              ║
  1290.                  ║                                                                              ║
  1291.                  ║                                                                              ║
  1292.                  ║                                                                              ║
  1293.                  ║                                                                              ║
  1294.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1295.  
  1296.  
  1297.             Set Up A New Loan
  1298.  
  1299.             1)    Select Loan Maintenance from the Main Menu.
  1300.  
  1301.             2)    Select the function  to add a new loan record  from the Loan Maintenance
  1302.                   Menu.
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.             14                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.             3)    Enter  the new loan data exactly as  shown in the new loan setup example
  1315.                   above.
  1316.  
  1317.             After the data is entered, the new loan screen will look like this:
  1318.  
  1319.  
  1320.                  ╔════════════════════════════════ NEW LOAN SCREEN ═════════════════════════════╗
  1321.                  ║                                                                              ║
  1322.                  ║ Customer No.   _76543__________________   Original Amt.      _36000.00_____  ║
  1323.                  ║ Loan No.       _3______________________   Late Charge Rate   _0.05_________  ║
  1324.                  ║ Customer name. _Sam Smith______________   Late charge at day _10___________  ║
  1325.                  ║ Comments       _Home Improvement_______   Payment Amt Reg    _1217.32______  ║
  1326.                  ║                _swimming pool__________   Payment Amt Lst    _1217.32______  ║
  1327.                  ║ Makers/Guarantors ...                     Number payments    _36___________  ║
  1328.                  ║                _Smith, Sam_____________   Final payment no   _36___________  ║
  1329.                  ║                _Smith, Robin___________   Payments per yr    _12___________  ║
  1330.                  ║                ________________________                                      ║
  1331.                  ║                ________________________                                      ║
  1332.                  ║ Date Note         01/01/88                                                   ║
  1333.                  ║ Date First Pmt    02/01/88                                                   ║
  1334.                  ║ Date maturity     01/01/91                                                   ║
  1335.                  ║ No int. until       /  /                                                     ║
  1336.                  ║ Int Rate Orig    __13.25____                                                 ║
  1337.                  ║ Int Comp Basis   __365______                                                 ║
  1338.                  ║                                                                              ║
  1339.                  ║                                                                              ║
  1340.                  ║                                                                              ║
  1341.                  ║                                                                              ║
  1342.                  ║                                                                              ║
  1343.                  ║                                                                              ║
  1344.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1345.  
  1346.  
  1347.             4)    After the data entry is complete, return to the Main Menu.
  1348.  
  1349.             5)    From the Main Menu,  select the utilities option. Next select the option
  1350.                   Set Program Options. This option is used to update the  parameter file.
  1351.  
  1352.             6)    From the options menu, select the option to Update the Parameter File.
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.             Loan Master, Loan Accounting System                                         15
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.                   The parameter file update screen looks like this:
  1374.  
  1375.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1376.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  1377.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  1378.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1379.                  ║                                                                              ║
  1380.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  1381.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  1382.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt allocation option  :    4 ║
  1383.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  1384.                  ║                                                Payment fraction  :    0.9400 ║
  1385.                  ║                                                Date file update  :  01/01/88 ║
  1386.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  1387.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  1388.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  1389.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  1390.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  1391.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  1392.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  1393.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  1394.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  1395.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  1396.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  1397.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  1398.                  ║                                                                              ║
  1399.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1400.  
  1401.  
  1402.                   If you have not already done so,  change the company name and address to
  1403.                   the name and address of your company.
  1404.  
  1405.                   Set the following fields to the indicated values:
  1406.  
  1407.                   Visual update on                    T
  1408.                   Past due notice at day              6 
  1409.                   Pre due notice at day                     6
  1410.                   Payment fraction                    .94
  1411.                   Date file update            01-01-88
  1412.  
  1413.  
  1414.             8)    Exit this screen by pressing PgDn then return back to the Main Menu.
  1415.  
  1416.                   From  the Main  Menu,  select the  Loan File  Update function.  From the
  1417.                   Update Menu, select the Update All Loans function.
  1418.  
  1419.             9)    You will see a screen  that asks you to verify the date  of this update.
  1420.                   That field will contain the actual date from the computer's system clock
  1421.                   or  the date you  set. If the date  is set, it  will probably be today's
  1422.                   date. If it is not set, it will probably be 01-01-1980.
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.             16                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.                   This is the date for which we will be updating the file. This means that
  1433.                   each loan in the file will  be updated THROUGH this date. Updating means
  1434.                   that the  interest will be calculated for each day between the last date
  1435.                   each loan  was updated and  the date of update.  Each loan will  also be
  1436.                   checked for payments due and for  late charges. If payments mature or if
  1437.                   late charges  accrue, they will be added  to the fields which accumulate
  1438.                   the amounts due but unpaid.
  1439.  
  1440.                   If the date of  update is earlier than or  the same as the date  of last
  1441.                   update of any individual loan in the file, that loan will be skipped. It
  1442.                   will not  be updated. Similarly,  if the date  of update is  earlier, or
  1443.                   equal to the  date of last update  for the entire loan  file, the entire
  1444.                   file will be skipped and no update will occur.
  1445.  
  1446.                   Change  the date of  update to  01-01-88. This date  is the date  of the
  1447.                   origination of our  test loan. It is also the date of the last update we
  1448.                   specified in the parameter file in the previous step.
  1449.  
  1450.                   Set the Pause after every day's update to "T".
  1451.  
  1452.                   Set the Turn on Visual Display to  "T".
  1453.  
  1454.                   Press return to update.
  1455.  
  1456.                   You will see  a message  "Validating the Date  File". This procedure  is
  1457.                   always performed  before an update.   It is doing data  base maintenance
  1458.                   and does not effect the loan data.
  1459.  
  1460.                   The next message is  a question "Print daily totals?".  For the purposes
  1461.                   of the tutorial, always answer "N".
  1462.  
  1463.                   The menu reappears immediately. Nothing happened. Why?
  1464.  
  1465.                   The reason  nothing happened is that  the program looked at  the date of
  1466.                   the last file update in  the parameter file, (01-01-88) and  compared it
  1467.                   to the  date of update,  (01-01-88). They are  the same so no  update is
  1468.                   needed and  the program simply skips  the update process and  returns to
  1469.                   the menu.
  1470.  
  1471.             10)   Now select the update all option and set the date of update to 01/02/88.
  1472.                   Press PgDn to  start the update. You will see  the visual update screen.
  1473.                   It looks like this:
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.             Loan Master, Loan Accounting System                                         17
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1492.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1493.                   Updating for ... 01/02/88                                                      
  1494.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1495.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1496.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1497.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1498.                   Schuled bal     36,000.00   36,000.00  Date next pmt   02/01/88   02/01/88     
  1499.                   Int accrued          0.00       13.07  Date last mty   01/01/88   01/01/88     
  1500.                   Int due              0.00        0.00  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1501.                   Prin due             0.00        0.00  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1502.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/01/88   01/02/88     
  1503.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                   -30     
  1504.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       1     
  1505.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1506.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1507.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1508.                                                                                                  
  1509.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1510.  
  1511.                   This  screen  displays the  status of  each field  before and  after the
  1512.                   update. Updates are always for one day only.
  1513.  
  1514.                   Notice these changes:
  1515.  
  1516.                   Item              Changed     Changed
  1517.                                     From        to
  1518.  
  1519.                   Interest accrued  0.00        13.07
  1520.                   Date last update  01/01/88    01/02/88
  1521.                   Days past due           -31         -30
  1522.  
  1523.                   These changes reflect the change in status from 01-01-88 to 01-02-88. 
  1524.  
  1525.                   The loan has  accrued one day's interest, $13.07. Note  that this is one
  1526.                   day  at 13.25% on $36,000 with  a 365 day divisor.  The actual amount is
  1527.                   13.0685 but all displays are rounded to exact cents. Note  that only the
  1528.                   display  is rounded  to exact  cents. The  internal interest  accrual is
  1529.                   maintained to four decimal places.
  1530.  
  1531.                   The loan has been updated through 01-02-88. Interest has been calculated
  1532.                   and maturity  dates have been checked.  No payments have come  due since
  1533.                   the last update and no late charges have been assessed.
  1534.  
  1535.                   The past due status has changed from  -31 days past due to -30 days past
  1536.                   due. This means that yesterday the next unpaid payment is 31 days in the
  1537.                   future.  Today that same date is only 30 days in the future. On the date
  1538.                   the payment is  due, the  days past due  will be zero.  (The -31 is  not
  1539.                   displayed. Only the current day's -30 will appear on the screen.)
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.             18                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.                   When days  past due  is negative,  the loan  or the  loan  payment,   is
  1551.                   prepaid ( not yet due).
  1552.  
  1553.             11)   Press enter to return to the menu (Again, answer "N" to the daily totals
  1554.                   question.)  then select the  Update All option again.  This time set the
  1555.                   date of this  update to 01-31-88. Note  that this is the day  before the
  1556.                   first payment is due. Note also that Loan Master does not need to be run
  1557.                   every day to maintain accurate status  information on each loan. It  can
  1558.                   update several days in a single operation.
  1559.  
  1560.                   Press PgDn  to start the update.  You will see the  visual update screen
  1561.                   again. This time it will look like this:
  1562.  
  1563.  
  1564.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1565.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1566.                   Updating for ... 01/03/88                                                      
  1567.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1568.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1569.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1570.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1571.                   Schuled bal     36,000.00   36,000.00  Date next pmt   02/01/88   02/01/88     
  1572.                   Int accrued         13.07       26.14  Date last mty   01/01/88   01/01/88     
  1573.                   Int due              0.00        0.00  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1574.                   Prin due             0.00        0.00  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1575.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/02/88   01/03/88     
  1576.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                   -29     
  1577.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       2     
  1578.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1579.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1580.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1581.                                                                                                  
  1582.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1583.  
  1584.                  Notice these changes:
  1585.  
  1586.             Item              Changed           Changed
  1587.                                     From            To
  1588.  
  1589.             Interest accrued        13.07             26.14
  1590.             Date last update        01/02/88          01/03/88
  1591.             Days Past Due           -30               -29
  1592.  
  1593.  
  1594.                   These changes reflect the change in status from 01-02-88 to 01-03-88.   
  1595.                                                                                           
  1596.  
  1597.                   Now press the enter key and check the changes again. Press the enter key
  1598.                   again  and again, watching  the changes each  time. WATCH  THE DATE LAST
  1599.                   UPDATE CLOSELY. When  it reaches 01-31-88,  you have reached the  end of
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.             Loan Master, Loan Accounting System                                         19
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.                   your update period. The payment is due tomorrow and the next key pressed
  1610.                   will exit the update screen.
  1611.  
  1612.             12)   Select the update  option again. The date last update  was 01-31-88, the
  1613.                   payment is due on 02-01-88. When asked, set the date of update to 02-01-
  1614.                   88.
  1615.  
  1616.                   When the PgDn  key is pressed, the machine will  update for 02-01-88 and
  1617.                   the update screen will appear. It will look like this:
  1618.  
  1619.  
  1620.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1621.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1622.                   Updating for ... 02/01/88                                                      
  1623.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1624.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1625.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1626.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1627.                   Schuled bal     36,000.00   35,180.18  Date next pmt   02/01/88   03/01/88     
  1628.                   Int accrued        392.06      405.12  Date last mty   01/01/88   02/01/88     
  1629.                   Int due              0.00      405.12  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1630.                   Prin due             0.00      819.82  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1631.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/31/88   02/01/88     
  1632.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                     0     
  1633.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       0     
  1634.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1635.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1636.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1637.                                                                                                  
  1638.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1639.                                                                                                
  1640.  
  1641.             This time, a payment has matured. There are several  interesting changes. Note
  1642.             these:
  1643.  
  1644.                   Item              Changed 
  1645.                                     From        To
  1646.  
  1647.                   Interest accrued  392.06            405.12
  1648.                   Date last update  01/31/88    02/01/88
  1649.                   Days past due           -1          0
  1650.                   Int Due           0.00        405.12
  1651.                   Prin due          0.00        819.82
  1652.                   Date Next pmt           02-01-88    03-01-88
  1653.                   Date last mty           01-01-88    02-01-88
  1654.                   Date payment missed     02-01-88    02-01-88 
  1655.                   (Not changed)
  1656.  
  1657.                   These changes reflect the change in status from 01-31-88 to 02-01-88.   
  1658.                                                                                   
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.             20                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668.             Interest Accrued
  1669.  
  1670.             The  interest accrued through the date of the first payment is 405.12. This is
  1671.             computed  as 31  days at  13.25% on  the balance  of $36,000.00,  using a  365
  1672.             divisor. You may also specify a 360 divisor or a monthly interest calculation.
  1673.             Using a 360 divisor, the  interest would have been $410.75. Using  the monthly
  1674.             interest  option, basis = 12, the interest  would have been $397.50.  Remember
  1675.             that if the interest basis is 12, the interest is calculated on the  scheduled
  1676.             balance, not the current  balance.
  1677.  
  1678.             Interest Due
  1679.  
  1680.             The interest due, is the amount of interest accrued through the payment date.
  1681.  
  1682.  
  1683.             Principal Due
  1684.  
  1685.             The principal  due  is the  total  payment amount  less  the interest  due  as
  1686.             calculated above.
  1687.  
  1688.  
  1689.             Date Next Payment
  1690.  
  1691.             The date of the  next payment is the next date on which a payment will mature.
  1692.             This date will change on every payment date regardless of  whether the payment
  1693.             is made or not.
  1694.  
  1695.  
  1696.             Date Last Mty
  1697.  
  1698.             The date of  last, (prior) maturity is  the most recent, past date  on which a
  1699.             payment matured. For new loans this date begins with the date  of the note. It
  1700.             is changed to the payment date each time a payment matures.
  1701.  
  1702.  
  1703.             Date Pmt Missed
  1704.  
  1705.             Date of payment missed. This is the oldest date for which the full payment has
  1706.             not been  made. This  date is updated  only when  payments are posted.  If the
  1707.             March  payment is missed, then the April  payment and May payments are missed,
  1708.             this date will still indicate March. When a payment  is posted, this date will
  1709.             be increased  one month. Partial payments  are accepted and may  be posted but
  1710.             status updates are one  month at a time. If  two payments are posted  the same
  1711.             day, the date will be updated two months.  
  1712.  
  1713.             This update is  affected by the  payment fraction in  the parameter file.  The
  1714.             payment fraction  allows a partial payment  to be accepted as  a full payment.
  1715.             For example:
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.             Loan Master, Loan Accounting System                                         21
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.             The company late  charge policy is to charge 5% of  the payment amount. If the
  1728.             payment amount  received does  not  cover the  late  charge, it  is  collected
  1729.             anyway. The  interest and late charge are deducted from the payment amount and
  1730.             the balance  is applied to  the principal.  To  determine past due  status the
  1731.             interest  and principal  are  added together  and  compared to  the  scheduled
  1732.             payment amount. The actual interest and principal paid is 95% of the scheduled
  1733.             payment amount. 
  1734.  
  1735.             The payment fraction  is inspected and found to  be 0.94. This is 94%.  If the
  1736.             total interest and  principal received is  greater than  94% of the  scheduled
  1737.             amount, the past due status is upgraded one month. In this case it is  95%, so
  1738.             the date payment missed is changed from March to April.
  1739.  
  1740.             When partial  payments are  made in  amounts less  than the specified  payment
  1741.             fraction, the date is not updated. If a borrower pays one fourth of  a payment
  1742.             each week for eight weeks, the payment date will not be updated. 
  1743.  
  1744.             Changes in the Date Due  For, made necessary by small irregular  payments must
  1745.             be made on  the loan maintenance screen.  When changing this date, be  sure to
  1746.             keep it on a regularly scheduled payment date.
  1747.  
  1748.  
  1749.             13)   Press enter and  return to the menu. Select the  update option again and
  1750.                   set the date of update to 02-10-88
  1751.  
  1752.             When  the first  update screen  appears for  02-02-88, note  that the  accrued
  1753.             interest continues to increase but the interest (and  principal) due does not.
  1754.             Note also that the days  past due has changed from zero (due today)  to 1 (due
  1755.             yesterday).
  1756.  
  1757.             Again  press enter  repeatedly until  the date  last update  is 02-10-88.  the
  1758.             update screen will look like this:
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.             22                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1787.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1788.                   Updating for ... 02/10/88                                                      
  1789.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1790.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1791.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1792.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1793.                   Schuled bal     35,180.18   35,180.18  Date next pmt   03/01/88   03/01/88     
  1794.                   Int accrued        509.67      522.74  Date last mty   02/01/88   02/01/88     
  1795.                   Int due            405.12      405.12  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1796.                   Prin due           819.82      819.82  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1797.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   02/09/88   02/10/88     
  1798.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                     9     
  1799.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       9     
  1800.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1801.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1802.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1803.                                                                                                  
  1804.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1805.  
  1806.  
  1807.                    Note:
  1808.  
  1809.                    The days past due = 9.
  1810.  
  1811.                    The days lt chg (late charge counter) = 9.
  1812.  
  1813.                   A late charge will be due tomorrow.
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.             14)   Return to the menu and update again. This update will be for 02/11/88.
  1818.  
  1819.                   The  days past due counter and the  late charge counter will indicate 10
  1820.                   days and the late charge due field will indicate a late charge of $60.87
  1821.                   is accrued and unpaid.
  1822.  
  1823.             15)   Return  to the  Main Menu  and select  the Transaction  Maintenance menu
  1824.                   selection.
  1825.  
  1826.             16)   Select the Post a Payment menu selection.
  1827.  
  1828.             17)   Enter Customer number 76543 and loan number 3.
  1829.  
  1830.                   The posting screen will be displayed:
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.             Loan Master, Loan Accounting System                                         23
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.                   The posting screen looks like this:
  1846.  
  1847.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1848.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  1849.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer no:                   ║
  1850.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1851.                  ║                                                                              ║
  1852.                  ║             Date of last update               :        02/11/88              ║
  1853.                  ║             Total interest accrued not paid   :          535.81              ║
  1854.                  ║             Interest due, not yet paid        :          405.12              ║
  1855.                  ║             Principal due, not yet paid       :          819.82              ║
  1856.                  ║             Late charges due, not yet paid    :           60.87              ║
  1857.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        1,285.81              ║
  1858.                  ║             Payment due for (date)            :        02/01/88              ║
  1859.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  1860.                  ║                                                                              ║
  1861.                  ║             Enter the date of the transaction :        02/11/88              ║
  1862.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  1863.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  1864.                  ║             Enter amount of interest payment  :          405.12              ║
  1865.                  ║             Enter amount of principal payment :          751.33              ║
  1866.                  ║             Enter amount of late charge paid  :           60.87              ║
  1867.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  1868.                  ║                                                                              ║
  1869.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1870.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  1871.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.             The top part of this screen reports the current status of the loan.
  1876.  
  1877.             Pay particular attention to the  date last update. If that date  is not today,
  1878.             the interest accruals will not be correct and the amounts due and past due and
  1879.             the late charges due may not be correct.
  1880.  
  1881.                  Always update the file to the current date before posting
  1882.                                       payments.
  1883.  
  1884.             If you choose not to  update every day, but to post payments  in batches, sort
  1885.             your payments into order  by date and update the file a few  days at a time to
  1886.             the date  of  the oldest  payment, then  post  it and  repeat the  process  by
  1887.             updating to the date of the next oldest payment, then posting it, and then the
  1888.             next oldest payment, etc.
  1889.  
  1890.             Today is 02-11-88.  You have received  the check for the  payment due on  this
  1891.             loan. The amount of the check is $1,217.32, the exact amount of the  scheduled
  1892.             payment. The late charge due is not included.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.             24                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.             Your  company  policy is  to  always collect  late  charges. This  is  done by
  1905.             collecting  first the  late  charge amount,  then  the interest  amount,  then
  1906.             applying the remainder of the check to the principal.
  1907.  
  1908.             Total check                    1,217.32
  1909.             Late charge due                         60.87
  1910.             Interest due                           405.12
  1911.             Remaining for principal payment              751.33
  1912.  
  1913.  
  1914.             Now look at the  screen. You will  notice that the  computer has already  done
  1915.             this calculation  and displayed the  results for  you to either  accept or  to
  1916.             reject. To accept this allocation  of interest principal and late  charge, you
  1917.             simply press the enter  (or down arrow) key until the question "Is the payment
  1918.             correct?" is highlighted. Note that the answer to this question is "N". If you
  1919.             press  enter accidentally, the  payment will not be  accepted or rejected. You
  1920.             will  be  offered an  opportunity  to  change it.  If  you  do not  like  this
  1921.             allocation of the payment to interest, principal, and late charge, you may use
  1922.             the up and down arrow keys to select each field and then change the allocation
  1923.             to match your requirements.
  1924.  
  1925.             When the  payment is allocated properly,  move the highlight to  the "N" after
  1926.             the question "Is this payment correct?", change the "N" to "Y". The payment is
  1927.             posted and the file is updated immediately.
  1928.  
  1929.             When the  payment is  posted, (accepted),  the loan  look up  screen reappears
  1930.             anticipating  another loan look  up to post  another payment.  When you finish
  1931.             posting, press the Esc key to exit the loan look up screen.
  1932.  
  1933.             18)   Select the Loan  Maintenance Menu function to  edit a loan  record. When
  1934.                   asked, Enter the customer number, 76543  and loan number  3, to retrieve
  1935.                   our loan record. 
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.             Loan Master, Loan Accounting System                                         25
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.                   The first loan maintenance screen will look like this:
  1964.  
  1965.  
  1966.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  1967.                  ║                                                                              ║
  1968.                  ║  Customer No. 76543                       Original Amt.           36,000.00  ║
  1969.                  ║  Loan No.     3                           Scheduled Bal.          35,180.18  ║
  1970.                  ║  Cust name.                               Current Bal.            35,248.67  ║
  1971.                  ║  Comments                                 Accrued Int.               130.69  ║
  1972.                  ║                                           Int. due unpaid              0.00  ║
  1973.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid            68.49  ║
  1974.                  ║                                           Int. paid YTD              405.12  ║
  1975.                  ║                                           Int. paid life             405.12  ║
  1976.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  1977.                  ║                                           Late Chg YTD                60.87  ║
  1978.                  ║  Date Note         01/01/88               Late Chg Life               60.87  ║
  1979.                  ║  Date First Pmt    02/01/88               Late Charge Rate           0.0500  ║
  1980.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  1981.                  ║  Next Pmt Due      03/01/88               Payment Amt Reg          1,217.32  ║
  1982.                  ║  Pmt due for       03/01/88               Payment Amt Lst          1,217.32  ║
  1983.                  ║  Date last mty     02/01/88               Number payments                36  ║
  1984.                  ║  Last transaction  02/11/88               Final payment no               36  ║
  1985.                  ║  Last update       02/11/88               Payments matured                1  ║
  1986.                  ║  Int Rate Orig      13.2500               Payments paid                   1  ║
  1987.                  ║  Int Rate Cur       13.2500               Payments per yr                12  ║
  1988.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 -19  ║
  1989.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            35,379.36  ║
  1990.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.                   This  screen displays all the fields that relate to interest, principal,
  1996.                   late charges, and past due status.
  1997.  
  1998.  
  1999.             Next Pmt Due                              03/01/88
  2000.  
  2001.                   This is the next date a payment is due to be paid. regardless of whether
  2002.                   all previous payments have been made or not.
  2003.  
  2004.                   On 02/05/88  the Next payment  due date  was 03/01/88. The  next payment
  2005.                   maturity  date at  that  time was  03/01/88.  Even though  the  02/01/88
  2006.                   payment had not  been made, the  03/01/88 was the  next date on which  a
  2007.                   payment would be due.
  2008.  
  2009.  
  2010.  
  2011.  
  2012.  
  2013.  
  2014.  
  2015.  
  2016.             26                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2017.  
  2018.  
  2019.  
  2020.  
  2021.  
  2022.             Pmt Due For                         03/01/88
  2023.  
  2024.                   This is the date  of the oldest payment which has matured  but which has
  2025.                   not been paid.  This date is  now 03/01/88 but  during the period  after
  2026.                   02/01/88 but before the payment was made, this  date was 02/01/88. Check
  2027.                   the screens above. 
  2028.  
  2029.  
  2030.             Date Last Mty                             02/01/88
  2031.  
  2032.                   This is the most recent, past,  date on which a payment became due.
  2033.  
  2034.  
  2035.             Last Transaction (date)           02/11/88
  2036.  
  2037.                   This is the most  recent date on which a transaction was  posted to this
  2038.                   account. A late charge assessment is a transaction but does  change this
  2039.                   date.
  2040.  
  2041.  
  2042.             Scheduled Balance                   35,180.18
  2043.  
  2044.                   This field maintains the scheduled balance based on the same rules  used
  2045.                   by a normal amortization schedule. All payments are made on the due date
  2046.                   and interest is computed by even months. 
  2047.  
  2048.                   The first month's calculations are:
  2049.  
  2050.                   Balance                             36,000.00
  2051.                   Times Rate                              13.25
  2052.                   One year interest                    4,770.00
  2053.                   Divide by 12                                  12.00
  2054.                   One month interest                           397.50
  2055.                   Payment amount                       1,217.32
  2056.                   Interest payment                       397.50
  2057.                   Principal payment                      819.82
  2058.                   Remaining (scheduled) balance       35,180.18
  2059.  
  2060.  
  2061.             Current Bal                         35,248.67
  2062.  
  2063.                   This is the actual principal balance remaining unpaid.
  2064.  
  2065.  
  2066.  
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.             Loan Master, Loan Accounting System                                         27
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.             Interest Accrued                             130.69
  2082.  
  2083.                   Interest  accrued,  since  the loan  began,  is  the  present amount  of
  2084.                   interest that has been earned by this  loan but which has not been paid.
  2085.                   This amount increases by one day's accrual each day the loan is updated.
  2086.                   It is decreased only when interest payments are posted. 
  2087.  
  2088.                   Interest begins to accrue on the first day of the loan.  This is not the
  2089.                   same thing as being due  within the meaning used by Loan Master. As used
  2090.                   by Loan Master, due means either the entire loan or at least a scheduled
  2091.                   payment has matured, has become payable, is due.
  2092.  
  2093.  
  2094.             Interest Due Unpaid                            0.00
  2095.  
  2096.                   Since  the payment was  made, and all interest  was collected and posted
  2097.                   (although late), no interest amount is due today. See the explanation of
  2098.                   due above.
  2099.  
  2100.  
  2101.             Principal Due Unpaid                          68.49
  2102.  
  2103.                   This  is the  difference between  the actual  balance and  the scheduled
  2104.                   balance. It  is used as an  indication of relative  performance. When an
  2105.                   loan is several years  old and has had partial payments, early payments,
  2106.                   and late  payments posted with, and  without,  late charges,  it becomes
  2107.                   very  difficult  to  determine  if the  payments  actually  received are
  2108.                   adequate or inadequate. The traditional way to judge the status  of this
  2109.                   type  loan is to print  an amortization schedule  and compare the actual
  2110.                   balance to the scheduled balance. Loan Master performs the same function
  2111.                   internally.
  2112.  
  2113.                   In this case, the actual amount, $68.49 consists of two components. 
  2114.  
  2115.                   Actual interest collected                    405.12
  2116.                   Scheduled interest                           397.50
  2117.                   Difference                               7.62 
  2118.                   Late charge collected                         60.87
  2119.                   Sum, LC + interest difference                 68.49
  2120.  
  2121.                   Since  both the late charge  collected and the  extra interest collected
  2122.                   both act to reduce  the principal payment, the actual  principal balance
  2123.                   remaining is larger  than the scheduled  balance by the  sum of the  two
  2124.                   amounts.
  2125.  
  2126.  
  2127.  
  2128.  
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.  
  2133.  
  2134.             28                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2135.  
  2136.  
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.             Sample Setup of Existing Loan
  2141.  
  2142.  
  2143.             This  example MUST be done using a NEW,  BLANK loan database file. If you have
  2144.             entered  loan data on any loans,  save it in a safe  place, perhaps on another
  2145.             disk or an other subdirectory, then use the original Loan  Master distribution
  2146.             disk to reinstall Loan Master. This will insure you have an empty data file.
  2147.  
  2148.  
  2149.             We will be  printing a past due  notice and a pre-due  notice as part of  this
  2150.             example. If you want those notices to have mailing addresses for use in window
  2151.             envelopes,  the  addresses  must  be  created  by  the  Loan  Master  Customer
  2152.             Information System. Refer to that section of the manual and  create a customer
  2153.             file record with the following data.
  2154.  
  2155.                   Customer number   :     76543
  2156.                   Last name         :     Smith
  2157.  
  2158.                   First Name        :     Sam
  2159.  
  2160.                   Initial                 :     S
  2161.  
  2162.                   Title             :     Mr
  2163.  
  2164.                   Address           :     12345 Smithfield Drive
  2165.                                     :     Smithfield Arkansas
  2166.                   Zip               :     44444
  2167.  
  2168.  
  2169.             If you are in  a hurry to see some calculations, just skip the above. You will
  2170.             still get notices. They will have the borrower's name but no address. 
  2171.  
  2172.             Today is August 10, 1989. We have selected  August 15th as our conversion date
  2173.             and the loan described below is to be set up as an existing loan.
  2174.  
  2175.                   The loan:
  2176.  
  2177.                   Loan date               01-01-88
  2178.  
  2179.                   Date first payment          02-01-88
  2180.  
  2181.                   Face amount            36,0000.00
  2182.  
  2183.                   Interest rate                     13.25%
  2184.  
  2185.                   Payment amount           1,217.32
  2186.  
  2187.                   Number payments             36
  2188.  
  2189.  
  2190.  
  2191.  
  2192.  
  2193.             Loan Master, Loan Accounting System                                         29
  2194.  
  2195.  
  2196.  
  2197.  
  2198.  
  2199.             An amortization schedule is available.  It is reproduced here.
  2200.  
  2201.  
  2202.                    no     Date   Date        Interest    Principal     Balance   Cumulative
  2203.                           due    paid         payment      payment   remaining     interest     
  2204.                    1 02-01-1988  _______       397.50       819.82    35,180.18       397.50
  2205.                    2 03-01-1988  _______       388.45       828.87    34,351.31       785.95
  2206.                    3 04-01-1988  _______       379.30       838.02    33,513.29     1,165.25
  2207.                    4 05-01-1988  _______       370.04       847.28    32,666.01     1,535.29
  2208.                    5 06-01-1988  _______       360.69       856.63    31,809.38     1,895.98
  2209.                    6 07-01-1988  _______       351.23       866.09    30,943.29     2,247.21
  2210.                    7 08-01-1988  _______       341.67       875.65    30,067.64     2,588.88
  2211.                    8 09-01-1988  _______       332.00       885.32    29,182.32     2,920.88
  2212.                    9 10-01-1988  _______       322.22       895.10    28,287.22     3,243.10
  2213.                   10 11-01-1988  _______       312.34       904.98    27,382.24     3,555.44
  2214.                   11 12-01-1988  _______       302.35       914.97    26,467.27     3,857.79
  2215.                  ---------------------------------------------------------------------------
  2216.                   12 01-01-1989  _______       292.24       925.08    25,542.19     4,150.03
  2217.                   13 02-01-1989  _______       282.03       935.29    24,606.90     4,432.06
  2218.                   14 03-01-1989  _______       271.70       945.62    23,661.28     4,703.76
  2219.                   15 04-01-1989  _______       261.26       956.06    22,705.22     4,965.02
  2220.                   16 05-01-1989  _______       250.70       966.62    21,738.60     5,215.72
  2221.                   17 06-01-1989  _______       240.03       977.29    20,761.31     5,455.75
  2222.                   18 07-01-1989  _______       229.24       988.08    19,773.23     5,684.99
  2223.                   19 08-01-1989  _______       218.33       998.99    18,774.24     5,903.32
  2224.                  ---------------------------------------------------------------------------
  2225.                   20 09-01-1989  _______       207.30     1,010.02    17,764.22     6,110.62
  2226.                   21 10-01-1989  _______       196.15     1,021.17    16,743.05     6,306.77
  2227.                   22 11-01-1989  _______       184.87     1,032.45    15,710.60     6,491.64
  2228.                   23 12-01-1989  _______       173.47     1,043.85    14,666.75     6,665.11
  2229.                   24 01-01-1990  _______       161.95     1,055.37    13,611.38     6,827.06
  2230.                   25 02-01-1990  _______       150.29     1,067.03    12,544.35     6,977.35
  2231.                   26 03-01-1990  _______       138.51     1,078.81    11,465.54     7,115.86
  2232.                   27 04-01-1990  _______       126.60     1,090.72    10,374.82     7,242.46
  2233.  
  2234.  
  2235.             After careful planning,  you determine the conversion date will  be August 15,
  2236.             1989. 
  2237.  
  2238.             First, locate the conversion date on the schedule.  The  exact conversion date
  2239.             will  most likely not be  there.  Draw a line  across the schedule between the
  2240.             two payments  dated immediately  before and immediately  after the  conversion
  2241.             date.
  2242.  
  2243.             Second,  draw another line  between the January  payment of this  year and the
  2244.             December payment of the previous year.
  2245.  
  2246.             These two lines are represented on the above schedules by the dotted lines.
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.  
  2252.             30                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.  
  2258.             Referring to the schedule, we determine that the borrower has not yet paid the
  2259.             payment due on August 1, 1989. The last payment was the July first payment.  
  2260.  
  2261.             Referring  to the schedule, we see that  after the July payment, the remaining
  2262.             balance was $19,773.23 
  2263.  
  2264.             On August first the interest due was $218.33.
  2265.  
  2266.             On  August 15th, the  conversion date an  additional 14 days  interest will be
  2267.             due.  We calculate this amount as follows:
  2268.  
  2269.  
  2270.  
  2271.                                                                                  14 days
  2272.                   14 days interest  = .1325   x   $19,773.24   x   ------------
  2273.                                                                                  365 days
  2274.  
  2275.  
  2276.                   14 days interest  =             $100.49
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.                   Total interest due
  2281.                   on conversion date  
  2282.  
  2283.  
  2284.                   Interest due 08-01-89           $218.33
  2285.  
  2286.                   Interest for Additional 
  2287.                   14 days                   $100.49
  2288.                   --------------------------------------------------------------
  2289.                   Int due conversion date   $318.82
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.             If we are charging late charges, we determine that the  payment is late enough
  2294.             to charge a late charge. Our late charge is 5% of the payment amount or 0.05 x
  2295.             1217.32 = 60.87
  2296.  
  2297.             We add up the  interest paid each month  from the schedule and determine  that
  2298.             the total interest paid year  to date is $1827.20.  This is the total interest
  2299.             paid beginning with the January payment.  The two  lines you drew on the chart
  2300.             identify  the payments  paid this  year. The  interest payments  between these
  2301.             lines make up the interest paid YTD.  Do not add in the interest  for payments
  2302.             that have not been paid!
  2303.  
  2304.             The principal  amount due after  the July payment  was 19,773.23. That  is the
  2305.             current balance.  From the schedule, we see that the current balance should be
  2306.             18,774.24  if the  August payment had  been made.  Loan Master  calls this the
  2307.             scheduled  balance.  The amount  of  principal due  and  unpaid is  the amount
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.             Loan Master, Loan Accounting System                                         31
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.             necessary to reduce  the current balance to the  scheduled balance. Since only
  2318.             one  payment is  late, this  is  also the  amount of  the scheduled  principal
  2319.             payment  for  August 1,  1989. The  principal due  and  unpaid is  19,773.23 -
  2320.             18,774.24, or 998.99.
  2321.  
  2322.             The  number  of payments  matured, again  from the  schedule,  is 19.  If your
  2323.             schedule does not list the payment number, you  must count them. The number of
  2324.             payments actually made is 18, since the August payment has not been made yet.
  2325.  
  2326.             We now have identified these amounts.  As of the conversion date:
  2327.  
  2328.  
  2329.                   Balance due                         19,773.23
  2330.  
  2331.                   Interest due                                 318.82
  2332.  
  2333.                   Interest paid YTD                    1,827.20
  2334.  
  2335.                   Late charge due                         60.87
  2336.  
  2337.                   Late charges YTD                         0.00
  2338.  
  2339.                   Principal Due, Unpaid                        998.99
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.             1)    Transfer these amounts to the loan maintenance sheet.  It will look like
  2344.                   the example on the next page.
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.             32                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.             Loan Maintenance Sheet
  2377.  
  2378.             Date of setup: 08_/15_/89    Entered by   : Bob_________
  2379.                                                                                           
  2380.  
  2381.  
  2382.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  2383.                  ║                                                                              ║
  2384.                  ║  Customer No.   76543                     Original Amt.     _36000.00______  ║
  2385.                  ║  Loan No.       3                         Scheduled Bal.    _18774.24______  ║
  2386.                  ║  Cust name.  Smith, Sam________________   Current Bal.      _19773.23______  ║
  2387.                  ║  Comments    This is Sam's Swimming____   Accrued Int.      _318.82________  ║
  2388.                  ║              pool HIP loan.               Int. due unpaid   _218.33________  ║
  2389.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due input    _998.99________ ║
  2390.                  ║              Smith, Sam________________   Int. paid YTD     _1827.20_______  ║
  2391.                  ║              __________________________   Int. paid life    _5684.99_______  ║
  2392.                  ║              __________________________   Late Chg due      ___60.87_______  ║
  2393.                  ║              __________________________   Late Chg YTD      _______0_______  ║
  2394.                  ║  Date Note         01/01/88               Late Chg Life     _______0_______  ║
  2395.                  ║  Date First Pmt    02/01/88               Late Charge Rate  _0.05__________  ║
  2396.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day _10 ___________  ║
  2397.                  ║  Next Pmt Due      09/01/89               Payment Amt Reg   _1217.32_______  ║
  2398.                  ║  Pmt due for       08/01/89               Payment Amt Lst   _1217.32_______  ║
  2399.                  ║  Date last mty     08/01/89               Number payments   _36____________  ║
  2400.                  ║  Last transaction  07/01/89               Final payment no  _36____________  ║
  2401.                  ║  Last update       08/15/89               Payments matured  _19____________  ║
  2402.                  ║  Int Rate Orig      13_.25__              Payments paid     _18____________  ║
  2403.                  ║  Int Rate Cur       13_.25__              Payments per yr   _12____________  ║
  2404.                  ║  Int Comp Basis     365_____              Days past due     calculated field ║
  2405.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff      calculated field ║
  2406.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410.             The term "calculated  field" in the example means you  cannot enter this data.
  2411.             It is calculated and displayed in that location by the program.
  2412.  
  2413.             The actual  data displayed  should be  14 days past  due and  $20,152.92 gross
  2414.             payoff
  2415.  
  2416.             Do  not use the  user defined fields  on the optional user  defined screen, at
  2417.             this time. 
  2418.  
  2419.             When the maintenance  sheet is complete, select the option  to Add an Existing
  2420.             Loan from the Loan Maintenance menu.  Enter the data to the screen exactly  as
  2421.             it appears on the maintenance sheet.  
  2422.  
  2423.             After the  data is entered, the  User Defined Screen will  be displayed. Since
  2424.             this  is an example,  press the Page  Down key  to skip the  user defined data
  2425.             entry screen.
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.             Loan Master, Loan Accounting System                                         33
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.             When you set up your real loans, you may use the User Defined Screen.
  2436.  
  2437.  
  2438.             Loan Maintenance Sheet
  2439.             User Defined Screen
  2440.  
  2441.             Date  08_/15_/89      Entered by  Bob______
  2442.  
  2443.                  ╔═══════════════════<-- Name of User's custom screen here ->═══════════════════╗
  2444.                  ║                                                                              ║
  2445.                  ║  Customer No.   Cannot change             Original amount :  cannot change   ║
  2446.                  ║  Loan No.       Cannot change             Current balance :  cannot change   ║
  2447.                  ║  Cust name.     ______________________                                       ║
  2448.                  ║  Comments       ______________________                                       ║
  2449.                  ║                                                                              ║
  2450.                  ║  Alpha field 1  _______________________                                      ║
  2451.                  ║  Alpha field 2  _______________________                                      ║
  2452.                  ║                                                                              ║
  2453.                  ║                                                                              ║
  2454.                  ║                                                                              ║
  2455.                  ║                                                                              ║
  2456.                  ║                                                                              ║
  2457.                  ║  User field 1      _____________       Numeric field 1  : _______________    ║
  2458.                  ║  User field 1 ytd  _____________       Numeric field 2  : _______________    ║
  2459.                  ║  User field 2      _____________       Numeric field 3  : _______________    ║
  2460.                  ║  User field 2 ytd  _____________       Numeric field 4  : _______________    ║
  2461.                  ║  Ret check chg     _____________       Numeric field 5  : _______________    ║
  2462.                  ║  Reg check chg ytd _____________       Numeric field 6  : _______________    ║
  2463.                  ║                                                                              ║
  2464.                  ║                                                                              ║
  2465.                  ║                                                                              ║
  2466.                  ║                                                                              ║
  2467.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2468.  
  2469.             Blank maintenance sheets will be found enclosed. You may reproduce them on any
  2470.             copier.
  2471.  
  2472.             2)    Return to the Main Menu. Select  the menu option as follows,  Utilities,
  2473.                   Set Program Options, Update the Parameter File. Note, this is three menu
  2474.                   selections to bring you to the following screen.
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.             34                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.             The parameter file update screen looks like this:
  2495.  
  2496.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2497.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  2498.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  2499.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2500.                  ║                                                                              ║
  2501.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  2502.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  2503.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt Allocation option  :    4 ║
  2504.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  2505.                  ║                                                Payment fraction  :    0.9400 ║
  2506.                  ║                                                Date file update  :  08/15/89 ║
  2507.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2508.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  2509.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  2510.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  2511.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  2512.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  2513.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  2514.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  2515.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  2516.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2517.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  2518.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  2519.                  ║                                                                              ║
  2520.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2521.  
  2522.                   Set  the date file update field to the date shown, 08/15/89. This is the
  2523.                   date we chose as our conversion date.  When the date is changed to these
  2524.                   values, press the Page Down key to save the data and exit this screen. 
  2525.  
  2526.             3)    Return again to the Main  Menu and select the option to  update the loan
  2527.                   file.
  2528.  
  2529.                   When the Loan File Update screen appears:
  2530.  
  2531.                   1)    Set the date of update to 09/02/89. This is one day after the next
  2532.                         payment is due.
  2533.  
  2534.                   2)    Set visual update to "T".
  2535.  
  2536.                   3)    Set pause after each update to "T".
  2537.  
  2538.  
  2539.                   The first date updated will  be 08/16/89. After that update,  the screen
  2540.                   will pause with this display.
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.             Loan Master, Loan Accounting System                                         35
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  2554.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2555.                   Updating for ... 08/16/89                                                      
  2556.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2557.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2558.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2559.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2560.                   Schuled bal     18,774.24   18,774.24  Date next pmt   09/01/89   09/01/89     
  2561.                   Int accrued        318.82      326.00  Date last mty   08/01/89   08/01/89     
  2562.                   Int due            218.33      218.33  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2563.                   Prin due           998.99      998.99  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2564.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/15/89   08/16/89     
  2565.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    15     
  2566.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                      15     
  2567.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2568.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2569.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2570.                                                                                                  
  2571.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2572.                                                                                                  
  2573.  
  2574.                   Press the return key repeatedly.   Each time the key is pressed the loan
  2575.                   will be updated one more day and the screen will display the changes.
  2576.  
  2577.                   Watch  the date last update  field carefully. When  it reaches 08/31/89,
  2578.                   the screen will look like this:
  2579.  
  2580.  
  2581.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3            record no : 1        
  2582.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2583.                   Updating for ... 08/31/89                                                      
  2584.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2585.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2586.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2587.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2588.                   Schuled bal     18,774.24   18,774.24  Date next pmt   09/01/89   09/01/89     
  2589.                   Int accrued        426.49      433.67  Date last mty   08/01/89   08/01/89     
  2590.                   Int due            218.33      218.33  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2591.                   Prin due           998.99      998.99  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2592.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/30/89   08/31/89     
  2593.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    30     
  2594.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                      30     
  2595.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2596.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2597.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2598.                                                                                                  
  2599.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.  
  2604.  
  2605.  
  2606.             36                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2607.  
  2608.  
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.             Note that  date last update  is 08/31/89. The  loan is now  30 days  past due.
  2613.             Another  payment is  due  tomorrow (09/01/89).  Also  note the  interest  due,
  2614.             principal due,  and late charge due  fields. They have not  changed. They will
  2615.             change at the next update, 09/01/89.
  2616.  
  2617.             Press the enter  key again to continue the update process. This will cause the
  2618.             September  first update to be done. Another  payment matures today and all the
  2619.             fields containing amounts due will change.
  2620.  
  2621.                   The update screen for 09/01/89 looks like this:
  2622.  
  2623.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  2624.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2625.                   Updating for ... 09/01/89                                                      
  2626.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2627.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2628.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2629.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2630.                   Schuled bal     18,774.24   17,764.22  Date next pmt   09/01/89   10/01/89     
  2631.                   Int accrued        433.67      440.85  Date last mty   08/01/89   09/01/89     
  2632.                   Int due            218.33      440.85  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2633.                   Prin due           998.99    2,009.01  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2634.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/31/89   09/01/89     
  2635.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    31     
  2636.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       0     
  2637.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2638.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2639.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2640.                                                                                                  
  2641.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2642.  
  2643.  
  2644.                   Note the changes in these fields:
  2645.  
  2646.                   Field:                  Changed from          to
  2647.  
  2648.                   Interest accrued     433.67      440.85
  2649.                   Interest due               218.33      440.85
  2650.                   Principal due              998.99    2,009.01
  2651.                   Days Late charge      30           0.00
  2652.              
  2653.  
  2654.             The late  charge due did  not change. The  payment is due  today but  the late
  2655.             charge is  not due for ten days.  Notice that the late  charge counter changed
  2656.             from  30 days  to 0  days. The  late charge  counter starts  new today.  If it
  2657.             reaches 10 days, a new late charge will be added.
  2658.  
  2659.             Press the  enter  key one  more  time. The  September  second update  will  be
  2660.             performed and the menu will return. Return to the Main Menu.
  2661.  
  2662.  
  2663.  
  2664.  
  2665.             Loan Master, Loan Accounting System                                         37
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.  
  2670.  
  2671.             4)    After returning to the Main Menu, select the option for printed reports,
  2672.                   then  select the  option to  print the  past due  report. Our  loan will
  2673.                   appear on the  past due report. Of  course since it is the  only loan in
  2674.                   the database, it will be the only loan on the past due report.
  2675.  
  2676.                   Next select  the option Print Notices Menu.  From that menu request past
  2677.                   due notices.  When Asked for the  level of detail, select  level 1, full
  2678.                   details. You  will now receive  a past due  notice for the  loan. If you
  2679.                   created  a name  and  address  record  with  the  Loan  Master  Customer
  2680.                   Information System, your past due notice will  have the name and address
  2681.                   printed  so that  the notice  can be  folded and placed  in a  number 10
  2682.                   window envelope.  If you did not create the name and address record, the
  2683.                   name  will appear but the address space  will be blank. Next compare the
  2684.                   data on the past due notice to the data on the loan edit screen.
  2685.  
  2686.             5)    Return  again  to  the main  menu.  This  time,  select the  transaction
  2687.                   maintenance option and then the payment posting option. You will now see
  2688.                   the posting screen. It looks like this:
  2689.  
  2690.  
  2691.                   The posting screen looks like this:
  2692.  
  2693.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2694.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  2695.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer  Smith, Sam           ║
  2696.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2697.                  ║                                                                              ║
  2698.                  ║             Date of last update               :        09/02/89              ║
  2699.                  ║             Total interest accrued not paid   :          448.02              ║
  2700.                  ║             Interest due, not yet paid        :          440.85              ║
  2701.                  ║             Principal due, not yet paid       :        2,009.01              ║
  2702.                  ║             Late charges due, not yet paid    :           60.87              ║
  2703.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        2,510.73              ║
  2704.                  ║             Payment due for (date)            :        08/01/89              ║
  2705.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  2706.                  ║                                                                              ║
  2707.                  ║             Enter the date of the transaction :        09/02/89              ║
  2708.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  2709.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  2710.                  ║             Enter amount of interest payment  :          440.85              ║
  2711.                  ║             Enter amount of principal payment :          715.60              ║
  2712.                  ║             Enter amount of late charge paid  :           60.87              ║
  2713.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  2714.                  ║                                                                              ║
  2715.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2716.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  2717.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.             
  2723.  
  2724.             38                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.  
  2730.             The top part of this screen reports the current status of the loan.
  2731.  
  2732.             PAY ATTENTION TO THE DATE LAST UPDATE! 
  2733.  
  2734.             If that date is not  today, the interest accruals will not be  correct and the
  2735.             amounts due and past due and the late charges due may not be correct. 
  2736.  
  2737.             Always update the file to the current date before posting payments.
  2738.  
  2739.             If you choose not  to update every day, but to post  payments in batches, sort
  2740.             your payments into order by date with the oldest payments on top, and the most
  2741.             recent payments on bottom.  Then update the file a few days at a time, (to the
  2742.             date of  the oldest  payment)  Post that  payment and  repeat  the process  by
  2743.             updating to the date of the next oldest payment, then posting it, and then the
  2744.             next oldest payment, etc.
  2745.  
  2746.  
  2747.             Note that the  information about what  is due and payable  at the top  of this
  2748.             screen is the same as was displayed on the last visual update screen.
  2749.  
  2750.             You have in hand the check for the  August first payment. It is in the  amount
  2751.             of $1,217.32. You intend to collect the late charge.
  2752.  
  2753.             The  bottom part  of the  screen is  the posting screen.  It has  already pre-
  2754.             allocated the payment for  you. In this case, we agree  with the allocation so
  2755.             you  press the enter  key until the  "N" is highlighted  at the bottom  of the
  2756.             screen.  Change  this "N"  to "Y",  the payment  will  be accepted  and posted
  2757.             immediately.
  2758.  
  2759.             You will be asked if you want a receipt. Be sure the printer is ready and then
  2760.             press "Y".
  2761.  
  2762.             After the receipt has  been sent to the  printer, (but before it  has finished
  2763.             printing) you will be asked, "Eject another page?". If your printer is a laser
  2764.             printer the  answer is "N". If  your printer uses continuous  forms paper, the
  2765.             answer is probably "Y".
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.  
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.             Loan Master, Loan Accounting System                                         39
  2784.  
  2785.  
  2786.  
  2787.  
  2788.  
  2789.             7)    Select  the posting option  again. This time  the screen will  look like
  2790.                   this:
  2791.  
  2792.  
  2793.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2794.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  2795.                  ║       Cust: 10003         Loan: 3             Customer no:          3        ║
  2796.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2797.                  ║                                                                              ║
  2798.                  ║             Date of last update               :        09/02/89              ║
  2799.                  ║             Total interest accrued not paid   :            7.17              ║
  2800.                  ║             Interest due, not yet paid        :            0.00              ║
  2801.                  ║             Principal due, not yet paid       :        1,293.41              ║
  2802.                  ║             Late charges due, not yet paid    :            0.00              ║
  2803.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        1,217.32              ║
  2804.                  ║             Payment due for (date)            :        09/01/89              ║
  2805.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  2806.                  ║                                                                              ║
  2807.                  ║             Enter the date of the transaction :        09/02/89              ║
  2808.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  2809.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  2810.                  ║             Enter amount of interest payment  :             .00              ║
  2811.                  ║             Enter amount of principal payment :        1,217.32              ║
  2812.                  ║             Enter amount of late charge paid  :            0.00              ║
  2813.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  2814.                  ║                                                                              ║
  2815.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2816.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  2817.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2818.  
  2819.  
  2820.             Again,   assume  you  have  received  another  payment,  you  agree  with  the
  2821.             precomputed allocation  and  apply the  payment  by accepting  the  computer's
  2822.             allocation. Change the "N" to "Y" and the payment is posted.
  2823.  
  2824.             When posting  payments  to real  loans,  it is  not  necessary to  accept  the
  2825.             allocation of  the payment computed by  the program. The operator  may use the
  2826.             cursor  keys to highlight  and change the  total payment  amount, the interest
  2827.             payment amount, the principal payment amount, or the late charge  paid amount.
  2828.             The  posting screen will force the principal  + interest + late charge amounts
  2829.             to remain equal to the total amount received. In  some cases, the total amount
  2830.             received will  not agree  with the  amount expected.  Change the  total amount
  2831.             received before attempting to change the principal, interest, or late charge.
  2832.  
  2833.             If you need a  calculator, press the F-9 key.  Press "Q" or "Esc" to  exit the
  2834.             calculator.
  2835.  
  2836.  
  2837.             8)    Return again to the Main Menu and update the file  through 09/28/89. The
  2838.                   next  payment  is due  on  10/01/89, only  three  days  away. Since  the
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.             40                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.  
  2848.                   parameter  file specifies  pre-due (billing)  notices for  anything less
  2849.                   than or  equal to six  days before maturity,  this loan needs  a billing
  2850.                   notice.
  2851.  
  2852.             9)    Return again to the Main Menu  and select the Printed Reports Menu. From
  2853.                   that  menu,  select the  Print Notices  Menu and  then  the Will  Be Due
  2854.                   Notice. When asked, request complete details. 
  2855.  
  2856.             You will now receive a will be due notice for the loan. If you created a  name
  2857.             and  address record  with the  Loan Master  Customer Information  System, your
  2858.             notice will have the name and address printed so that the notice can be folded
  2859.             and placed in a  number 10 window envelope. If you did not create the name and
  2860.             address record, the name will appear but the address space will be blank.
  2861.  
  2862.  
  2863.             Setting Up Charged Off Loans (Past Maturity)
  2864.  
  2865.             Loan Master  was designed to maintain a portfolio of performing  loans. With a
  2866.             little understanding,  it can also be  used to maintain charged  off loans. It
  2867.             should not be used  to maintain both charged  off and performing loans  in the
  2868.             same portfolio.
  2869.  
  2870.             Before beginning the following  tutorial, be sure  you have a newly  installed
  2871.             copy of  the Loan Master accounting system version 1.50.00 or higher. You must
  2872.             also have new, empty,  data files. The distribution diskette(s) include a menu
  2873.             driven installation system that will install  new empty data files these files
  2874.             for you.
  2875.  
  2876.             This tutorial makes three assumptions.
  2877.  
  2878.                   1)    You must be familiar with loan accounting.
  2879.  
  2880.                   2)    You  have read the manual, especially the part dealing with dates,
  2881.                         and you understand what the dates mean and how they are used.
  2882.  
  2883.                   3)    You have  already completed the tutorial  demonstrating setting up
  2884.                         normal (new and existing) loans.
  2885.  
  2886.                   4)    You  now know how  to navigate the  menu system and  enter or edit
  2887.                         data.
  2888.  
  2889.             In several places this tutorial will tell you to "do this, or do that" without
  2890.             telling you how. The how is covered by the above assumptions.
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.             Loan Master, Loan Accounting System                                         41
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.             DATES ARE CRUCIAL IN LOAN MASTER. 
  2908.  
  2909.             Never  underestimate  the  importance  of   having  your  dates  correct  when
  2910.             accounting for loan transactions. Everything is driven by dates.
  2911.  
  2912.             The first step is to access the parameter file and set the "Date file updated"
  2913.             to correspond to the dates used in the  example. The example date is 02-01-91.
  2914.             The parameter screen is shown below. The only thing that is critical for  this
  2915.             exercise is the  "Date file update". It must  be set to February 1,  1991. All
  2916.             other information may be left as is. 
  2917.  
  2918.  
  2919.             If you experiment and update the example loans again, the date in  this screen
  2920.             MUST correspond to the date last update in each individual loan record. If you
  2921.             update  the  loans past  the  time  covered  by  this example,  05-01-91,  the
  2922.             parameter file and the loan file dates will be correctly set by the program. 
  2923.  
  2924.             If you reset  the loan records  to their initial  values, you must also  reset
  2925.             this parameter screen to its original condition. Initial values means original
  2926.             dates AND original numbers (all of them!).
  2927.  
  2928.             Initial Parameter Screen for This Example:
  2929.  
  2930.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2931.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  2932.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  2933.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2934.                  ║                                                                              ║
  2935.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  2936.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  2937.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt allocation option  :    4 ║
  2938.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  2939.                  ║  Detail accrual file :  F                      Payment fraction  :    0.9400 ║
  2940.                  ║  Total accrual file  :  F                      Date file update  :02/01/91   ║
  2941.                  ║  Four digit year : F                                                         ║
  2942.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2943.                  ║  User field 1     : User field 1 YTD :  Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  2944.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  2945.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  2946.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  2947.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  2948.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  2949.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :  Cust No Picture:    -    -           ║
  2950.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :  Loan No Picture:    -    -           ║
  2951.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  2952.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  2953.                  ║                                                                              ║
  2954.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.             42                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.  
  2966.             Single Payment Loan - Past Maturity
  2967.  
  2968.             The  first loan to  be set up  on the Loan  Master system is  a single payment
  2969.             loan, interest and principal due at maturity. No payment was ever received.
  2970.  
  2971.  
  2972.                   Loan date                     01-01-90
  2973.                   Maturity date               01-01-91
  2974.                   Date charged off              02-01-91
  2975.  
  2976.                   Loan amount                   10,000.00
  2977.                   Current Balance               10,000.00
  2978.                   Interest due unpaid                  1,300.00
  2979.  
  2980.  
  2981.             The  loan is  set up  using the  existing  loan setup  function. The  new loan
  2982.             function does not allow the flexibility  necessary to set dates and amounts to
  2983.             the required values.
  2984.  
  2985.             The set up screen should look like this:
  2986.  
  2987.  
  2988.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  2989.                  ║                                                                              ║
  2990.                  ║  Customer No.            1                Original Amt.           10,000.00  ║
  2991.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.          10,000.00  ║
  2992.                  ║  Cust name.     Single pay past mty       Current Bal.            10,000.00  ║
  2993.                  ║  Comments                                 Accrued Int.             1,300.00  ║
  2994.                  ║                                           Int. due unpaid          1,300.00  ║
  2995.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid        10,000.00  ║
  2996.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  2997.                  ║                                           Int. paid life               0.00  ║
  2998.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  2999.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3000.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3001.                  ║  Date First Pmt    01/01/91               Late Charge Rate           0.0000  ║
  3002.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day               0  ║
  3003.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg         11,200.00  ║
  3004.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst         11,200.00  ║
  3005.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                 1  ║
  3006.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no                1  ║
  3007.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured             1.00  ║
  3008.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                0.00  ║
  3009.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                 1  ║
  3010.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                  31  ║
  3011.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            11,300.00  ║
  3012.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.  
  3017.  
  3018.  
  3019.             Loan Master, Loan Accounting System                                         43
  3020.  
  3021.  
  3022.  
  3023.  
  3024.  
  3025.  
  3026.             Installment Loan - Past Maturity
  3027.  
  3028.             The next loan loan  to be set up is  an installment loan. It has  passed final
  3029.             maturity but has not been paid.
  3030.  
  3031.                   Date of loan                                                                            01-01-90
  3032.                   Date first payment                                                                      02-01-91
  3033.                   Date Maturity                                                                           01-01-91
  3034.                   Date next payment due       01-01-91
  3035.                   Payment due for             01-01-91
  3036.                   Date last maturity                                                                      01-01-91
  3037.                   Date last transaction                                                                   02-01-91
  3038.                   Date last update            02-01-91
  3039.  
  3040.                   Original principal                   1,000.00
  3041.                   Remaining balance                200.00
  3042.                   Interest due unpaid                     50.00
  3043.                   Interest paid YTD                  0.00
  3044.                   Interest paid life                     100.00
  3045.                   Late charges due                  17.77
  3046.                   Late chg paid YTD                  0.00
  3047.                   Late chg paid life                       0.00
  3048.                   Late charge rate                    .05
  3049.                   Late charge @ day                 10.00
  3050.                   Payment amount reg                      88.85
  3051.                   Payment amt final                 88.85
  3052.                   Number of payments                      12.00
  3053.                   Number payments paid               8.00
  3054.                   Payments per year                  1.00
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.  
  3059.  
  3060.  
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.  
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.  
  3069.  
  3070.  
  3071.  
  3072.  
  3073.  
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.             44                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.  
  3084.  
  3085.             The setup screen should look like this:
  3086.  
  3087.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3088.                  ║                                                                              ║
  3089.                  ║  Customer No.            2                Original Amt.            1,000.00  ║
  3090.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.               0.00  ║
  3091.                  ║  Cust name.     Pmt loan past mty         Current Bal.               200.00  ║
  3092.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                50.00  ║
  3093.                  ║                                           Int. due unpaid             50.00  ║
  3094.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           200.00  ║
  3095.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3096.                  ║                                           Int. paid life             100.00  ║
  3097.                  ║                                           Late Chg due                17.77  ║
  3098.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3099.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3100.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3101.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  3102.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg             88.85  ║
  3103.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst             88.85  ║
  3104.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                12  ║
  3105.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               12  ║
  3106.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured            12.00  ║
  3107.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                8.00  ║
  3108.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3109.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                  31  ║
  3110.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               267.77  ║
  3111.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.  
  3116.             Installment Loan - Before Final Maturity
  3117.  
  3118.             The next loan loan to be set up is an installment loan. It has not yet reached
  3119.             final maturity but is considered to be uncollectible.
  3120.  
  3121.                   Date of loan                                                                01-01-90
  3122.                   Date first payment                                                          02-01-90
  3123.                   Date Maturity                                                               01-01-92
  3124.                   Date next payment due                                           03-01-91
  3125.                   Payment due for                                                 09-01-90
  3126.                   Date last maturity                                                          02-01-91
  3127.                   Date last transaction                                                       02-01-91
  3128.                   Date last update                                                02-01-91
  3129.  
  3130.  
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.  
  3136.  
  3137.             Loan Master, Loan Accounting System                                         45
  3138.  
  3139.  
  3140.  
  3141.  
  3142.  
  3143.                   Original principal             1,000.00
  3144.                   Scheduled balance          520.00
  3145.                   Remaining balance          700.00
  3146.                   Accrued interest            36.00
  3147.                   Interest due unpaid               30.00
  3148.                   Principal due unpaid             180.00
  3149.                   Interest paid YTD            0.00
  3150.                   Interest paid life                77.00
  3151.                   Late charges due            23.00
  3152.                   Late chg paid YTD            0.00
  3153.                   Late chg paid life                 6.00
  3154.                   Late charge rate              .05
  3155.                   Late charge @ day           10.00
  3156.                   Payment amount reg                47.07
  3157.                   Payment amt final           47.07
  3158.                   Number of payments                24.00
  3159.                   Number payments paid        13.00
  3160.                   Payments per year           12.00
  3161.  
  3162.  
  3163.             The setup screen should look like this:
  3164.  
  3165.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3166.                  ║                                                                              ║
  3167.                  ║  Customer No.            3                Original Amt.            1,000.00  ║
  3168.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.             520.00  ║
  3169.                  ║  Cust name.     Pmt loan before mty       Current Bal.               700.00  ║
  3170.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                36.00  ║
  3171.                  ║                                           Int. due unpaid             30.00  ║
  3172.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           180.00  ║
  3173.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3174.                  ║                                           Int. paid life              77.00  ║
  3175.                  ║                                           Late Chg due                23.00  ║
  3176.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3177.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                6.00  ║
  3178.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3179.                  ║  Date maturity     01/01/92               Late Charge @ Day              10  ║
  3180.                  ║  Next Pmt Due      03/01/91               Payment Amt Reg             47.07  ║
  3181.                  ║  Pmt due for       09/01/90               Payment Amt Lst             47.07  ║
  3182.                  ║  Date last mty     02/01/91               Number payments                24  ║
  3183.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               24  ║
  3184.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured            13.00  ║
  3185.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                9.00  ║
  3186.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3187.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 153  ║
  3188.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               759.00  ║
  3189.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3190.  
  3191.  
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.  
  3196.             46                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3197.  
  3198.  
  3199.  
  3200.  
  3201.  
  3202.             Update The File
  3203.  
  3204.             Return to the main  menu, select the file update option. Verify  that the date
  3205.             of last file  update was 01-01-91.  If it was  not, press  escape to exit  the
  3206.             update function, return to the utilities  menu and update the date last update
  3207.             in the parameter file.
  3208.  
  3209.             When you have set the date last file update in the parameter file, request the
  3210.             file  update function,  enter the  date of  this update  as 05-01-91.  At your
  3211.             option you  may tell the  program to stop  after every loan update  every day.
  3212.             This will allow you to inspect the results of each day's  update. It will also
  3213.             require you to  press the enter key  267 times to  finish the update. You  may
  3214.             speed  up the process by  holding the enter key down  and watching the date of
  3215.             update in the upper  left hand corner of the visual update screen. Release the
  3216.             enter  key and return  to the single  key press method when  this date reaches
  3217.             about 04-10-91.
  3218.  
  3219.             After the update, from the  Main Menu, select the Loan File  Maintenance Menu,
  3220.             then the loan edit function. You may look up each loan in turn by entering the
  3221.             loan and customer numbers. The updated loan screens will look like this:
  3222.  
  3223.  
  3224.             Single Pay Loan Past Maturity
  3225.  
  3226.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3227.                  ║                                                                              ║
  3228.                  ║  Customer No.            1                Original Amt.           10,000.00  ║
  3229.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.          10,000.00  ║
  3230.                  ║  Cust name.     Single pay past mty       Current Bal.            10,000.00  ║
  3231.                  ║  Comments                                 Accrued Int.             1,592.61  ║
  3232.                  ║                                           Int. due unpaid          1,592.61  ║
  3233.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid        10,000.00  ║
  3234.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3235.                  ║                                           Int. paid life               0.00  ║
  3236.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  3237.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3238.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3239.                  ║  Date First Pmt    01/01/91               Late Charge Rate           0.0000  ║
  3240.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day               0  ║
  3241.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg         11,200.00  ║
  3242.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst         11,200.00  ║
  3243.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                 1  ║
  3244.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no                1  ║
  3245.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured             1.00  ║
  3246.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                0.00  ║
  3247.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                 1  ║
  3248.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 120  ║
  3249.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            11,592.61  ║
  3250.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3251.  
  3252.  
  3253.  
  3254.  
  3255.             Loan Master, Loan Accounting System                                         47
  3256.  
  3257.  
  3258.  
  3259.  
  3260.  
  3261.  
  3262.  
  3263.  
  3264.             Payment Loan Past Maturity
  3265.  
  3266.  
  3267.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3268.                  ║                                                                              ║
  3269.                  ║  Customer No.            2                Original Amt.            1,000.00  ║
  3270.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.               0.00  ║
  3271.                  ║  Cust name.     Pmt loan past mty         Current Bal.               200.00  ║
  3272.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                55.86  ║
  3273.                  ║                                           Int. due unpaid             55.86  ║
  3274.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           200.00  ║
  3275.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3276.                  ║                                           Int. paid life             100.00  ║
  3277.                  ║                                           Late Chg due                17.77  ║
  3278.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3279.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3280.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3281.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  3282.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg             88.85  ║
  3283.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst             88.85  ║
  3284.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                12  ║
  3285.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               12  ║
  3286.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured            12.00  ║
  3287.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                8.00  ║
  3288.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3289.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 120  ║
  3290.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               273.63  ║
  3291.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.                  Payment Loan Before Maturity
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.  
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.             48                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3315.  
  3316.  
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3321.                  ║                                                                              ║
  3322.                  ║  Customer No.            3                Original Amt.            1,000.00  ║
  3323.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.             393.13  ║
  3324.                  ║  Cust name.     Pmt loan before mty       Current Bal.               700.00  ║
  3325.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                56.48  ║
  3326.                  ║                                           Int. due unpaid             56.48  ║
  3327.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           306.87  ║
  3328.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3329.                  ║                                           Int. paid life              77.00  ║
  3330.                  ║                                           Late Chg due                30.05  ║
  3331.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3332.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                6.00  ║
  3333.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3334.                  ║  Date maturity     01/01/92               Late Charge @ Day              10  ║
  3335.                  ║  Next Pmt Due      06/01/91               Payment Amt Reg             47.07  ║
  3336.                  ║  Pmt due for       09/01/90               Payment Amt Lst             47.07  ║
  3337.                  ║  Date last mty     05/01/91               Number payments                24  ║
  3338.                  ║  Last transaction  04/11/91               Final payment no               24  ║
  3339.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured            16.00  ║
  3340.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                9.00  ║
  3341.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3342.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 242  ║
  3343.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               786.53  ║
  3344.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3345.  
  3346.  
  3347.             This concludes the tutorial section of the manual. 
  3348.  
  3349.             Before setting up a number of real live loans, experiment with one or two real
  3350.             loans starting with new blank data files. Remember, the installation disk will
  3351.             install new blank data files.
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372.  
  3373.             Loan Master, Loan Accounting System                                         49
  3374.  
  3375.  
  3376.  
  3377.  
  3378.  
  3379.             Help Function
  3380.  
  3381.  
  3382.             Loan Master  has a  built  in help  function. Help  screens  are available  to
  3383.             instruct the operator on various functions  and operations.  On screen help is
  3384.             not always available.  When it is, it is accessed by pressing the function key
  3385.             marked F1.
  3386.  
  3387.             Help  screens appear as windows.   In some cases,  the amount of text required
  3388.             will not  fit in  the space  available.  In  these cases  help screens  can be
  3389.             scrolled to display more text by pressing the down arrow or the PgDn keys.
  3390.  
  3391.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3392.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  3393.                  ║                                 Verify Date                                  ║
  3394.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  3395.                  ║                                                                              ║
  3396.                  ║                                                                              ║
  3397.                  ║                                                                              ║
  3398.                  ║                                                                              ║
  3399.                  ║                                                                              ║
  3400.                  ║╔╡ Verify System Date ╞══════════════════════════════════════════════════════╗║
  3401.                  ║║                                                                            ║║
  3402.                  ║║The loan processing program MUST always know the correct current date. It   ║║
  3403.                  ║║uses the current date to compute interest and late charges and to keep up   ║║
  3404.                  ║║with the pre-due or past-due status of each loan.                           ║║
  3405.                  ║║                                                                            ║║
  3406.                  ║║The program reads the date from your computer's calendar. If the date is    ║║
  3407.                  ║║not correct, you should exit the program and use the DOS command, DATE, to  ║║
  3408.                  ║║set the correct date.                                                       ║║
  3409.                  ║║                                                                            ║║
  3410.                  ║║If you do not know how to use the DOS command DATE, please refer to your    ║║
  3411.                  ║║DOS manual.                                                                 ║║
  3412.                  ║║                                                                            ║║
  3413.                  ╠╚═ Edit text, Ctrl W = Save, Esc = Abort ════════════════════════════════════╝╣
  3414.                  ║                                                                              ║
  3415.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3416.  
  3417.             To exit a help  screen, press the  Esc key.   In some cases  you will need  to
  3418.             press it twice.
  3419.  
  3420.  
  3421.             Customizing Help Screens
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.             50                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438.             On the  program options  menu,  an option  allows you  to  customize the  help
  3439.             screens.  This option  is normally  turned off.  When the  option is  off, the
  3440.             screens  cannot  be changed.  When this  option is  on,  however, they  may be
  3441.             changed to display any text or instructions you wish.
  3442.  
  3443.  
  3444.  
  3445.  
  3446.             Menu Operations,  All Systems
  3447.  
  3448.             Loan Master is completely menu operated.  
  3449.  
  3450.             A menu is a list  of tasks, or functions the program can perform.   Entering a
  3451.             new loan, is a menu function.  Printing a trial balance is a menu function.  
  3452.  
  3453.             Since one  menu  cannot display  all  the possible  functions the  system  can
  3454.             perform, related  tasks are listed together on  menus and some menu selections
  3455.             display additional menus called submenus.
  3456.  
  3457.  
  3458.             Using the Menus
  3459.  
  3460.             Menus consist of a list of options,  or items,  preceded by an  option number.
  3461.             The option number is listed to the left  of the menu item.  To keep the screen
  3462.             clean and readable, menus  are limited to no more than  eight options plus the
  3463.             ninth, return option.  Option 9 is always return.
  3464.  
  3465.             The return option takes you  back to the point  in the program from which  you
  3466.             came to  the current menu.  This may be  to a previous  menu or to  some other
  3467.             function.
  3468.  
  3469.             The return  option on the main menu  returns you to DOS,  or to your automatic
  3470.             menu system, if you  have one installed on  your machine. If your  machine has
  3471.             Windows or OS/2, it will return to your program group or task list.
  3472.  
  3473.  
  3474.             Selecting Menu Options
  3475.  
  3476.             There are two ways to select a menu option.
  3477.  
  3478.             If you  know exactly what you  want to do and  how to do it,  simply press the
  3479.             numeric  key corresponding the menu  option.  To select option  3, press the 3
  3480.             key.  You may select either  the 3 key  on the typewriter keyboard,  or if the
  3481.             NumLock key is set  to numbers, you may use the 3 key  on the numeric key pad.
  3482.             DO NOT use the function key labeled F3.
  3483.  
  3484.             If you  are a new  user and not  yet confident in  your knowledge of  the menu
  3485.             options and the functions they perform, you may use the cursor keys,  or  to
  3486.             select a menu option.
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.             Loan Master, Loan Accounting System                                         51
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.  
  3497.             Cursor key selection is done by highlighting a menu selection and pressing the
  3498.             return key.
  3499.  
  3500.             Highlighting means  that one selection will  be displayed in a  manner that is
  3501.             noticeably  different  from the  rest of  the  options.   Highlighting usually
  3502.             results in  the selected  option  being displayed  in reversed  colors.   Some
  3503.             computer  video displays may handle  this in a  different manner (underline or
  3504.             otherwise).
  3505.  
  3506.             When an option is highlighted, selected,  a message will  appear at the bottom
  3507.             of  the screen.    This message  will  give additional  information about  the
  3508.             selected option.
  3509.  
  3510.             To select  an option, press either  the  or the   keys. If you  press the up
  3511.             key,  the highlight bar  will jump  to the  next higher  option on  the screen
  3512.             (Lower number,  higher  physical position).   The  down key  has the  opposite
  3513.             effect.
  3514.  
  3515.             The highlight bar will "roll around" from top to bottom or from bottom to top.
  3516.             If you press Up when the bar is on the top selection, it will "roll around" to
  3517.             the bottom selection and vice versa.
  3518.  
  3519.  
  3520.             Menu  Functions Available
  3521.  
  3522.             Menu Structure
  3523.  
  3524.             Loan Master is  completely menu driven.  All functions are  accessed from  the
  3525.             menus. The menus and submenus are:
  3526.  
  3527.  
  3528.  
  3529.                         Main Menu
  3530.                         1) Loan Maintenance Menu
  3531.                         2) Transaction Maintenance Menu
  3532.                         3) Loan File Update
  3533.                         4) Printed Reports
  3534.                         5) Screen Reports
  3535.                         6) Year End Processing
  3536.                         7) Utilities Menu
  3537.                         9) Quit
  3538.  
  3539.  
  3540.  
  3541.  
  3542.  
  3543.  
  3544.  
  3545.  
  3546.  
  3547.  
  3548.  
  3549.  
  3550.             52                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3551.  
  3552.  
  3553.  
  3554.  
  3555.  
  3556.                         Loan Maintenance Menu
  3557.                         1) Edit, (Change) A Loan Record
  3558.                         2) Add A New Loan
  3559.                         3) Add An Existing Loan
  3560.                         4) Delete a Loan Record
  3561.                         5) Browse The Loan Master File
  3562.                         6) Search The Loan Master File
  3563.                         7) Display Loan Payoff
  3564.                         9) Return To Main Menu
  3565.  
  3566.  
  3567.                         Transaction Maintenance Menu
  3568.                         1) Post A Payment Transaction
  3569.                         2) Post An Advance Transaction
  3570.                         3) Reverse a Previous Transaction 
  3571.                         4) Browse The Transaction File
  3572.                         5) Post User Defined Field 1.    (2)
  3573.                         6) Post User Defined Field 2.    (2)
  3574.                         7) Post The Penalty Field
  3575.                         8) Post Escrow Payments and Disbursements
  3576.                         9) Return To The Main Menu
  3577.  
  3578.  
  3579.                         Loan File Update Menu
  3580.                         1) Update The Master File
  3581.                         2) Post A Loan Payment
  3582.                         9) Return To The Main Menu
  3583.  
  3584.                         Printed Reports Menu
  3585.                         1) Print Trial Balance
  3586.                         2) Print Past Due Report
  3587.                         3) Print Notices Menu
  3588.                         4) Print Accrual Report
  3589.                         5) Print Posting Totals
  3590.                         6) Print Loan Statement
  3591.                         7) Print A Custom Report
  3592.                         8) Transaction Listing
  3593.                         9) Return 
  3594.  
  3595.  
  3596.                         Printed Notices Menu
  3597.                         1) Print Past Due Report
  3598.                         2) Print Past Due Notices
  3599.                         3) Individual Past Due Notices
  3600.                         4) Print Will Be Due Notices
  3601.                         5) Custom Will Be Due Notices
  3602.                         6) Print Loan Statement
  3603.                         9) Return (To printed reports menu)
  3604.  
  3605.  
  3606.  
  3607.  
  3608.  
  3609.             Loan Master, Loan Accounting System                                         53
  3610.  
  3611.  
  3612.  
  3613.  
  3614.  
  3615.                         Screen Reports Menu
  3616.                         1) Loan Statement (Transaction History)
  3617.                         2) Totals Report
  3618.                         9) Return
  3619.  
  3620.  
  3621.  
  3622.  
  3623.                         Year End Processing Menu
  3624.                         1) Year End Interest Statements
  3625.                         2) Year End Closeout
  3626.                         9) Return
  3627.  
  3628.  
  3629.                         Utilities Menu
  3630.                         1) Set The Program Options
  3631.                         2) Reindex All Files
  3632.                         3) Clean Up The Data Files
  3633.                         4) Display System Status
  3634.                         5) Create WordPerfect Merge File
  3635.                         6) Add History to Loan Record
  3636.                         7) Set or Change System Date
  3637.                         9) Return
  3638.  
  3639.  
  3640.             Menu Hierarchy
  3641.  
  3642.             Some of  the menus display yet  additional menus. The menus  fit together like
  3643.             this:
  3644.  
  3645.  
  3646.                   Main Menu         Sub Menus
  3647.  
  3648.             1)    Loan File Maintenance Menu
  3649.                         1) Edit, (change) a Loan Record
  3650.                         2) Add a New Loan
  3651.                         3) Add an Existing Loan
  3652.                         4) Delete a Loan Record
  3653.                         5) Browse the Loan Master File
  3654.                         6) Search the Loan Master File
  3655.                         7) Display Loan Payoff
  3656.                         9) Return to Main Menu
  3657.  
  3658.  
  3659.  
  3660.  
  3661.  
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.  
  3668.             54                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3669.  
  3670.  
  3671.  
  3672.  
  3673.  
  3674.             2)    Transaction Maintenance Menu
  3675.                         1) Post a Payment Transaction
  3676.                         2) Post an Advance Transaction
  3677.                         3) Reverse a Previous Transaction
  3678.                         4) Browse the Transaction File
  3679.                         5) Post User Defined Field 1.       (2)
  3680.                         6) Post User Defined Field 2.       (2)
  3681.                         7) Post the Penalty Field           (2)
  3682.                         8) Escrow Payments and Disbursements
  3683.                         9) Return to the Main Menu
  3684.  
  3685.             3)    Loan File Update
  3686.                         1) Update All Loans
  3687.                         2) Post a Loan Payment
  3688.                         9) Return to The Main Menu
  3689.  
  3690.             4)    Printed Reports
  3691.                         1) Print Trial Balance
  3692.                         2) Print Past Due Report
  3693.                         3) Print Notices Menu
  3694.                               1) Print Past Due Report
  3695.                               2) Print Past Due Notices
  3696.                               3) Individual Past Due Notice
  3697.                               4) Print Will Be Due Notices
  3698.                               5)Custom Will Be Due Notices
  3699.                               6) Print Loan Statement
  3700.                               9) Return (To Printed Reports Menu)
  3701.                         4) Print Accrual Report
  3702.                         5) Print Posting Totals
  3703.                         6) Print Loan Statement
  3704.                         7) Print A Custom Report
  3705.                         8) Transaction Listing
  3706.                         9) Return
  3707.  
  3708.             5)    Screen Reports
  3709.                         1) Loan Statement (History)
  3710.                         2) Totals Report
  3711.                         9) Return to Main Menu
  3712.  
  3713.             6)    Year End Processing
  3714.                         1) Year End Interest Statements
  3715.                         2) Year End Closeout
  3716.                         9) Return to Main Menu
  3717.  
  3718.             7)    Utilities
  3719.                         1) Update the Parameter File
  3720.                         2) Customize Help Messages
  3721.                         3) Clean Up The Data Files
  3722.                         4) Display System Status
  3723.                         5) Create WordPerfect Merge File
  3724.  
  3725.  
  3726.  
  3727.             Loan Master, Loan Accounting System                                         55
  3728.  
  3729.  
  3730.  
  3731.  
  3732.  
  3733.                         6) Add History to Loan Record
  3734.                         7) Set or Change System Date
  3735.                         9) Return to Main Menu
  3736.  
  3737.             9     Quit (Return to DOS)
  3738.  
  3739.  
  3740.             Notes On Menu Options
  3741.  
  3742.  
  3743.             (2)   These options  access user defined  fields,   and can  be customized  by
  3744.                   editing the parameter file. See the section on changing the user defined
  3745.                   options.
  3746.  
  3747.  
  3748.  
  3749.             Loan Maintenance Menu Functions
  3750.  
  3751.  
  3752.             Add an Existing Loan
  3753.  
  3754.             An existing loan  is a loan on which interest has  already been accrued and on
  3755.             which  interest or principal  payments have already  been made. Setting  up an
  3756.             existing loan is considerably more complex than a new loan.
  3757.  
  3758.             Since the  computer does  not know the  history of  the existing  loan, it  is
  3759.             necessary  for the current  status of all  the required fields  to be computed
  3760.             manually and entered.
  3761.  
  3762.             It is not possible to  have the computer compute this information  by entering
  3763.             the transactions since it has already computed the past time period on all the
  3764.             other loans in the database and cannot repeat these calculations.
  3765.  
  3766.             To place an  existing loan on the computer, you must  first accumulate all the
  3767.             data needed by this screen and then enter it. It is recommended you use a data
  3768.             entry form  to first assemble and  organize the necessary data  and then enter
  3769.             the data from the form.
  3770.  
  3771.             See the section  on data fields for details  of exactly what each  field means
  3772.             and how it is used.
  3773.  
  3774.             For detailed  instructions on setting  up an  existing loan, see  the tutorial
  3775.             section of the manual titled "Setting up an existing loan" on page 29.
  3776.  
  3777.  
  3778.  
  3779.  
  3780.  
  3781.  
  3782.  
  3783.  
  3784.  
  3785.  
  3786.             56                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3787.  
  3788.  
  3789.  
  3790.  
  3791.  
  3792.             Add a New Loan
  3793.  
  3794.             This function is used to add a new  loan to the database. It displays the  new
  3795.             loan data  entry screen and prompts  the operator to enter  the data necessary
  3796.             for the program to begin processing the new loan.
  3797.  
  3798.             This  screen  cannot be  used to  add  an existing  loan  to the  database. An
  3799.             existing loan is a  loan that has already been  funded and has already  earned
  3800.             some interest or possibly had payments made.
  3801.  
  3802.             For detailed  instructions on setting  up an existing  loan, see  the tutorial
  3803.             section of the manual titled "Setting up a new loan" on page 13.
  3804.  
  3805.  
  3806.  
  3807.             Edit (Change) a Loan Record
  3808.  
  3809.             This screen displays all the data in the file for any individual loan. You can
  3810.             use this screen  to just view the  data on the screen,  or you can change  the
  3811.             data if necessary.
  3812.  
  3813.             See  the section  on  data entry  screens  for  instructions on  entering  and
  3814.             changing data.
  3815.  
  3816.             You may not change the customer number or the balance.
  3817.  
  3818.             To view a loan on this screen you  must identify it either by name or  number.
  3819.             See the section on the loan look up menu.
  3820.  
  3821.  
  3822.             Delete a Loan Record
  3823.  
  3824.             This option is used  to delete a loan from  the file. You should not  delete a
  3825.             loan until it has been paid off.
  3826.  
  3827.             Before deleting a loan, make a backup copy of the data files, "Just  in case".
  3828.             Then  display  the  edit screen  and  use your  screen  print key  to  print a
  3829.             permanent record of  all the data fields  for both the master  loan screen and
  3830.             the user defined screen. Next, select the option to print a loan statement and
  3831.             print out the loan statement listing all transactions in the file. Store these
  3832.             printed records in your permanent loan file.
  3833.  
  3834.             Next, use the loan look up screen to identify  the loan you want to delete. If
  3835.             it is found, you  will be asked to identify it. "Is this  the loan you want to
  3836.             delete? Y/N". If you answer "Y", the program will check to be sure the loan is
  3837.             paid off. If it is, it will be marked to delete. 
  3838.  
  3839.             If the loan is not paid off,   you will receive a message warning you the loan
  3840.             is still active. You will be asked if you want to delete it anyway. regardless
  3841.             of  your answer, you will  be asked again  if you want to  delete the loan, or
  3842.  
  3843.  
  3844.  
  3845.             Loan Master, Loan Accounting System                                         57
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.             cancel the deletion procedure.   If you respond  "C" for cancel, the loan  and
  3852.             its transactions will be deleted.
  3853.  
  3854.  
  3855.             Browse the Master File
  3856.  
  3857.             The browse function allows the loan records to be displayed on the screen in a
  3858.             spread sheet  format, one  loan per  line with the  fields listed  in parallel
  3859.             columns. The fields may be  edited. Refer to the section on browse screens. It
  3860.             is titled "Browse Screens" and is found on page  94.
  3861.  
  3862.  
  3863.             Search the Master File
  3864.  
  3865.             For normal processing operations, Loan Master expects the operator to know the
  3866.             customer and the loan  number of each loan. To  find a loan and display  it on
  3867.             the screen, the  operator will enter the customer number  and the loan number.
  3868.             These two numbers are used to perform a look up in the master file index. This
  3869.             process is  very  quick.  It allows  finding  the last  loan  in a  2000  loan
  3870.             portfolio in one to two seconds depending on the speed of the computer.
  3871.  
  3872.             Occasionally,  the operator  will  not know  the customer  number or  the loan
  3873.             number.  The search  function  allows finding  any  loan in  the  file if  the
  3874.             operator  knows either  the customer number,  the loan number  or the customer
  3875.             name.
  3876.  
  3877.  
  3878.             Loan Search Menu
  3879.  
  3880.             The loan search menu displays a screen that looks like this:
  3881.  
  3882.  
  3883.                                       Loan Processing
  3884.                                   Locate individual loan
  3885.  
  3886.                           ┌───────────────────────────────────────────────────┐
  3887.                           │                                                   │
  3888.                           │      1) Locate loan by borrower name.             │
  3889.                           │      2) Locate loan by loan number.               │
  3890.                           │      3) Locate loan by customer number.           │
  3891.                           │                                                   │
  3892.                           │      9) Return.                                   │
  3893.                           │                                                   │
  3894.                           └───────────────────────────────────────────────────┘
  3895.  
  3896.  
  3897.             This  look up  screen is  a  menu just  like  the other  menus.  See the  menu
  3898.             instructions for details.
  3899.  
  3900.  
  3901.  
  3902.  
  3903.  
  3904.             58                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3905.  
  3906.  
  3907.  
  3908.  
  3909.  
  3910.             If  you select  option 1),  locate by  name, you  will be  asked to  enter the
  3911.             borrowers  name.  The  search method  used  is  very  broad.  If the  name  or
  3912.             characters you enter appear anywhere  in the borrowers name, the loan  will be
  3913.             displayed. Upper  and lower case are  ignored. Note that the  name compared is
  3914.             the name in the loan file, not the name in the customer file. 
  3915.  
  3916.             Loan look up example:
  3917.  
  3918.             If you enter the characters "Smith", (without the quotes),
  3919.             the search will find all of the following loans:
  3920.  
  3921.                         Smith, Jack
  3922.                         SMITH, JACK
  3923.                         Smithfield, Susan
  3924.                         William T. Smith
  3925.                         James R. Goldsmith
  3926.  
  3927.  
  3928.             The search begins  at the beginning of the file and continues through the file
  3929.             one loan at a time. As each match  is found, the loan will be displayed on the
  3930.             screen. Press PgDn to  step from one loan to the next. You cannot back up. You
  3931.             can stop the process by pressing the Esc key.
  3932.  
  3933.  
  3934.             Display Loan Payoff Screen
  3935.  
  3936.             The  loan payoff screen  displays a limited  selection of data  related to the
  3937.             final payment  of  the loan.  All  data needed  to  quote  a final  payoff  is
  3938.             included. Data not related to the final payment of the loan is omitted to make
  3939.             the screen easier to read.
  3940.  
  3941.  
  3942.             Transaction Maintenance Functions
  3943.  
  3944.             Functions that are used to process  normal day to day transactions are grouped
  3945.             together on the Transaction Maintenance Menu.
  3946.  
  3947.  
  3948.             Posting Payments
  3949.  
  3950.             When the posting option is selected,  you will first be asked to  identify the
  3951.             loan  which is  to be  posted by  customer  and loan  number. Enter  these two
  3952.             numbers and  press the  return  key. The  loan requested,  if  found, will  be
  3953.             displayed on the posting screen. 
  3954.  
  3955.  
  3956.  
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.             Loan Master, Loan Accounting System                                         59
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.  
  3968.  
  3969.             The posting screen looks like this:
  3970.  
  3971.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3972.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  3973.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer                       ║
  3974.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  3975.                  ║                                                                              ║
  3976.                  ║             Date of last update               :        02/11/88              ║
  3977.                  ║             Total interest accrued not paid   :          130.69              ║
  3978.                  ║             Interest due, not yet paid        :            0.00              ║
  3979.                  ║             Principal due, not yet paid       :           68.49              ║
  3980.                  ║             Late charges due, not yet paid    :            0.00              ║
  3981.                  ║             Total amount due, not yet paid    :           68.49              ║
  3982.                  ║             Payment due for (date)            :        03/01/88              ║
  3983.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  3984.                  ║                                                                              ║
  3985.                  ║             Enter the date of the transaction :        08/13/90              ║
  3986.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  3987.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  3988.                  ║             Enter amount of interest payment  :          243.12              ║
  3989.                  ║             Enter amount of principal payment :          974.20              ║
  3990.                  ║             Enter amount of late charge paid  :            0.00              ║
  3991.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  3992.                  ║                                                                              ║
  3993.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  3994.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  3995.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3996.  
  3997.  
  3998.             This screen does not display  all information about the loan. It  does display
  3999.             the information needed to identify the loan and the information needed to post
  4000.             a payment.
  4001.  
  4002.             Before posting payments turn to the section on cursor control and editing keys
  4003.             for instructions on how to navigate the posting screen and to enter and change
  4004.             (edit) or reenter data.
  4005.  
  4006.  
  4007.             To Post a Payment:
  4008.  
  4009.             1)    Verify the customer  number, loan number and customer name on the screen
  4010.                   to be sure you are posting to the correct loan.
  4011.  
  4012.  
  4013.  
  4014.  
  4015.  
  4016.  
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.             60                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.             2)    Observe the date of  the last update. It  should be today's date if  the
  4029.                   posting date is  today.  If not today's  date, it should be the  same as
  4030.                   the posting date for the  transaction. If these dates do not  agree, the
  4031.                   interest accrual will not be accurate as of the posting date.
  4032.  
  4033.                   If your policy is to charge all interest accrued as of the posting date,
  4034.                   it is vital that the two dates agree.
  4035.  
  4036.                   In the event the payment was due only  a few days ago and you intend  to
  4037.                   charge only the interest due, not yet paid, the date of update should be
  4038.                   equal to or later than the maturity date of the payment.
  4039.  
  4040.             3)    The top half of the box displays the following information:
  4041.  
  4042.                         Date of last update
  4043.                         Total interest accrued not paid
  4044.                         Interest due not yet paid
  4045.                         Principal due not yet paid
  4046.                         Late charges due, not yet paid
  4047.                         Total amount due, not yet paid
  4048.                         Scheduled payment due date
  4049.                         Scheduled payment amount
  4050.  
  4051.  
  4052.             This information is just that, information. This is data you will need to know
  4053.             to determine how to allocate the  payment amount among interest, principal and
  4054.             late charge.
  4055.  
  4056.             4)    The  bottom half of the screen is the information you must enter to post
  4057.                   the payment.  The program will attempt  to post the payment  for you. It
  4058.                   allocates the scheduled  payment amount according  to your selection  of
  4059.                   several preset  options. (See payment  allocation option on  the Program
  4060.                   Options Screen.)
  4061.  
  4062.             5)    Read step  2) above. Next, if it is  not correct, enter the posting date
  4063.                   of the transaction.
  4064.  
  4065.             6)    If  you agree with the  program's allocation of  interest, principal and
  4066.                   late  charge, and the program's calculation of the total payment amount,
  4067.                   you  may  post  the entire  payment  by  simply  highlighting   the  "N"
  4068.                   following  "Is  the payment  correct?" and  pressing  the "Y"  key. This
  4069.                   action  tells the program to  accept the data as it is presented  on the
  4070.                   screen and post the transaction to the loan. The result is immediate.
  4071.  
  4072.                   If  you do not  agree with the  program's allocation in  this particular
  4073.                   case, you may  change it by  posting any amounts  you like to  interest,
  4074.                   principal and late charges.
  4075.  
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.  
  4081.             Loan Master, Loan Accounting System                                         61
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.  
  4087.                   If  you never  agree with the  allocation made  by the  program, see the
  4088.                   payment allocation option on  the program parameter options screen.  You
  4089.                   might find another allocation option more appropriate.
  4090.  
  4091.             7)    Enter  the amount of the payment to apply to interest, if any. It is not
  4092.                   required to  collect the interest  due. If  you do not,  it will  simply
  4093.                   carry forward. It will  not be added to  the interest paid or  paid YTD.
  4094.                   Unpaid interest is not compounded (Added to the principal balance).
  4095.  
  4096.             8)    Enter the  amount to apply  to the principal.  If any. Again as  for the
  4097.                   interest  amount, it is not required  that you make a principal payment.
  4098.                   If a  principal  payment is  not  allocated, the  entire  amount may  be
  4099.                   applied to interest.
  4100.  
  4101.                   It is  possible to overpay the interest. If you do, the interest accrued
  4102.                   field will show a negative number.
  4103.  
  4104.             9)    Enter the amount of late  charge collected, if any. It is  not necessary
  4105.                   to collect the late charge. If  late charges are due, the amount may  be
  4106.                   changed back to  0.00 and  the previously allocated  late charge  amount
  4107.                   will be reallocated  to interest or principal.  The late charge due  but
  4108.                   not  collected will be carried forward to  the next payment. If the late
  4109.                   charges are to be forgiven, set the  late charge amount due on the  edit
  4110.                   screen to 0.00.
  4111.  
  4112.             10)   Move the  highlight to the  "N" following  the question "Is  the payment
  4113.                   correct?". Pressing the "Y" key will accept the payment, post it, update
  4114.                   the loan record,  and exit the screen.
  4115.  
  4116.             11)   You  will be  returned to the  look up screen  and asked to  enter a new
  4117.                   customer  and loan number. You  may continue to  post additional payment
  4118.                   until all payments  are posted. You are not required to post them in any
  4119.                   specific order although keeping them in date order is more convenient.
  4120.  
  4121.             12)   To QUIT posting,  you may press the ESC key to return to the Transaction
  4122.                   Maintenance Menu.
  4123.  
  4124.  
  4125.             Posting Transactions to User Defined Fields
  4126.  
  4127.             There are two user defined fields. Loan Master calls  them user1 and user2 but
  4128.             you may name them anything you like. See the Program Options Menu selection to
  4129.             change the names of these fields.
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.  
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.  
  4140.             62                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4141.  
  4142.  
  4143.  
  4144.  
  4145.  
  4146.             When you select the transaction option to post a transaction  to these fields,
  4147.             you will see this screen:
  4148.  
  4149.                                    Post transaction to User field 1
  4150.                  ╔═══════════════════╦═══════════════════╦═════════════════════════╗
  4151.                  ║Cust:          123 ║Loan: 123          ║ Smith, Sam              ║
  4152.                  ╠═══════════════════╩═══════════════════╩═════════════════════════╣
  4153.                  ║                                                                 ║
  4154.                  ║                                                                 ║
  4155.                  ║                                                                 ║
  4156.                  ║       Principal balance                 :       103,000.00      ║
  4157.                  ║       Date of last update               :         02/05/91      ║
  4158.                  ║      <User field 1     >                :             0.00      ║
  4159.                  ║      <User field 1     >YTD             :             0.00      ║
  4160.                  ║                                                                 ║
  4161.                  ║       Transaction date<User field 1     :>        06/04/90      ║
  4162.                  ║       Transaction amount<User field 1   :>            0.00      ║
  4163.                  ║       Transaction code, 41+, 42-        :                0      ║
  4164.                  ║       Accept transaction ?              :                N      ║
  4165.                  ║                                                                 ║
  4166.                  ║                                                                 ║
  4167.                  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4168.  
  4169.  
  4170.             The information at the top of the screen is for information only, it cannot be
  4171.             changed. It is displayed to give you an idea of the status of the loan.
  4172.  
  4173.             The  four areas enclosed  in angle brackets <  > will display  the name of the
  4174.             user field assigned in  the parameter file. You can change this  name from the
  4175.             Utilities Menu, Update the Parameter File.
  4176.  
  4177.             To post the transaction,  enter the transaction date. The current  system date
  4178.             will already be displayed. To accept it, simply press the enter key.
  4179.  
  4180.             Next enter the transaction amount. The amount may be positive or negative, but
  4181.             negative entries should be handled with the transaction codes. Note that there
  4182.             is a transaction code for adding the transaction to the field and another code
  4183.             for  subtracting the  code from  the field.  The computer  will not  accept an
  4184.             invalid transaction code.
  4185.  
  4186.             When the  data  is entered,  it  must be  verified  by  answering "Y"  to  the
  4187.             verification question.  Any other answer will  be ignored. To exit  the screen
  4188.             without saving the transaction, press the Esc key.
  4189.  
  4190.  
  4191.  
  4192.  
  4193.  
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.  
  4199.             Loan Master, Loan Accounting System                                         63
  4200.  
  4201.  
  4202.  
  4203.  
  4204.  
  4205.             Posting Principal Advances
  4206.  
  4207.  
  4208.                             Post a loan advance transaction                         
  4209.                   ╔═══════════════════╦═══════════════════╦═════════════════════════╗
  4210.                   ║ Cust          123 ║ Loan 123          ║ Smith, Sam              ║
  4211.                   ╠═══════════════════╩═══════════════════╩═════════════════════════╣
  4212.                   ║                                                                 ║
  4213.                   ║       Date of last update               :         02/05/91      ║
  4214.                   ║       Date of principal advance         :           /  /        ║
  4215.                   ║       Days since last update            :                       ║
  4216.                   ║       Principal balance                 :       103,000.00      ║
  4217.                   ║       Amount principal advance          :             0.00      ║
  4218.                   ║       Current interest rate             :          12.0000      ║
  4219.                   ║       Daily accrual (on advance)        :                       ║
  4220.                   ║       Interest error due to dates       :                       ║
  4221.                   ║                                                                 ║
  4222.                   ║                                                                 ║
  4223.                   ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4224.  
  4225.  
  4226.             To post  a principal  advance, first  check the  date of  the last update.  It
  4227.             should be  the same as  the transaction date.  This is important  because this
  4228.             transaction will change the loan balance.
  4229.  
  4230.             If  a principal  advance is  posted on  the 20th,  and the  loan has  not been
  4231.             updated since the 10th,  the principal balance  will be increased immediately.
  4232.             Later,  when the update  from the  10th to  the 20th is  computed, it  will be
  4233.             computed on the increased balance and the interest accrual will be too large.
  4234.  
  4235.             When  you enter the transaction date, the  computer computes the days from the
  4236.             date  of the last update to the date  of the principal advance. If this number
  4237.             of days is  not zero,  the computer  will compute  the error  in the  interest
  4238.             accrual  and display  it for  you. It will  not prevent  you from  posting the
  4239.             advance regardless of the size of the error. It simply warns you.
  4240.  
  4241.             If the  error is large enough  to cause concern, do not  post the transaction.
  4242.             Press the Esc  key to return to the Main Menu.  Then update the master file to
  4243.             the  date of the  advance transaction. This  done, the number  of days will be
  4244.             zero and the error amount will be zero.
  4245.  
  4246.             If your  interest accrual rate is close to or equal to your usury
  4247.           rate  limit, posting  transactions of  this type  may  cause your
  4248.           interest accrual to be usurious. 
  4249.  
  4250.             If your interest accrual rate is close to or equal  to your usury
  4251.           rate limit, do  not post  a principal advance  if the days  since
  4252.           last update is greater than zero.
  4253.  
  4254.  
  4255.  
  4256.  
  4257.  
  4258.             64                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4259.  
  4260.  
  4261.  
  4262.  
  4263.  
  4264.             Reverse a Previous Transaction
  4265.  
  4266.             This function  reverses the  effects of  a previous  transaction. It does  not
  4267.             remove the previous  transaction from  the transaction file.  The reversal  is
  4268.             accomplished by posting a new transaction equal in size and opposite in effect
  4269.             to the original transaction.
  4270.  
  4271.             The  first  step in  reversing  a  transaction is  to  identify the  erroneous
  4272.             transaction. When the transaction reversal process  is requested,  you will be
  4273.             asked to  enter  a  customer  and loan  number.  If  the loan  is  found,  the
  4274.             transaction browse  screen will appear.  (See page 94)  From this  screen, you
  4275.             will select  the transaction you wish to reverse. This function is intended to
  4276.             reverse only payment  transactions. Escrow  transactions are  reversed on  the
  4277.             Escrow  Menu. User  defined  transactions are  reversed  on the  user  defined
  4278.             transaction screens.
  4279.  
  4280.  
  4281.  
  4282.  
  4283.  
  4284.  
  4285.  
  4286.  
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.  
  4294.  
  4295.  
  4296.  
  4297.  
  4298.  
  4299.  
  4300.  
  4301.  
  4302.  
  4303.  
  4304.  
  4305.  
  4306.  
  4307.  
  4308.  
  4309.  
  4310.  
  4311.  
  4312.  
  4313.  
  4314.  
  4315.  
  4316.  
  4317.             Loan Master, Loan Accounting System                                         65
  4318.  
  4319.  
  4320.  
  4321.  
  4322.  
  4323.             The transaction reversal screen looks like this:
  4324.  
  4325.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4326.                  ║                       Reverse the Selected Transaction                       ║
  4327.                  ║                                                                              ║
  4328.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4329.                  ║ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
  4330.                  ║ │ This is the transaction you have chosen to reverse:                      │ ║
  4331.                  ║ │                                                                          │ ║
  4332.                  ║ │ Borrower Name :  Johnson, Sam         12                                 │ ║
  4333.                  ║ │    Customer No:    12-0012-12                                            │ ║
  4334.                  ║ │        Loan No:          0001                                            │ ║
  4335.                  ║ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
  4336.                  ║ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
  4337.                  ║ │     Tran       Tran      Late Chg         Interest    Principal          │ ║
  4338.                  ║ │     Code       Date          Paid             Paid         Paid          │ ║
  4339.                  ║ │                                                                          │ ║
  4340.                  ║ │        0   05/01/90          0.00            97.58       215.52          │ ║
  4341.                  ║ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
  4342.                  ║                                                                              ║
  4343.                  ║                                                                              ║
  4344.                  ║                                                                              ║
  4345.                  ║                                                                              ║
  4346.                  ║                                                                              ║
  4347.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4348.                  ║                                                 Reverse this Transaction  N  ║
  4349.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4350.  
  4351.             This is a display only screen. You cannot change any data on this  screen. The
  4352.             only response this  screen will accept is  "Y"es, reverse the  transaction, or
  4353.             "N"o, don't reverse it.
  4354.  
  4355.             If you respond "Y", the reversal transaction will be posted to the transaction
  4356.             file and  the master file will be updated. These  fields in the loan file will
  4357.             be modified:
  4358.  
  4359.                         cur_bal     
  4360.                         prin_due   
  4361.                         int_accrd   
  4362.                         int_due
  4363.                         int_paid
  4364.                         int_ytd
  4365.                         lc_due
  4366.                         lc_paid
  4367.                         lc_ytd
  4368.                         pmts_paid
  4369.  
  4370.             (See page 135 for detailed descriptions of these fields.)
  4371.  
  4372.  
  4373.  
  4374.  
  4375.  
  4376.             66                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4377.  
  4378.  
  4379.  
  4380.  
  4381.  
  4382.             NOTE:
  4383.  
  4384.             There  will be  an error  in accrued  interest  due to  the difference  in the
  4385.             principal  balance during the time the erroneous transaction was not reversed.
  4386.             This error is NOT corrected by the reversal process. For example:
  4387.  
  4388.             A transaction for 55.00 principal, and 150.00 interest is posted  to the wrong
  4389.             account. Sixty days later, it is reversed. During that sixty days the reported
  4390.             current balance  was 55.00 too low. At 10%,  the interest accrued on this loan
  4391.             was $0.9041 less than it should have been. The current  reversal function does
  4392.             not  correct this  error because  it must  make the  assumption that  no other
  4393.             errors occurred and that nothing else changed during that period.
  4394.  
  4395.  
  4396.  
  4397.             Browse the Transaction File
  4398.  
  4399.             The browse function allows the loan records to be displayed on the screen in a
  4400.             spread  sheet format,  one transaction  per  line with  the  fields listed  in
  4401.             parallel columns. Refer to the section on browse screens. It is titled "Browse
  4402.             Screens" and is found on page  94.
  4403.  
  4404.             Return Check Charge
  4405.  
  4406.             Many  businesses, lenders  included, assess  a service  charge for  handling a
  4407.             returned check. This menu function works  exactly like the user defined fields
  4408.             and allows you to record penalties charged for returned checks. 
  4409.  
  4410.             If you like,  you can use the Set Program Options  function to change the name
  4411.             from returned check charge  to anything you like (up to  18 characters).  This
  4412.             option allows you to define a third user defined data field if you give up the
  4413.             returned check charge.
  4414.  
  4415.  
  4416.  
  4417.             Escrow Payments and Disbursements
  4418.  
  4419.             The  Escrow Payments and  Disbursements option  displays a  menu of   possible
  4420.             escrow related options.
  4421.  
  4422.             1)    Post an Escrow Deposit
  4423.             2)    Reverse an Escrow Deposit
  4424.             3)    Post an Escrow Disbursement
  4425.             4)    Reverse an Escrow Disbursement
  4426.  
  4427.  
  4428.             The  escrow posting screen allows only the entry of the date and the amount of
  4429.             the  transaction.  Transaction codes  are assigned  by  the program.  When the
  4430.             cursor rests on the "N" pressing a "Y" will accept the transaction. The Escape
  4431.  
  4432.  
  4433.  
  4434.  
  4435.             Loan Master, Loan Accounting System                                         67
  4436.  
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.  
  4441.             key will  return to the prior  menu without saving the  transaction. Any other
  4442.             key will remain in the edit mode.
  4443.  
  4444.  
  4445.  
  4446.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4447.                  ║                            Post an Escrow deposit                            ║
  4448.                  ║       Cust:   12-0012-12  Loan:         0001  Johnson, Sam         12        ║
  4449.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4450.                  ║                                                                              ║
  4451.                  ║             Date of last update               :        01/15/91              ║
  4452.                  ║             Current loan balance              :        9,703.40              ║
  4453.                  ║             Current Escrow Balance            :            0.00              ║
  4454.                  ║             Escrow payment amount due         :            0.00              ║
  4455.                  ║                                                                              ║
  4456.                  ║                                                                              ║
  4457.                  ║             Loan payment due for (date)       :        01/19/91              ║
  4458.                  ║                                                                              ║
  4459.                  ║                                                                              ║
  4460.                  ║             Enter the date of the transaction :        10/27/92              ║
  4461.                  ║             Enter the Escrow deposit amount   :            0.00              ║
  4462.                  ║                                                                              ║
  4463.                  ║                                                                              ║
  4464.                  ║                                                                              ║
  4465.                  ║                                                                              ║
  4466.                  ║                                                               N              ║
  4467.                  ║                                                                              ║
  4468.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4469.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  4470.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4471.  
  4472.             The escrow payment screens are all very similar so only one will be shown.
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493.  
  4494.             68                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4495.  
  4496.  
  4497.  
  4498.  
  4499.  
  4500.             Screen Reports Function
  4501.  
  4502.             Loan Statement (History)
  4503.  
  4504.             This function displays all transactions stored in the transaction file for the
  4505.             requested  loan. The display looks  somewhat like an  amortization schedule or
  4506.             ledger card.
  4507.  
  4508.             When you  have selected a  loan, the  program reads the  transaction file  and
  4509.             sorts  it into  order  by transaction  date and  loan numbers  so that  it can
  4510.             display only  the transactions in  order by date  for the loan  you requested.
  4511.             This may cause a delay  from one to several seconds depending on  the speed of
  4512.             your machine.
  4513.  
  4514.             When the screen is  full, approximately twelve transactions, the  display will
  4515.             stop and wait for you to view the screen. To  display additional transactions,
  4516.             if there are any,  press the return key.
  4517.  
  4518.             Pressing  the return key does  two things. It  backs up   two transactions and
  4519.             then  displays twelve  more. This  is done  to give  some continuity  from one
  4520.             screen to the next.
  4521.  
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.             Loan Master, Loan Accounting System                                         69
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.  
  4559.             Utility Menu Functions
  4560.  
  4561.  
  4562.             Reindex All Files
  4563.  
  4564.             Occasionally  it is good  practice to build  new index files.  Index files may
  4565.             become damaged  through interrupted or incomplete  operations, power failures,
  4566.             turning off the computer, etc.
  4567.  
  4568.             The most common symptom of  a damaged index file is that you will  not be able
  4569.             to get addresses  on your notices. Other symptoms include  inability to find a
  4570.             loan you know exists, or asking for a loan by number and getting a loan with a
  4571.             different number.
  4572.  
  4573.             If you  experience any such symptoms, select the utility option to reindex all
  4574.             files.
  4575.  
  4576.  
  4577.             Set Program Options
  4578.  
  4579.             This function allows the user to modify some Loan Master features. 
  4580.  
  4581.  
  4582.             Update the Parameter File
  4583.  
  4584.             Updating the parameter  file is done with a  data entry screen. It  works just
  4585.             like the other data entry screens. See page 88 for details of data entry.
  4586.  
  4587.  
  4588.  
  4589.  
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.  
  4596.  
  4597.  
  4598.  
  4599.  
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.  
  4604.  
  4605.  
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.  
  4612.             70                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4613.  
  4614.  
  4615.  
  4616.  
  4617.  
  4618.             The parameter file data entry screen looks like this:
  4619.  
  4620.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4621.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  4622.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  4623.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4624.                  ║                                                                              ║
  4625.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  4626.                  ║  Address     : P.O. Box 118826                 Pre due notice at day  :    6 ║
  4627.                  ║  Address     : Carrollton,TX 75011-8826        Pmt allocation option  :    4 ║
  4628.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  4629.                  ║  Detail Accrual file : F                       Payment fraction  :    0.9400 ║
  4630.                  ║  Total Accrual file  : F                       Date file update  :  02/05/91 ║
  4631.                  ║  Four Digit year : F                                                         ║
  4632.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  4633.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  4634.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  4635.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  4636.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  4637.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  4638.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  4639.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  4640.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  4641.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  4642.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  4643.                  ║                                                                              ║
  4644.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4645.  
  4646.  
  4647.  
  4648.             The  parameter file is a data file that  stores information about how the user
  4649.             wants the system to work. The information stored in this file includes:       
  4650.                   
  4651.  
  4652.  
  4653.             Parameter File Fields
  4654.  
  4655.             Name of Owner or Servicer                                        30 characters
  4656.             Line 1 of User Address                                           24 characters
  4657.             Line 2 of User Address                                           24 characters
  4658.             Line 3 of User Address                                           24 characters
  4659.  
  4660.             The name is used as part of the header on the printed reports. When an address
  4661.             is needed, as on past due notices, this is the address used.
  4662.  
  4663.             It is good collection strategy to place your phone number in  the last line of
  4664.             the address.
  4665.  
  4666.  
  4667.             Past Due Limit                                                        2 digits
  4668.  
  4669.  
  4670.  
  4671.             Loan Master, Loan Accounting System                                         71
  4672.  
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.  
  4677.             This is number of days past the due date that a loan will be marked to produce
  4678.             a past due notice.
  4679.  
  4680.             If this field  is set to 10  (days), the loan will  receive a past due  notice
  4681.             when it becomes ten days past due.
  4682.  
  4683.  
  4684.             Will Be Due Limit                                                     2 digits
  4685.  
  4686.             This field  holds the number of  days prior to  the payment date at  which the
  4687.             loan should receive a will be due notice.
  4688.  
  4689.             If this field is set to 7, a loan with a payment due on the 20th, will receive
  4690.             a will be due notice on the 10th.
  4691.  
  4692.             Do not set this limit very high. If  a notice is received more than about 7 to
  4693.             10 days early, it will be forgotten before the due date.
  4694.  
  4695.  
  4696.             Visual Update Flag                                   True or False, Yes or No.
  4697.  
  4698.             Many of the functions which read and update the files,  have visual indicators
  4699.             which can be displayed on the screen. These indicators give  the status of and
  4700.             track the  progress of the  update. These  visual updates do  slow the  update
  4701.             process, and may be turned off.
  4702.  
  4703.             Setting this flag to  True, "T" means the visual screens will be displayed. If
  4704.             the flag is set to False, "F" they will not be displayed.
  4705.  
  4706.  
  4707.             Date Last File Update
  4708.  
  4709.             This is the date  of the most recent file  update to the master file.  On this
  4710.             date, all loans were processed. The interest and late charges were calculated,
  4711.             due and past due  dates were set. The file is ready to  print past due or will
  4712.             be due notices for this date.
  4713.  
  4714.  
  4715.             Payment Fraction
  4716.  
  4717.             Occasionally a borrower will pay the wrong amount. Perhaps the payment is late
  4718.             but the late charge is not included.
  4719.  
  4720.  
  4721.  
  4722.  
  4723.  
  4724.  
  4725.  
  4726.  
  4727.  
  4728.  
  4729.  
  4730.             72                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4731.  
  4732.  
  4733.  
  4734.  
  4735.  
  4736.             If the  borrower  pays 99%  of  the payment  amount due,  should  the loan  be
  4737.             considered past due or current?
  4738.  
  4739.             This fraction tells the computer to credit the loan with a full payment if the
  4740.             payment amount posted is greater than  or equal to this payment fraction. This
  4741.             does not mean to decrease the  balance by more than was actually received.  It
  4742.             does mean to consider the current monthly payment requirement to be met and to
  4743.             advance the calendar to show the next payment due next month.
  4744.  
  4745.             If this fraction is set to 0.98, and the loan payment is $100.00, a payment of
  4746.             $98.00  will advance  the  maturity indicator  to  show the  note  to be  paid
  4747.             current. A  payment of $97.99  or less will leave  the loan status  unpaid for
  4748.             this month.
  4749.  
  4750.             Payment Allocation Option
  4751.  
  4752.             This option allows the user to specify how a normal payment is to be allocated
  4753.             to interest and principal.
  4754.  
  4755.             Loan Master knows the normal  payment amount. It assume the payment  will be a
  4756.             normal payment and allocates  that payment amount to interest,  principal, and
  4757.             late charge according to your choice of several preset rules.
  4758.  
  4759.             Note:
  4760.  
  4761.             Most payment allocation options work properly only if the interest computation
  4762.             basis = 360 or 365. They do not work as stated if interest basis = 12.
  4763.  
  4764.             See options 4 and 5 for loans with interest basis = 12.
  4765.  
  4766.             The payment allocation options are:
  4767.  
  4768.  
  4769.             Option            Description:
  4770.  
  4771.             0                 Assume normal payment amount is  received. If a late  charge
  4772.                               is  due,  collect  it.  Next collect  any  interest  accrued
  4773.                               through the  date of last update. Apply any remaining amount
  4774.                               to  principal. Interest basis must  be 360 of  365. Does not
  4775.                               work for interest basis 12.
  4776.  
  4777.             1                 Assume  the  normal  payment  amount is  paid.  Ignore  late
  4778.                               charges.  Take all  interest accrued  through the  date last
  4779.                               update. Apply any remaining amount to the principal payment.
  4780.                               Interest  basis  must  be 360  of  365.  Does  not work  for
  4781.                               interest basis 12.
  4782.  
  4783.  
  4784.             2                 Assume the normal payment amount is received. If the payment
  4785.                               is early,  compute interest due  as of  the regular  payment
  4786.  
  4787.  
  4788.  
  4789.             Loan Master, Loan Accounting System                                         73
  4790.  
  4791.  
  4792.  
  4793.  
  4794.  
  4795.                               date. If the  payment is late,  charge the interest  accrued
  4796.                               through  the date  of last  update. Do  not give  credit for
  4797.                               early payment in the interest  calculation. If a late charge
  4798.                               is due, ignore it. Does not work for interest basis = 12.
  4799.  
  4800.             3                 Assume the normal payment amount is received. If the payment
  4801.                               is early,  compute interest  due as  of the regular  payment
  4802.                               date. If  the payment is  late, charge the  interest accrued
  4803.                               through  the date  of last  update. Do  not give  credit for
  4804.                               early payment in the interest calculation. If a late  charge
  4805.                               is due, collect it.Interest  basis must be 360 of  365. Does
  4806.                               not work for interest basis 12.
  4807.  
  4808.             4                 Assume regular payment amount is received. Take interest due
  4809.                               today. If the  payment is late, take the interest  due as of
  4810.                               the most recent payment  date. If the payment is  early, and
  4811.                               basis  =  360 or  365,  take interest  due  as  of the  next
  4812.                               scheduled payment date. Collect  any late charges due. Apply
  4813.                               the remainder if any to the principal. 
  4814.  
  4815.                               This option works for interest basis 12.
  4816.  
  4817.  
  4818.             5                 Assume regular payment amount is received. Take interest due
  4819.                               today.  If the payment is late, take  the interest due as of
  4820.                               the most recent payment  date. If the payment is  early, and
  4821.                               basis =  360  or 365,  take  interest  due as  of  the  next
  4822.                               scheduled payment date. Do not collect any late charges due.
  4823.                               Apply the remainder if any to the principal. 
  4824.  
  4825.                               This option works for interest basis 12.
  4826.  
  4827.  
  4828.             Detail Accrual File
  4829.  
  4830.             If this option is set to true "T", the program will record all accrual details
  4831.             for every loan, every day.
  4832.  
  4833.             Every day,  for each  loan in the  master file,  the program  will record  the
  4834.             dollar amount of the  daily accrual and the  dollar amount of any late  charge
  4835.             accrual. 
  4836.  
  4837.             The entries for each day are added to the  file. No data is ever deleted. This
  4838.             file  is used  by  users for  creating  detailed accrual  reports for  accrual
  4839.             accounting. The name of the file is lmaccrue.dbf.
  4840.  
  4841.             This file quickly grows very large. Do not turn it on unless you use it. 
  4842.  
  4843.  
  4844.  
  4845.  
  4846.  
  4847.  
  4848.             74                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4849.  
  4850.  
  4851.  
  4852.  
  4853.  
  4854.             Daily Accrual Totals File
  4855.  
  4856.             If this  option is set to  true "T", the  program will record the  daily total
  4857.             accrual figures for interest and late charges accrued to a disk file. The name
  4858.             of the file is lmtaccr.dbf.
  4859.  
  4860.             This file  store daily totals. One  daily total each day  for interest accrual
  4861.             and late charge accrual. 
  4862.  
  4863.             The entries for each day are added to the  file. No data is ever deleted. This
  4864.             file  is used  by  users for  creating  detailed accrual  reports for  accrual
  4865.             accounting. The name of the file is lmaccrue.dbf.
  4866.  
  4867.             This file slowly grows very large. Do not turn it on unless you use it. 
  4868.  
  4869.  
  4870.             Four Digit Year
  4871.  
  4872.             If this field is set to True, "T", all data entry fields requesting dates will
  4873.             require the entry of a four digit year. eg.
  4874.  
  4875.             06-15-2001
  4876.  
  4877.             Loan Master now assumes  that any two digit year  less than 50 is in  the next
  4878.             century. If you enter a two digit year of 12, eg 07-01-12, Loan Master assumes
  4879.             this is July  first, 2012.  If you want  to be  certain you can  see all  four
  4880.             digits by setting this option to "T".
  4881.  
  4882.  
  4883.  
  4884.             User Defined Parameter Fields
  4885.  
  4886.             Loan  Master provides  several  user defined  fields. The  user may  store any
  4887.             needed information in these fields. 
  4888.  
  4889.             Three numeric fields allow  actual posting of debits and credits. These fields
  4890.             store cumulative totals  for the life of the  loan and for year to  date. This
  4891.             actually requires six fields, one for the cumulative total and another for the
  4892.             year to date total  for each of the three  items. The year to date  totals are
  4893.             cleared, reset to zero, by the year end processing.
  4894.  
  4895.             Six  numeric fields allow maintaining numeric information. These fields may be
  4896.             changed only through the maintenance screen and  no calculations are done. The
  4897.             user must  determine the correct contents  of the field and  enter that amount
  4898.             from the keyboard.  These fields may  be used by the report writer. The report
  4899.             writer can  perform calculations on the  contents of these  fields and display
  4900.             the results on a report.
  4901.  
  4902.  
  4903.  
  4904.  
  4905.  
  4906.  
  4907.             Loan Master, Loan Accounting System                                         75
  4908.  
  4909.  
  4910.  
  4911.  
  4912.  
  4913.             Names of User Defined Fields
  4914.  
  4915.             Loan Master  allows users  a certain  amount of  flexibility to customize  the
  4916.             program  for individual  needs. This  functionality is  optional. You  are not
  4917.             required to use  these fields in any manner.  If  you do use them, nothing you
  4918.             place in them will have any effect on any built in Loan Master function.
  4919.  
  4920.             The user can assign any name (up to 18 characters in length) to these fields.
  4921.  
  4922.  
  4923.             The user defined fields are
  4924.  
  4925.             NAMEUSER1         18 characters
  4926.             NAMEU1YTD         18 characters
  4927.  
  4928.             Name of user defined field 1 and its year to date accumulator
  4929.  
  4930.  
  4931.             NAMEUSER2         18 characters
  4932.             NAMEU2YTD         18 characters
  4933.  
  4934.             Name of user field 2 and its year to date accumulator.
  4935.  
  4936.  
  4937.             NAMEPEN1          18 characters
  4938.             NAMEPEN1YT        18 characters
  4939.  
  4940.             Name of the penalty field and its year to date accumulator
  4941.  
  4942.  
  4943.             NAMENUM1          18 characters
  4944.             NAMENUM2          18 characters
  4945.             NAMENUM3          18 characters
  4946.             NAMENUM4          18 characters
  4947.             NAMENUM5          18 characters
  4948.             NAMENUM6          18 characters
  4949.  
  4950.             Names of the six user defined numeric fields
  4951.  
  4952.  
  4953.             NAMEALPH1
  4954.             NAMEALPH2
  4955.  
  4956.             Names of the two user defined alpha fields
  4957.  
  4958.             NAMEUSRSCR 
  4959.  
  4960.             Name of the data entry screen which updates the user defined fields
  4961.  
  4962.  
  4963.  
  4964.  
  4965.  
  4966.             76                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4967.  
  4968.  
  4969.  
  4970.  
  4971.  
  4972.             Custom Help Messages is On/Off 
  4973.  
  4974.             When custom help messages  is turned on, the user is allowed  to edit the help
  4975.             screens.
  4976.  
  4977.  
  4978.             Set the Path to the Data Files
  4979.  
  4980.             See page 7 for a discussion of data paths.
  4981.  
  4982.  
  4983.             Clean Up the Data Files
  4984.  
  4985.             This  function creates a new data file  from the existing data file. It copies
  4986.             all records that have not been  marked to delete. It checks loan  and customer
  4987.             numbers to  see that they have  been properly justified. It  deletes any loans
  4988.             that are blank or otherwise invalid. It will not delete a loan with a balance.
  4989.  
  4990.             This function  should be used daily  by new users.   After becoming proficient
  4991.             with  the program, it should  be run weekly. For users  who update only once a
  4992.             month, monthly is adequate.
  4993.  
  4994.  
  4995.  
  4996.             Display System Status
  4997.  
  4998.             The system status screen  displays information about the current  condition of
  4999.             the system. The following items may indicate problems:
  5000.  
  5001.             If the number of file handles less than six or eight, the program is in danger
  5002.             of crashing if the user attempts anything more than simple data lookups.
  5003.  
  5004.             If  the KB Memory  free is less  than 50 (thousand  bytes), the program  is in
  5005.             danger of crashing with a memory error.
  5006.  
  5007.             If  memory is a problem,  you must free  up memory in your  lower 640K region.
  5008.             This is  a DOS problem,  not a Loan Master  Problem. If your  machine has less
  5009.             than 640 K, additional memory will help. Otherwise, reconfiguration is needed.
  5010.  
  5011.             Instructions on reconfiguring DOS are not with in the scope of this manual.
  5012.  
  5013.  
  5014.  
  5015.             WordPerfect Merge File
  5016.  
  5017.             Loan Master will create a text file containing most of  the information stored
  5018.             in its  data files in a  WordPerfect merge file format.  WordPerfect can merge
  5019.             the information  from this file into  its document files. This  feature may be
  5020.             used  for personalized form letters,  custom notices, special  reports, or any
  5021.             other function supported by WordPerfect.
  5022.  
  5023.  
  5024.  
  5025.             Loan Master, Loan Accounting System                                         77
  5026.  
  5027.  
  5028.  
  5029.  
  5030.  
  5031.             To create the merge file, select utilities from the main menu, then select the
  5032.             merge file option from the utilities  menu. The process will take from several
  5033.             seconds to  several minutes depending on  the size of your  loan portfolio and
  5034.             the speed of your computer.
  5035.  
  5036.             The  merge  file will  be  created  in the  Loan  Master  directory and  named
  5037.             LMLOAN.WPM.   It will  be almost as large  as all your  Loan Master data files
  5038.             combined. Remember to delete it when you are finished with it.
  5039.  
  5040.             Each time you create a  merge file, the old file, if you have  not deleted it,
  5041.             will be replaced  by the new file. The contents of  the old file will be lost.
  5042.             If you  want to keep  the old file,   be sure to  copy it to  another location
  5043.             before creating a new one.
  5044.  
  5045.             This  manual will not  attempt to teach  you how to use  the WordPerfect merge
  5046.             feature. This feature is very powerful and flexible. It can be as simple or as
  5047.             complicated as you want. Refer to the WordPerfect manual for details.
  5048.  
  5049.             WordPerfect, during a  merge operation, identifies the data it will merge into
  5050.             its  document file  by  records and  fields. Fields  are  identified by  field
  5051.             numbers.  In  the merge  file, each  loan occupies  one  record. Each  item of
  5052.             information for each loan occupies one field within that record.
  5053.  
  5054.             The merge  file contains one  record for  each loan. Each  record contains  53
  5055.             fields or items of information about one loan.
  5056.  
  5057.             The Field Numbers and Their Contents Are:
  5058.  
  5059.             WordPerfect       Loan Master Description of Data
  5060.             Merge Field       Field Name
  5061.  
  5062.             Data from the Loan Master Loan Edit Screens:
  5063.             {FIELD}1~               cust_no     Customer number
  5064.             {FIELD}2~               loan_no     Loan Number
  5065.             {FIELD}3~               cust_name   Customer name
  5066.             {FIELD}4~               maker1      Maker 1
  5067.             {FIELD}5~               maker2      Maker 2
  5068.             {FIELD}6~               maker3      Maker 3
  5069.             {FIELD}7~               maker4      Maker 4
  5070.             {FIELD}8~               comment1    First comment line
  5071.             {FIELD}9~               comment2    Second comment line
  5072.  
  5073.             Data from the User Defined Screen:
  5074.             {FIELD}10~        alpha1      First user alpha field
  5075.             {FIELD}11~        alpha2      Second user alpha field
  5076.  
  5077.             Data from the Customer Information System:
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.             78                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5085.  
  5086.  
  5087.  
  5088.  
  5089.  
  5090.             {FIELD}12~        custname    Customer company name
  5091.             {FIELD}13~        lastname    Customer last name
  5092.             {FIELD}14~        firstname   Customer first name
  5093.             {FIELD}15~        minitial    Customer middle initial
  5094.             {FIELD}16~        title Title of address
  5095.             {FIELD}17~        taxpayer    Tax payer or SS No
  5096.             {FIELD}18~        addrsline1  Line one of address
  5097.             {FIELD}19~        addrsline2  Line two of address
  5098.             {FIELD}20~        city  City
  5099.             {FIELD}21~        state State
  5100.             {FIELD}22~        postalcode  Zip code
  5101.             {FIELD}23~        telephone   Telephone number (1)
  5102.             {FIELD}24~        phoneext    Telephone extension (1)
  5103.             {FIELD}25~        location    Telephone location comment (1)
  5104.             {FIELD}26~        comment     Telephone comment       (1)
  5105.  
  5106.             Numeric Data from the Loan File:
  5107.             {FIELD}27~        org_amt     Original amount
  5108.             {FIELD}28               cur_bal     Current Balance
  5109.             {FIELD}29               pmt_amt_rg  Regularly scheduled payment amount
  5110.             {FIELD}30~        pmt_amt_fn  Final scheduled payment amount
  5111.             {FIELD}31~        rate_cur    Current interest rate
  5112.             {FIELD}32~        n0_pmts     Number of payments required
  5113.             {FIELD}33~        int_accrd   Interest accrued and unpaid (2)
  5114.             {FIELD}34~        int_due     Interest due and unpaid       (2)
  5115.             {FIELD}35~        int_ytd     Interest paid year to date
  5116.             {FIELD}36~        prin_due    Principal due and unpaid     (2)
  5117.             {FIELD}37~        lc_due      Late charge due and unpaid (2)
  5118.             {FIELD}38~        lc_ytd      Late charges paid year to date
  5119.             {FIELD}39~        penalty     User defined penalty paid
  5120.             {FIELD}40~        penaltyytd  User defined penalty paid ytd
  5121.             {FIELD}41~        user1 User defined field number 1
  5122.             {FIELD}42~        user1ytd    User field one, year to date
  5123.             {FIELD}43~        user2 User defined field number 2
  5124.             {FIELD}44~        user2 YTD   User field one ytd
  5125.             {FIELD}45~        numeric1    User numeric storage number 1
  5126.             {FIELD}46~        numeric2    User numeric storage number 2
  5127.             {FIELD}47~        numeric3    User numeric storage number 3
  5128.             {FIELD}48~        numeric4    User numeric storage number 4
  5129.             {FIELD}49~        numeric5    User numeric storage number 5
  5130.             {FIELD}50~        numeric6    User numeric storage number 6
  5131.             {FIELD}51~        (computed)  Loan payoff = 
  5132.                                     current balance  + 
  5133.                                     interest accrued + 
  5134.                                     late charges due
  5135.             {FIELD}52~        (computed)  Days past due = 
  5136.                                     Date last update -
  5137.                                     Date due for
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.             Loan Master, Loan Accounting System                                         79
  5144.  
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.  
  5149.             Date Data From the Loan File:
  5150.             {FIELD}53~        date_note   Original contract date
  5151.             {FIELD}54~        date_first  Date first scheduled payment
  5152.             {FIELD}55~        date_noint  No interest until this date
  5153.             {FIELD}56~        date_next   Next scheduled payment date
  5154.             {FIELD}57~        date_due    Scheduled date of next payment to be received.
  5155.                                           (Do not make assumptions about this date. If you
  5156.                                           are not sure what it means, see the field
  5157.                                           definitions section of the manual.)
  5158.             {FIELD}58~        date_upd    This loan has been updated only through this
  5159.                                           date. If this date is not today, the data is not
  5160.                                           current.
  5161.  
  5162.  
  5163.             (1)   The Customer  Information System allows unlimited  telephone numbers for
  5164.                   each borrower.  The  WordPerfect  merge system  does  not  support  this
  5165.                   feature. Only the  first telephone number  will be placed  in the  merge
  5166.                   file.
  5167.  
  5168.             (2)   The merge file will contain the information currently stored in the loan
  5169.                   file. If the file has not been updated, the  data in the merge file will
  5170.                   not be current.
  5171.  
  5172.  
  5173.             Merging the Data
  5174.  
  5175.             To accomplish the merge in WordPerfect (5.1 DOS):
  5176.  
  5177.                   Press Ctrl-F9 (Merge/Sort)
  5178.  
  5179.                   Select 1 (Merge)
  5180.  
  5181.                   Primary file:(enter your file name)
  5182.  
  5183.                   Secondary file: lmloan.wpm
  5184.  
  5185.  
  5186.             You will see a WordPerfect screen that looks like this:
  5187.  
  5188.                   Merge: DOS Text File
  5189.  
  5190.                   1 - Field Delimiters    - Begin
  5191.                                     - End       ,
  5192.  
  5193.                   2 - Record Delimiters   - Begin
  5194.                                     - End       [CR]
  5195.  
  5196.                   Selection: 0
  5197.  
  5198.  
  5199.  
  5200.  
  5201.  
  5202.             80                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5203.  
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.             You must modify this screen to look like the following example.
  5209.  
  5210.             This  operation  is  a  little  tricky,  but  may  be  accomplished  by  these
  5211.             keystrokes:
  5212.  
  5213.             F ; Down ; Enter ; Down ; R ; Down ; Ctrl-L ; Down ; F7
  5214.  
  5215.             Press the keys  between the semicolons. Do not enter  the semicolons. The [LF]
  5216.             code  is  generated by  the  Enter  key. The  [FF]  Code is  generated  by the
  5217.             Control+L key.
  5218.  
  5219.  
  5220.                   Merge: DOS Text File
  5221.  
  5222.                   1 - Field Delimiters    - Begin
  5223.                                     - End       [LF]
  5224.  
  5225.                   2 - Record Delimiters   - Begin
  5226.                                     - End       [FF]
  5227.  
  5228.  
  5229.                   Selection: 0
  5230.  
  5231.  
  5232.  
  5233.             The Filter Expression
  5234.  
  5235.             A filter expression allows the selection of a subset of all loans to be placed
  5236.             in the merge file. For example:
  5237.  
  5238.                   All loans with balances greater than $5,000.00.
  5239.  
  5240.                   All loans originated after June 30, 1991
  5241.  
  5242.                   All loans with user defined field 4 set to 99.
  5243.  
  5244.                   All loans more than 9 days past due.
  5245.  
  5246.             Loan Master filter expressions must conform to the rules allowed by DBASE III.
  5247.             For  complete details,  refer  to a  DBASE  III programming  manual.  Many are
  5248.             available at any book store.
  5249.  
  5250.             Comparisons may be made on any Loan Master field, whether or not it is located
  5251.             in the merge file. Merge file fields are listed above. See  the manual section
  5252.             on data field specifications for other fields available.
  5253.  
  5254.             Example Filter Expressions:
  5255.  
  5256.             All loans with balance greater than 10,000.00
  5257.  
  5258.  
  5259.  
  5260.  
  5261.             Loan Master, Loan Accounting System                                         81
  5262.  
  5263.  
  5264.  
  5265.  
  5266.  
  5267.                   cur_bal > 10000
  5268.                   (Do not use "$" or commas in numbers.)
  5269.  
  5270.             All loans with user numeric field 4 = 99
  5271.  
  5272.                   numeric4 = 99
  5273.  
  5274.             All loans past due
  5275.  
  5276.                   date_upd - date_due > 0
  5277.  
  5278.             All loans 10 days or more past due
  5279.  
  5280.                   date_upd - date_due > 9
  5281.  
  5282.  
  5283.             You  may  use multiple  comparisons  by following  DBASE  III rules.  Only one
  5284.             example  will be given. See a DBASE III  book for more detail. Read about "SET
  5285.             FILTER" and about "Logical Operators" or "Boolean Operators".
  5286.  
  5287.             Select all loans with balances greater than 10,000.00 and greater than 10 days
  5288.             past due.
  5289.  
  5290.                   (date_upd - date_due > 0) .and. (cur_bal > 10000)
  5291.  
  5292.             The  "."s are  required.  The "()"  are  not always  required  but are  always
  5293.             recommended. They break the comparison up in to logical pieces.
  5294.  
  5295.  
  5296.             The Merge File Structure
  5297.             Using Other Word Processors
  5298.  
  5299.             The merge file is an ASCII text file.  Fields are delimited by Carriage Return
  5300.             + Line Feed. The decimal ASCII codes for these characters are 13, and 10.
  5301.  
  5302.             The records are separated by Form Feed characters, decimal ASCII code 12.
  5303.  
  5304.             You  may look  at this  file with the  DOS 5  Edit program  or with  any other
  5305.             program that  will not change its ASCII nature. Most word processors will read
  5306.             and display the file  but will modify its  content when  it is saved. If  you
  5307.           use a word processor to look at it, do not modify it or save it.
  5308.  
  5309.  
  5310.  
  5311.  
  5312.  
  5313.  
  5314.  
  5315.  
  5316.  
  5317.  
  5318.  
  5319.  
  5320.             82                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5321.  
  5322.  
  5323.  
  5324.  
  5325.  
  5326.             Report Menu Functions
  5327.  
  5328.  
  5329.             All   printed reports are selected from  this menu.  Some  of the options from
  5330.             this menu display  menus of additional reports.
  5331.  
  5332.  
  5333.             Print Trial Balance
  5334.  
  5335.             The trial balance report list all loans.  Totals are accumulated for important
  5336.             dollar amounts like current balance, interest accrued etc.
  5337.  
  5338.             This  report is used for balancing the  loan portfolio with the general ledger
  5339.             or for quick look ups when the computer is off, etc. 
  5340.  
  5341.             Print Past Due Report
  5342.  
  5343.             The past due report lists all loans that are past due. This report is used for
  5344.             collections  efforts and  auditing.  It lists  all  dollar amounts  and  dates
  5345.             related to the past due status of the loan.
  5346.  
  5347.  
  5348.             Print Past Due Notices
  5349.  
  5350.             This function  is not a  single report but a  series of reports  (notices) for
  5351.             each  past due loan. The notice lists the borrower, and the status of the loan
  5352.             along  with  a  message  informing  the borrower  the  loan  is  past  due and
  5353.             requesting payment.
  5354.  
  5355.  
  5356.             Print Will Be Due Notices
  5357.  
  5358.             Will be  due notices, sometimes  called payment  billings are  notices to  the
  5359.             borrower before  the due date  of each payment.   They remind  each borrower a
  5360.             payment  will be due soon.   The borrower should  receive this notice not more
  5361.             than four or five days before the payment is due.
  5362.  
  5363.             In  the case  of annual  or  quarterly payments,  an earlier  notice would  be
  5364.             appropriate, perhaps 30 days early.
  5365.  
  5366.  
  5367.             Individual, Custom Past Due Notices
  5368.  
  5369.             Individualized  past due  notices are  printed one  loan at  a time  for loans
  5370.             selected by the operator.  Rather than a canned notice, the operator types the
  5371.             text, or message of the notice. The program supplies the status information.
  5372.  
  5373.  
  5374.             Print Loan Statement
  5375.  
  5376.  
  5377.  
  5378.  
  5379.             Loan Master, Loan Accounting System                                         83
  5380.  
  5381.  
  5382.  
  5383.  
  5384.  
  5385.             This function prints a statement listing the transactions for a single loan or
  5386.             a range of loans selected by the operator.
  5387.  
  5388.             Statements may include all transactions in the  file or a starting date may be
  5389.             specified.  Leaving the  starting  date blank,  will  result in  printing  all
  5390.             transactions in the file.
  5391.  
  5392.             The  program  reads the  transaction file,  selects  the transactions  for the
  5393.             selected  loan and  sorts them into  date order.   They are then  printed in a
  5394.             statement format.
  5395.  
  5396.             This report  prints a computed  balance.   This balance is  computed from  the
  5397.             transactions found  in the file. THIS  BALANCE WILL NOT BE  CORRECT unless the
  5398.             file contains all transactions, including the  original setup.  When a loan is
  5399.             set up on the system, the original amount is placed in the transaction file as
  5400.             a principal advance,  (negative payment amount).   If the  loan is not  set up
  5401.             properly,  the principal  payment transactions  will simply  start subtracting
  5402.             from zero.
  5403.  
  5404.             When  the statement  is printed,  the computed  balance is  compared with  the
  5405.             stored balance.  If these balances do not agree, an error message is displayed
  5406.             on the screen and a warning is printed on the statement.
  5407.  
  5408.  
  5409.             Print a Custom Report
  5410.  
  5411.             This menu selection allows the user to specify a special report defined by the
  5412.             user.   User reports  are created  and defined  by the  user using  the report
  5413.             writer. The format of these special reports is stored in a disk file.
  5414.  
  5415.             When a custom report is requested, the  user is asked for a filename. The user
  5416.             must then respond with the name of a file which contains a user defined custom
  5417.             report.  The report  specified by  the report  file will  then be  printed, or
  5418.             displayed on the screen.
  5419.  
  5420.             These files  may be created with Dbase III or any compatible database manager.
  5421.             They may also be created with the Report Writer by Bottom Line Software, Inc.
  5422.  
  5423.  
  5424.             Print Posting Totals
  5425.  
  5426.             The  posting  totals report  lists all  interest,  principal, and  late charge
  5427.             transactions posted for  a range  of dates.  Before printing  the report,  the
  5428.             operation will enter a starting and ending date. These dates are inclusive.
  5429.  
  5430.  
  5431.  
  5432.  
  5433.  
  5434.  
  5435.  
  5436.  
  5437.  
  5438.             84                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5439.  
  5440.  
  5441.  
  5442.  
  5443.  
  5444.             Print the posting totals for the month of August:
  5445.  
  5446.                   Beginning date    =  08-01-91
  5447.  
  5448.                   Ending date             =  08-31-91
  5449.  
  5450.  
  5451.  
  5452.             Print the posting totals for August tenth.
  5453.  
  5454.                   Beginning date    = 08-10-91
  5455.  
  5456.                   Ending date       = 08-10-91
  5457.  
  5458.  
  5459.             Note  that separate details  and separate totals  are listed  for positive and
  5460.             negative transactions.  A principal payment  transaction for $100.00  would be
  5461.             listed as +100.00. A principal payment reversal for $100.00 would be listed as
  5462.             -100.00.
  5463.  
  5464.  
  5465.             Print Transaction Listing
  5466.  
  5467.             The Transaction Listing report lists all transactions in the transaction file.
  5468.             It orders the transactions  by customer, then by loan, then  by date. For each
  5469.             customer,  it gives a complete  historyof all transactions  posted with annual
  5470.             totals.
  5471.  
  5472.  
  5473.             Print Accrual Report
  5474.  
  5475.             The accrual  report will list  the interest and  late charges accrued  for any
  5476.             period of time. This report uses the accrual files mentioned in the section on
  5477.             the parameter file, see page 74 for information about the accrual files.
  5478.  
  5479.  
  5480.             Year End Close Out
  5481.  
  5482.             BACK UP YOUR MASTER FILE BEFORE USING THIS FUNCTION
  5483.  
  5484.             This function is run each  year after the December  31st update and after  the
  5485.             year end interest statements have been printed.
  5486.  
  5487.             The  purpose of this function  is to reset  the year to date  totals  to zero.
  5488.             Interest paid year to  date, late charges paid year to date,  and all the user
  5489.             defined YTD fields are reset to zero.
  5490.  
  5491.             This function can be run at any time if desired. If it is NOT run at year end,
  5492.             there is no automated way to  recover the year end status of each  loan except
  5493.             to return to the year end backup file.  
  5494.  
  5495.  
  5496.  
  5497.             Loan Master, Loan Accounting System                                         85
  5498.  
  5499.  
  5500.  
  5501.  
  5502.  
  5503.  
  5504.             End of Year Interest Statements
  5505.  
  5506.             At the end of each year, before  performing the year end closeout, the program
  5507.             will, if requested, print statements  for each borrower listing the amount  of
  5508.             interest paid during the preceding year.
  5509.  
  5510.             The statement  lists other  status information such  as past due  status, late
  5511.             charge status, etc.
  5512.  
  5513.             This is not a single report, but a series of statements, one for each  loan in
  5514.             the file.  If a customer has three loans,  he will receive three statements.
  5515.  
  5516.             This statement may include or exclude the user defined YTD fields. This is the
  5517.             only  report on which  they are available.  To save them for  the file history
  5518.             without sending them to the borrower, print two reports, one with and one with
  5519.             out the user defined fields.  Keep a copy of both. If you have many borrowers,
  5520.             someone  will call and ask for another copy.  If you have only the report with
  5521.             the user defined fields, you will not be able to make a copy without them.
  5522.  
  5523.  
  5524.  
  5525.             Screen Reports Menu
  5526.  
  5527.             If a permanent paper record is not needed, it is convenient to display reports
  5528.             on the screen. Loan Master provides two on screen reports. 
  5529.  
  5530.             Two reports are  available on screen,  the Loan Transaction Statement  and the
  5531.             Totals Report.
  5532.  
  5533.  
  5534.  
  5535.             The Loan Transaction Statement 
  5536.  
  5537.             This function  prints a statement listing the transactions for a loan selected
  5538.             by the operator.
  5539.  
  5540.             The  program  reads the  transaction file,  selects  the transactions  for the
  5541.             selected loan and  sorts them into  date order.   They are  then printed in  a
  5542.             statement format.
  5543.  
  5544.             This report  prints a computed  balance.   This balance is  computed from  the
  5545.             transactions found  in the file. THIS  BALANCE WILL NOT BE  CORRECT unless the
  5546.             file contains all transactions, including the  original setup.  When a loan is
  5547.             set up on the system, the original amount is placed in the transaction file as
  5548.             a principal advance,  (negative payment amount).   If the loan  is not set  up
  5549.             properly,  the principal  payment transactions  will simply  start subtracting
  5550.             from zero.
  5551.  
  5552.  
  5553.  
  5554.  
  5555.  
  5556.             86                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5557.  
  5558.  
  5559.  
  5560.  
  5561.  
  5562.             The Totals Report
  5563.  
  5564.             This  report  reads the  loan master  file and  calculates  the totals  of all
  5565.             numeric fields and displays the totals on  screen. The Print Screen key can be
  5566.             used to print a snap shot of these totals.
  5567.  
  5568.             Some  numeric totals would not be meaningful and are therefore not calculated.
  5569.             eg. The total of the fields storing the original interest rate would not  be a
  5570.             meaningful total, so it is not calculated.
  5571.  
  5572.  
  5573.  
  5574.  
  5575.  
  5576.  
  5577.  
  5578.  
  5579.  
  5580.  
  5581.  
  5582.  
  5583.  
  5584.  
  5585.  
  5586.  
  5587.  
  5588.  
  5589.  
  5590.  
  5591.  
  5592.  
  5593.  
  5594.  
  5595.  
  5596.  
  5597.  
  5598.  
  5599.  
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.  
  5604.  
  5605.  
  5606.  
  5607.  
  5608.  
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.  
  5614.  
  5615.             Loan Master, Loan Accounting System                                         87
  5616.  
  5617.  
  5618.  
  5619.  
  5620.  
  5621.             Data Entry Screens
  5622.  
  5623.             When the program needs information from the operator, it displays a data entry
  5624.             screen.  Usually data entry screens occupy the entire screen. Occasionally, as
  5625.             in the case  of a  simple yes or  no answer,  the computer will  open a  small
  5626.             window on  the screen  and ask  "Is this  the loan  you want? Y/N".   In  this
  5627.             instance, the remainder of the screen will stay as is was before.
  5628.  
  5629.             Data entry  screens use prompts (messages, questions) to ask for data. It uses
  5630.             fields  to receive data. A field is  a specific, isolated, identified, area in
  5631.             which data is entered on the screen, stored in memory or on disk.
  5632.  
  5633.             Usually a  prompt will appear on the screen followed  by the data field to its
  5634.             immediate right. This is  not always the case. The prompt may be below, above,
  5635.             left, or right of the data field.
  5636.  
  5637.             When the prompts and  fields are printed on the screen, the  fields may or may
  5638.             not already  contain data. If the program  is building a new  record, the data
  5639.             fields will be empty.   If the operator has  asked to edit an old  record, the
  5640.             fields will contain the old data.
  5641.  
  5642.             If the  program is  asking a  question to  verify a  command you have  already
  5643.             given, or implied, the response field will contain a default answer. A default
  5644.             answer  is  the answer  the computer  will use  unless  you tell  it something
  5645.             different.  If you ask to delete loan number  33, the program will find it and
  5646.             display it on the screen. It will then  ask you, "Is this the loan you want to
  5647.             delete? Y/N". The response  field will contain a "N". "N" then, is the default
  5648.             answer.  If you  simply press  the <Return>  key, you  have answered  "N". The
  5649.             purpose for this manner of operation is to require the operator to think about
  5650.             the answer and to take a positive step, pressing "Y",  before deleting a loan.
  5651.  
  5652.  
  5653.             Data Entry Cursor Control Keys
  5654.  
  5655.             During data entry,  you will move the  cursor around the  screen and enter  or
  5656.             change data  until it is  correct. You  will use  the cursor  control keys  to
  5657.             control the movement of  the cursor.
  5658.  
  5659.             The cursor control keys are controlled by the NumLock and the Shift  keys. The
  5660.             NumLock key toggles  the numeric key  pad back and  forth between the  numeric
  5661.             mode and the cursor control mode.  
  5662.  
  5663.             The Shift key  does the same thing but on a  temporary basis. for example: You
  5664.             have  the numeric  key pad set  for cursor control.  You move the  cursor to a
  5665.             numeric entry. Next press and hold down the shift key, this action changes the
  5666.             numeric keypad to numeric entry. You now enter your number (still holding down
  5667.             the shift key) and then release the Shift key. The numeric key pad shifts back
  5668.             to cursor control.
  5669.  
  5670.  
  5671.  
  5672.  
  5673.  
  5674.             88                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5675.  
  5676.  
  5677.  
  5678.  
  5679.  
  5680.  
  5681.                                  DATA ENTRY CURSOR CONTROL KEYS
  5682.  
  5683.  
  5684.             ^ Indicates the Control key labeled  Ctrl. Thus ^LeftArrow means hold down the
  5685.             control key while pressing the Left Arrow key.
  5686.  
  5687.             This key:               Does this:
  5688.  
  5689.             Home        Move the cursor to the beginning of the current field.
  5690.  
  5691.             ^Home       Move the  cursor to  the  beginning of  the  first field  on  this
  5692.                         screen.
  5693.  
  5694.             End         Move the cursor to the last character of the current field.
  5695.  
  5696.             ^End        Move the cursor to the beginning of the last field on this page.
  5697.  
  5698.             UpArrow           Move the cursor to the previous field.
  5699.  
  5700.             DownArrow   Move the  cursor to the next field. Will not end the current input
  5701.                         screen by continuing to the next screen.
  5702.  
  5703.             RightArrow        Move the  cursor one character  to the right in  the current
  5704.                               field. 
  5705.  
  5706.             ^RightArrow       Move the cursor  to the beginning  of the next  word in  the
  5707.                               current field.
  5708.  
  5709.             LeftArrow         Move the  cursor to  the left one  character in  the current
  5710.                               field.
  5711.  
  5712.             ^LeftArrow        Move the cursor to the beginning of the current word. If  it
  5713.                               is already at the beginning, move it to the beginning of the
  5714.                               previous word.
  5715.  
  5716.             ^T                Delete from the cursor to the end of the current word.
  5717.  
  5718.             ^Y                Delete from the cursor to the end of the current field.
  5719.  
  5720.             PgUp 
  5721.             PgDn        Save  the  data on  the current  screen and  continue to  the next
  5722.                         screen.
  5723.  
  5724.             Esc         Continue to  the next screen. Do not save the changes, if any that
  5725.                         were made to the current screen.
  5726.  
  5727.             ^U                Restore the current  field to its original value.  This only
  5728.                               works before the cursor is moved out of the field.  Once the
  5729.  
  5730.  
  5731.  
  5732.  
  5733.             Loan Master, Loan Accounting System                                         89
  5734.  
  5735.  
  5736.  
  5737.  
  5738.  
  5739.                               cursor  has been moved, the only way to restore the original
  5740.                               value is to retype it.
  5741.  
  5742.             Backspace         Delete the character to the left of the cursor.
  5743.  
  5744.             Delete            Delete the character under the cursor
  5745.  
  5746.             Insert            Toggle between insert and typeover modes.
  5747.  
  5748.  
  5749.  
  5750.  
  5751.  
  5752.  
  5753.  
  5754.  
  5755.  
  5756.  
  5757.  
  5758.  
  5759.  
  5760.  
  5761.  
  5762.  
  5763.  
  5764.  
  5765.  
  5766.  
  5767.  
  5768.  
  5769.  
  5770.  
  5771.  
  5772.  
  5773.  
  5774.  
  5775.  
  5776.  
  5777.  
  5778.  
  5779.  
  5780.  
  5781.  
  5782.  
  5783.  
  5784.  
  5785.  
  5786.  
  5787.  
  5788.  
  5789.  
  5790.  
  5791.  
  5792.             90                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5793.  
  5794.  
  5795.  
  5796.  
  5797.  
  5798.             Date Screen
  5799.  
  5800.             This screen is the  first data entry screen you  see  when the program starts.
  5801.             This screen  is first  because the  date is  critical in  calculating interest
  5802.             accruals and in determining past due and maturity status.
  5803.  
  5804.  
  5805.             NOTE
  5806.  
  5807.             It is not possible to overemphasize the importance of this  date. This date is
  5808.             especially important when you are doing the example loans. If this date is set
  5809.             to the  current calendar date  when doing  the examples, results  will not  be
  5810.             correct.
  5811.  
  5812.             If you make a mistake on one of  the loan input screens, you will affect  only
  5813.             that  individual loan. If you  make a mistake on this  screen, you will affect
  5814.             every loan in the file.
  5815.  
  5816.  
  5817.             When this screen  is displayed, the computer reads the  date from its internal
  5818.             calendar and tells you what it is:
  5819.  
  5820.                   The system date is            04/04/89
  5821.  
  5822.             It then reads the date the file was last updated and tells you that date.
  5823.  
  5824.                   The last file update was       04/01/89
  5825.  
  5826.  
  5827.             You  are asked  to  verify the  date.    If your  computer's  calendar is  set
  5828.             incorrectly or not set at all, this date will not be correct.  You can set the
  5829.             date to any date you want. Normally you will set this date to the current date
  5830.             (the date of the day you are   doing the work). Occasionally, you will set  it
  5831.             to a date before the current date.
  5832.  
  5833.  
  5834.             How Is This Date Used?
  5835.  
  5836.             When the  computer starts updating the loans in the file, It computes interest
  5837.             and checks for past  due status and late  charges beginning the day after  the
  5838.             date of the last  update, and continuing  to the date you  set as the  current
  5839.             date.
  5840.  
  5841.             If you set the  current date before or equal  to the date of the  last update,
  5842.             nothing will  happen.  The  computer will  read the file  and look at  all the
  5843.             loans,  but  since the days  between the date of  last update and  the current
  5844.             date are 0 or less,  it will skip them all.
  5845.  
  5846.  
  5847.  
  5848.  
  5849.  
  5850.  
  5851.             Loan Master, Loan Accounting System                                         91
  5852.  
  5853.  
  5854.  
  5855.  
  5856.  
  5857.             New Loan Screen
  5858.  
  5859.             This screen is used only to set up a new loan. It cannot be used to set  up an
  5860.             existing loan.   Much of  the data  needed to  keep the  status of  a loan  is
  5861.             computed and changes frequently. This data is not entered when the loan is new
  5862.             but is computed later by the  computer. The computed data is not displayed  or
  5863.             entered on this screen.
  5864.  
  5865.  
  5866.             User Defined Screen
  5867.  
  5868.             This screen  is used  to enter and  display data the  user defines.  There are
  5869.             three user defined fields which can be posted, six user defined numeric fields
  5870.             and two user defined alpha fields. 
  5871.  
  5872.             The user  may assign  names to  these fields by  entering these  names in  the
  5873.             parameter file. The  names entered in the parameter file  will be displayed on
  5874.             the screen as the field names when this screen is displayed.
  5875.  
  5876.             See the section on user defined parameter fields in the section
  5877.              dealing with the parameter file. (user options)
  5878.  
  5879.  
  5880.             Loan Maintenance Screen
  5881.  
  5882.             This  screen is used to display the information about a loan on the screen. At
  5883.             your option, you may change any data that is not restricted.
  5884.  
  5885.             This  screen displays  all the  information stored  for each  individual loan,
  5886.             including the data computed by the computer during the update process.
  5887.  
  5888.             To change data on this screen, move the cursor to the field you need to change
  5889.             by pressing the up or down arrow key. The down arrow key moves the cursor down
  5890.             the left column to  the bottom and then up to the top  of the right column and
  5891.             continues  on down to  the bottom  of the  left column. The  up arrow  has the
  5892.             opposite effect.
  5893.  
  5894.             When the cursor is in the field you need to change, you can enter new data, or
  5895.             change the  old  data. See  the  section on  cursor  control and  editing  key
  5896.             functions for more detail.
  5897.  
  5898.  
  5899.             Add Transaction History Screens
  5900.  
  5901.             Loan Master  catigorizes all loans into two classes, new and existing. When an
  5902.             existing loan  is entered  into the  system, the operator  enters the  current
  5903.             balance and the system continues with  the system from the setup date forward,
  5904.             but no historical information is stored.
  5905.  
  5906.  
  5907.  
  5908.  
  5909.  
  5910.             92                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5911.  
  5912.  
  5913.  
  5914.  
  5915.  
  5916.             The  Add  History  function allows  going  back  and  entering the  historical
  5917.             information for a loan which was  originally set up as an existing  loan. This
  5918.             function is not needed for a loan which was set up as a new loan.
  5919.  
  5920.             The  Add History  funcfion  uses  the  transaction  browse  screen  to  accept
  5921.             transactions  from the operator.  Refer to page  94 for details  of the browse
  5922.             screens.
  5923.  
  5924.             Adding   history  is  a  serious  business.  It  totally  replaces  all  prior
  5925.             information about this loan. 
  5926.                
  5927.             The first transaction must  be a setup  transaction. The setup transaction  is
  5928.             the original  balance of the loan. It's transaction code  is 11. See page  156
  5929.             for a list of Loan Master transaction codes.
  5930.  
  5931.             It  is  not  necessary  to enter  the  interest  rate  when  entering histtory
  5932.             transactions. If the loan has an  adjustable rate, this feature will provide a
  5933.             convient way of recording the change dates.
  5934.  
  5935.             After the new  history is entered,  press Esc to exit  the browse screen.  The
  5936.             next screen  will show you  the results  of the history  information you  have
  5937.             entered. The New history column shows the currrent status of the loan based on
  5938.             the new  history you have  entered. The right  column shows the status  of the
  5939.             loan before you entered the new history.
  5940.  
  5941.             If the new history produced the results desired, select the option to save the
  5942.             new  history  and  modify  the  master file.  Both  the  master  file  and the
  5943.             transaction  file will  be changed to  reflect the  new transactions  you have
  5944.             entered.  NOTE: The old information is REPLACED with the new history and is no
  5945.             longer available. It cannot be retrieved. 
  5946.  
  5947.             If the  new information did  not produce the  results desired, you  may either
  5948.             revise it, or delete it. If you delete it, it is gone and the original file is
  5949.             not changed. If you revise  it, you will be offered the opportunity to save it
  5950.             when the revisions are completed.
  5951.  
  5952.  
  5953.  
  5954.  
  5955.  
  5956.  
  5957.  
  5958.  
  5959.  
  5960.  
  5961.  
  5962.  
  5963.  
  5964.  
  5965.  
  5966.  
  5967.  
  5968.  
  5969.             Loan Master, Loan Accounting System                                         93
  5970.  
  5971.  
  5972.  
  5973.  
  5974.  
  5975.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  5976.                  ║                                                                              ║
  5977.                  ║                                                                              ║
  5978.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5979.                  ║                                                                              ║
  5980.                  ║                        ----- Loan Status By -----                            ║
  5981.                  ║                        New History    Master File                            ║
  5982.                  ║    Current Balance           9703.40       9703.40                           ║
  5983.                  ║    Interest paid             2123.33       1115.60                           ║
  5984.                  ║    Interest YTD                82.97         82.78                           ║
  5985.                  ║    late Charge Paid            15.00          0.00                           ║
  5986.                  ║    late Charge YTD              0.00          0.00                           ║
  5987.                  ║                                                                              ║
  5988.                  ║                                                                              ║
  5989.                  ║              ┌─────────────────────────────────────────────────┐             ║
  5990.                  ║              │    1)  Save New History and Modify Master File. │             ║
  5991.                  ║              │    2)  Revise New History.                      │             ║
  5992.                  ║              │    3)  Abandon New History and Exit...          │             ║
  5993.                  ║              └─────────────────────────────────────────────────┘             ║
  5994.                  ║                                                                              ║
  5995.                  ║                                                                              ║
  5996.                  ║                                                                              ║
  5997.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5998.                  ║             Old data will be replaced. It cannot be recovered.               ║
  5999.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  6000.  
  6001.             Browse Screens
  6002.  
  6003.             The browse screen options allow you to browse  the data files. Each data
  6004.             record is displayed on one line across the screen. Several records are
  6005.             displayed on each screen with the fields appearing in columns.
  6006.  
  6007.  
  6008.             The browse screen looks like this:
  6009.  
  6010.  
  6011.                         ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  6012.                         │                                              Record  1 of 136    │
  6013.                         │  Customer     Loan                                               │
  6014.                         │    Number   Number  Customer Name          Maker 1               │
  6015.                         ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  6016.                         │                                                                  │
  6017.                         │        33        1  Smith, Bob             Smith, Bob            │
  6018.                         │        22        1  Jackson, Wm            Jackson, Thomas       │
  6019.                         │        22        1  Jackson, Wm            Jackson, Thomas       │
  6020.                         │                                                                  │
  6021.                         │                                                                  │
  6022.                         ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛ 
  6023.  
  6024.  
  6025.  
  6026.  
  6027.  
  6028.             94                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6029.  
  6030.  
  6031.  
  6032.  
  6033.  
  6034.             The record contains many more fields than can be displayed on the screen on a
  6035.             single line. To accomplish the goal of one loan on one line, the line scrolls
  6036.             across the screen. As you use the cursor keys to move your view to the right,
  6037.             the columns on the left side of the screen scroll off the screen to the left
  6038.             while the formerly invisible columns to the right of the screen scroll onto
  6039.             the screen from the left.
  6040.  
  6041.             You can browse either the loan master file, or the transaction file.
  6042.  
  6043.             To edit a field on the browse screen, highlight it and press the Enter key.
  6044.             The cursor will appear in the highlighted area and the data may be changed.
  6045.             Pressing the Enter key again turns off the cursor and accepts the changes. The
  6046.             browse screens do not work like the data entry screens. Please read the
  6047.             section on Browse Cursor Control Keys 
  6048.  
  6049.  
  6050.  
  6051.  
  6052.  
  6053.  
  6054.  
  6055.  
  6056.  
  6057.  
  6058.  
  6059.  
  6060.  
  6061.  
  6062.  
  6063.  
  6064.  
  6065.  
  6066.  
  6067.  
  6068.  
  6069.  
  6070.  
  6071.  
  6072.  
  6073.  
  6074.  
  6075.  
  6076.  
  6077.  
  6078.  
  6079.  
  6080.  
  6081.  
  6082.  
  6083.  
  6084.  
  6085.  
  6086.  
  6087.             Loan Master, Loan Accounting System                                         95
  6088.  
  6089.  
  6090.  
  6091.  
  6092.  
  6093.  
  6094.                                     Browse Cursor Control Keys
  6095.  
  6096.  
  6097.             This key          Does this:
  6098.  
  6099.              Up  Move the cursor up one line, (record, loan, transaction)
  6100.  
  6101.              Down      Move the cursor down one line, (record, loan, transaction)
  6102.  
  6103.              Right     Move the cursor one column (field) to the right. If the cursor is
  6104.                         in a field and the editing mode is on, move the cursor one
  6105.                         character to the right.
  6106.  
  6107.              Left      Move the cursor one column (field) to the left. If the cursor is
  6108.                         in a field and the editing mode is on, move the cursor one
  6109.                         character to the left.
  6110.  
  6111.             <Return>    Turn on the editing mode (feature) and edit the data in the
  6112.                         currently selected field. If the edit mode is already on,  quit
  6113.                         editing the current field, keep the edited field and continue on
  6114.                         the next field to the right.
  6115.  
  6116.             ^
  6117.              CtrlUp     Not used.
  6118.  
  6119.             ^
  6120.              CtrlDn     Not used.
  6121.  
  6122.             ^ 
  6123.             CtrlRight   Scroll the entire database one column to the left. (Moves the
  6124.                         cursor to the right)
  6125.  
  6126.             ^
  6127.              CtrlLeft   Scroll the entire database one column to the right. (Moves the
  6128.                         cursor to the left)
  6129.  
  6130.             PgDn  Move down one page (further into the database).
  6131.  
  6132.             PgUp  Move up one page (back towards the top of the database).
  6133.  
  6134.             ^PgUp Move to the top, first record in the database.
  6135.  
  6136.             ^PgDn Move to the bottom, last record of the database.
  6137.  
  6138.             End   Move to the right most column on the screen.
  6139.  
  6140.             Home  Move to the left most column on the screen.
  6141.  
  6142.  
  6143.  
  6144.  
  6145.  
  6146.             96                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6147.  
  6148.  
  6149.  
  6150.  
  6151.  
  6152.             ^End  Move to the last field to the right of the current record and scroll the
  6153.                   screen so that field is in the right most column of the screen.
  6154.  
  6155.             ^Home Move to the first field of the current record and place the first field
  6156.                   of each record in the left most column on the screen.
  6157.  
  6158.             Esc   Exit the browse function and return to the menu.
  6159.  
  6160.  
  6161.  
  6162.  
  6163.  
  6164.  
  6165.  
  6166.  
  6167.  
  6168.  
  6169.  
  6170.  
  6171.  
  6172.  
  6173.  
  6174.  
  6175.  
  6176.  
  6177.  
  6178.  
  6179.  
  6180.  
  6181.  
  6182.  
  6183.  
  6184.  
  6185.  
  6186.  
  6187.  
  6188.  
  6189.  
  6190.  
  6191.  
  6192.  
  6193.  
  6194.  
  6195.  
  6196.  
  6197.  
  6198.  
  6199.  
  6200.  
  6201.  
  6202.  
  6203.  
  6204.  
  6205.             Loan Master, Loan Accounting System                                         97
  6206.  
  6207.  
  6208.  
  6209.  
  6210.  
  6211.             Visual Update System
  6212.  
  6213.  
  6214.             Computers usually do things in the dark. We can't see what is going on and we
  6215.             wonder about the results.
  6216.  
  6217.             Loan Master has a visual update system that,  if turned on,  continually
  6218.             displays information about the update procedures on the screen.  These screens
  6219.             range from a very simple record counter telling which record is being updated
  6220.             to the very complex data file update screen that displays the contents of each
  6221.             field before and after the update, and optionally stops for you to inspect the
  6222.             record after each day's computations.
  6223.  
  6224.             To use this system you must turn it on.  Turning on the visual update screens
  6225.             is done through updating the parameter file. Set the visual update field to
  6226.             "T", (true).
  6227.  
  6228.             The visual update system may be turned on or off when the update is started. 
  6229.             This function slows the update function considerably.  For this reason, it can
  6230.             be turned off even when the other visual functions are on. It is seldom
  6231.             advantageous, speedwise, to turn off the visual update system on any computer
  6232.             faster than an 8088.
  6233.  
  6234.             To get acquainted with the system, turn it on when you start the update
  6235.             procedure, request the pause after each loan function.  When the update
  6236.             starts, the loan status will be displayed on the screen in the before columns. 
  6237.             The interest and status information is updated and then the new status is
  6238.             displayed in the after columns.  The screen will display the "Press any key to
  6239.             continue..." message at the bottom of the screen.  You can now inspect the
  6240.             loan status before and after the update calculations.  When you are ready,
  6241.             press the return key and the next loan will be processed.
  6242.  
  6243.             For normal operations,  you will probably want to turn this option "on" in the
  6244.             parameter file and turn it "off" for the update.  If you like, you can turn
  6245.             the update display "on" and the "pause" off. This will result in displaying
  6246.             the loan status on the screen as each loan is updated but the screen will not
  6247.             pause for inspection before updating the next loan.
  6248.  
  6249.             For a practice session with the visual update system, see the examples for
  6250.             setting up new and existing loans.
  6251.  
  6252.  
  6253.  
  6254.  
  6255.  
  6256.  
  6257.  
  6258.  
  6259.  
  6260.  
  6261.  
  6262.  
  6263.  
  6264.             98                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6265.  
  6266.  
  6267.  
  6268.  
  6269.  
  6270.             Updating the Loan File
  6271.  
  6272.             A loan earns interest every day, one day at a time. It earns interest whether
  6273.             you turn on the computer or not.  If you must keep up with very many loans, a
  6274.             payment may come due on any day of the month.  Something happens every day.
  6275.  
  6276.             Loan Master Loan Accounting software expects to keep up with an unlimited
  6277.             number of loans. It must compute interest on every loan every day and it must
  6278.             check every loan every day to see if a payment is due or if it has reached
  6279.             final maturity.  This is exactly how the loan file is updated. Every loan is
  6280.             updated every day, one day at a time.
  6281.  
  6282.             Loan Master knows that you are not going to come to the office and run the
  6283.             computer every day to update your loan file.  It must be able to keep up with
  6284.             the days you miss and "catch up".
  6285.  
  6286.  
  6287.             Verify Date Screen 
  6288.  
  6289.             In the parameter file,  the program stores the date of last file update.  When
  6290.             the Loan Master program starts, the first thing it does is read the system
  6291.             clock and the parameter file and display the current system date and the date
  6292.             of last file update. The program MUST know the date of the current update. If
  6293.             your system clock is not correct, or if you are updating for a date in the
  6294.             past, you must enter the correct current date when this screen is displayed.
  6295.  
  6296.  
  6297.             Updating the Loan File
  6298.  
  6299.             As soon as the program knows the correct date, it compares it to the date of
  6300.             last file update. It then knows how many days you have skipped.  If today's
  6301.             date is 03-20-89 and the data of last file update is 03-17-89, you have
  6302.             skipped the 18th and the 19th, two days. It needs to update for three days  to
  6303.             update through the 20th.
  6304.  
  6305.             In this case,  if you order a file update,  the program will read the entire
  6306.             file, one loan at a time, and add one days interest and check maturities for
  6307.             the 18th.  As soon as this process is finished, it will immediately be
  6308.             repeated for the 19th, and then again for the 20th.  When the process is
  6309.             finished,  the entire file will be updated current for 03-20-89.
  6310.  
  6311.  
  6312.             Catching Up
  6313.  
  6314.             Occasionally a loan for some reason  will not be updated to the same date as
  6315.             the rest of the file. One example is a new loan that is added to the file. The
  6316.             date of last file update was March 20. The new loan was closed on March 5th
  6317.             but we received it from the salesman on March 21. When we enter this loan, it
  6318.             will never have been updated. Another way of saying this is that the date of
  6319.             last update is the same as the date of the loan, or March 1.
  6320.  
  6321.  
  6322.  
  6323.             Loan Master, Loan Accounting System                                         99
  6324.  
  6325.  
  6326.  
  6327.  
  6328.  
  6329.             This loan will be entered into the data file. Its date last update will be set
  6330.             to March 1. When the file is updated, the program will detect that this loan
  6331.             is "behind". When this condition is detected, this loan will be updated
  6332.             repeatedly until it is "up to date", then the program will continue with the
  6333.             next loan in the file.
  6334.  
  6335.             If we enter this loan on March 21, and then run the March 21 update, the
  6336.             program will update the old loans only one day (March 20 to March 21). When it
  6337.             comes to the new loan, it will notice that it is "behind" and will update it
  6338.             one day at a time until its date last update is the same as the other loans in
  6339.             the file. This one day at a time method is necessary so the program can check
  6340.             for payment dates and late charges due.
  6341.  
  6342.  
  6343.             Posting Payments During the Update
  6344.  
  6345.             Today is the 21st. The last update was the 17th and you received a payment on
  6346.             the 18th. If you post the payment before the update. Credit will be given as
  6347.             of the 17th.  You will lose interest for the 18th, 19th, and 20th on the
  6348.             amount of the principal reduction.  If the payment amount is $100.00 and
  6349.             $80.00 is interest,  you will lose three days interest on 20.00, about two
  6350.             cents.
  6351.  
  6352.             On the other hand,  if you post the payment after the update, the customer
  6353.             will loose credit for the 19th and the 20th, about one and one third cents.
  6354.  
  6355.  
  6356.             Lying About the Date
  6357.  
  6358.             If you process a large number of loans,  or if the amounts are large enough to
  6359.             make the above numbers significant,  you can get it exactly right by lying to
  6360.             the computer.  This is how you do it.
  6361.  
  6362.             When you request a master file update, you are told the date of last master
  6363.             file update and asked for the date of this update.  In the above example,
  6364.             today is really the 20th but you can tell the program to update for the 18th
  6365.             and it will update only one day. You can then post the payments received on
  6366.             the 18th and then update again,  telling the program to update for the 19th.
  6367.             etc.
  6368.  
  6369.  
  6370.             Loan Master Reports
  6371.  
  6372.             The loan accounting system produces these reports:
  6373.  
  6374.  
  6375.                         Trial Balance Reports
  6376.  
  6377.                         Past Due Loans Reports
  6378.  
  6379.  
  6380.  
  6381.  
  6382.             100                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6383.  
  6384.  
  6385.  
  6386.  
  6387.  
  6388.                         Past Due Notices
  6389.  
  6390.                         Past Due Notices Custom
  6391.  
  6392.                         Will Be Due Notice (Billing Statement)
  6393.  
  6394.                         Loan Transaction Statement
  6395.  
  6396.                         Year End Interest Statement
  6397.  
  6398.  
  6399.  
  6400.             Past Due and Will Be Due
  6401.  
  6402.             The numbers on the past due report do not agree with the numbers on the will
  6403.             be due notice, Why?
  6404.  
  6405.             The past due notice gives the status of the loan as of a date in the past. 
  6406.             The date of the payment missed.
  6407.  
  6408.             The will be due notice gives the anticipated amounts due at a date in the
  6409.             future, the date the payment will be due.
  6410.  
  6411.  
  6412.             Will Be Due Notices 
  6413.  
  6414.             Always update the loan file before printing will be due notices!
  6415.  
  6416.             The Will Be Due notice lists this information. 
  6417.  
  6418.                   Date of notice
  6419.                   Date payment will be due
  6420.                   Interest due
  6421.                   Principal due
  6422.                   Late charge due
  6423.  
  6424.  
  6425.             Date of notice
  6426.  
  6427.                   The date of notice is the date the loan was last updated. This date is
  6428.                   used in case a payment has been made since that date but which has not
  6429.                   yet been posted to the account.
  6430.  
  6431.  
  6432.  
  6433.  
  6434.  
  6435.  
  6436.  
  6437.  
  6438.  
  6439.  
  6440.  
  6441.             Loan Master, Loan Accounting System                                        101
  6442.  
  6443.  
  6444.  
  6445.  
  6446.  
  6447.             Date payment will be due
  6448.  
  6449.                   This is the date the next payment will mature. The next regularly
  6450.                   scheduled payment will be due on this date.
  6451.  
  6452.  
  6453.             Interest due
  6454.  
  6455.                   This is the anticipated amount of interest due on the date of the next
  6456.                   regularly scheduled payment date. This amount includes all interest
  6457.                   accrued through the date of the notice plus the interest that will
  6458.                   accrue from the date the notice is printed to the date the payment is
  6459.                   due.
  6460.  
  6461.                   NOTE that this is ALL interest accrued and not paid as of the date of
  6462.                   the next payment.
  6463.  
  6464.  
  6465.             Principal due
  6466.  
  6467.             This is the anticipated principal that will be due on the next regularly
  6468.             scheduled payment date. This amount is calculated by taking the principal due
  6469.             amount and adding the anticipated principal component of the total payment
  6470.             amount as of the date of the next payment.
  6471.  
  6472.             EXAMPLE
  6473.  
  6474.             The payment is due in 4 days. The interest accrued as of today is $233.00, 
  6475.             four days interest is 36.00. The interest that "Will be due" in four days is
  6476.             $233.00 + 36.00 or $269.00.
  6477.  
  6478.             The principal due today is $14.00.  The payment due in four days is $300.00.
  6479.  
  6480.  
  6481.  
  6482.  
  6483.  
  6484.  
  6485.  
  6486.  
  6487.  
  6488.  
  6489.  
  6490.  
  6491.  
  6492.  
  6493.  
  6494.  
  6495.  
  6496.  
  6497.  
  6498.  
  6499.  
  6500.             102                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6501.  
  6502.  
  6503.  
  6504.  
  6505.  
  6506.             The principal due in four days will be:
  6507.  
  6508.  
  6509.                         Payment due         $300.00
  6510.                         Interest due               269.00
  6511.                         ----------------------------------------------------
  6512.                         Principal component         31.00
  6513.                         of this payment
  6514.  
  6515.  
  6516.                         Principal due now
  6517.                         from prior payments         14.00
  6518.                         ----------------------------------------------------
  6519.                         Total principal due         45.00
  6520.  
  6521.                         NOTE:
  6522.  
  6523.                         Total principal due         45.00
  6524.                         Total interest  due        269.00
  6525.                         ----------------------------------------------------
  6526.                         Total amount due     314.00
  6527.  
  6528.                         Total amount billed        314.00
  6529.  
  6530.                         Scheduled payment    300.00
  6531.  
  6532.  
  6533.             The will be due notice has billed the customer for the amount needed to bring
  6534.             the note current, not just the amount of the regularly scheduled payment.
  6535.  
  6536.             Abbreviated Billing Notices
  6537.  
  6538.             Both past and will be due notices are available in an abbreviated format in
  6539.             which only the payment amount is printed.
  6540.  
  6541.  
  6542.  
  6543.  
  6544.  
  6545.  
  6546.  
  6547.  
  6548.  
  6549.  
  6550.  
  6551.  
  6552.  
  6553.  
  6554.  
  6555.  
  6556.  
  6557.  
  6558.  
  6559.             Loan Master, Loan Accounting System                                        103
  6560.  
  6561.  
  6562.  
  6563.  
  6564.  
  6565.             Problems with Will Be Due Notices
  6566.  
  6567.  
  6568.             If you do not receive a will be due notice when you think you should, check
  6569.             the dates carefully. Use the edit screen to check the dates.
  6570.  
  6571.             A will be due, or billing notice is sent when the number of days from the date
  6572.             of last update to the date next due is less than or equal to the number of
  6573.             days specified in the parameter file for will be due notices.
  6574.  
  6575.             The will be due notice bills the customer for the amount needed to bring the
  6576.             note current, not just the amount of the regularly scheduled payment.
  6577.  
  6578.  
  6579.  
  6580.             Past Due Notices
  6581.  
  6582.             The past due notice is easier to understand then the will be due notice.  It
  6583.             lists this information:
  6584.  
  6585.                         Interest due
  6586.  
  6587.                         Principal due
  6588.  
  6589.                         Late charge due
  6590.  
  6591.             Each of these amounts comes directly from the master file with no calculations
  6592.             or assumptions or projections.
  6593.  
  6594.             The interest due is the amount of interest which has matured but has not been
  6595.             paid.  It is not the total interest accrued. See the data field definitions
  6596.             for an explanation of the difference.
  6597.  
  6598.             The principal due is the amount of principal which has matured but which has
  6599.             not been paid.
  6600.  
  6601.             The late charge due is the total of all late charges which have been assessed
  6602.             but which have not yet been paid.
  6603.  
  6604.  
  6605.             Problems with Past Due Notices
  6606.  
  6607.             Past due notices are determined by the current date. The date today. When the
  6608.             program starts, it reads the date from the computer's system clock and reports
  6609.             it. You are asked to verify it. The date you enter, or accept, in response to
  6610.             this question will be used to determine if a past due notice is printed.
  6611.  
  6612.             The days past due is defined by the program as the number of days between the
  6613.             date of the oldest payment missed and the system date entered when the program
  6614.             started.
  6615.  
  6616.  
  6617.  
  6618.             104                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6619.  
  6620.  
  6621.  
  6622.  
  6623.  
  6624.             It is important to update the file before printing past due notices. If past
  6625.             due notices are printed from an old master file, it is possible for performing
  6626.             loans to get past due notices.
  6627.  
  6628.             Controlling Notices
  6629.  
  6630.             The mail code is found on the user defined screen. This code may be used to
  6631.             control the printing of notices. The mail codes defined and their meanings
  6632.             are:
  6633.  
  6634.                   Mail        Meaning
  6635.                   Code
  6636.  
  6637.                   0           No restrictions. Print any notice that is due.
  6638.  
  6639.                   1           Print will be due notices. Do not print Past due notices
  6640.  
  6641.                   2           Print past due notices. Do not print will be due notices.
  6642.  
  6643.                   3           Print no notices.
  6644.  
  6645.  
  6646.  
  6647.             Problems with Tutorial Data
  6648.  
  6649.             If you are getting past due notices on loans which are not past due, it is
  6650.             likely that you are using an old master file (a file not updated to the
  6651.             current date) and have allowed the computer to use the current date. 
  6652.  
  6653.             When using test data and experimenting with the examples given in the manual,
  6654.             be sure the system date, (today's date) is set to a date near the date of
  6655.             update being used by your test data. To set this date, you must exit the
  6656.             program and restart it.
  6657.  
  6658.             Problems with Hardware and Software
  6659.  
  6660.             The Loan Master Loan Accounting System is a very large and complex system. It
  6661.             was designed to duplicate the functions of a bank data processing service
  6662.             bureau on a personal computer. It occasionally strains the capability of the
  6663.             machine.
  6664.  
  6665.  
  6666.             If the Program Crashes on Startup:
  6667.  
  6668.             CONFIG.SYS File
  6669.  
  6670.             With all modules installed, the Loan Master loan accounting system uses as
  6671.             many as fifty different data files. As many as twenty may be open all at the
  6672.             same time.  
  6673.  
  6674.  
  6675.  
  6676.  
  6677.             Loan Master, Loan Accounting System                                        105
  6678.  
  6679.  
  6680.  
  6681.  
  6682.  
  6683.             DOS uses a minimum of 3 files. Unless it is commanded to allow more, DOS
  6684.             allows only 8 files to be opened. Eight minus three leaves only five files
  6685.             available for Loan Master.
  6686.  
  6687.             The default DOS configuration will result in the system crashing every time
  6688.             you try to run it. You will receive a message about the config.sys file, then
  6689.             the program will return to DOS.
  6690.  
  6691.             On your boot disk,  or in the root  directory of your hard disk  C:,  you will
  6692.             find a file called  CONFIG.SYS.  Display the content of  this file on your
  6693.             screen by typing the following command: 
  6694.  
  6695.                     type d:config.sys(return)
  6696.  
  6697.  
  6698.             d: indicates the disk drive where the file is located, usually either A: or
  6699.             C:.  The colon is required.  (return) means press the return key. Do not type
  6700.             the letters "(return)".
  6701.  
  6702.                                      A>type config.sys
  6703.  
  6704.                                      files=10
  6705.                                      buffers=10
  6706.                                      device=ansi.sys
  6707.  
  6708.             The line beginning with 'files=' is the line in which we are
  6709.             interested. The number after the = must be 30 or greater. 
  6710.  
  6711.             You can use your word processing program or any text editor to change the file
  6712.             if it needs changing. If you use a word processing program, Be sure to tell
  6713.             the word processing program that the file is an ASCII text file when you load
  6714.             it and again when you save it. If this  file does  not exist on  your boot
  6715.             disk,  you must create it.
  6716.  
  6717.  
  6718.  
  6719.             Outdated Loan Master Data File
  6720.  
  6721.             The program will fail to execute if data file conversion is required but has
  6722.             not been done. A message will be printed instructing the use of the conversion
  6723.             program.
  6724.  
  6725.  
  6726.             DOS Error 4
  6727.  
  6728.             DOS error 4 indicates that the operating system, DOS, has used all the files
  6729.             it is authorized to use and has been instructed to open yet another file. It
  6730.             cannot do so.
  6731.  
  6732.  
  6733.  
  6734.  
  6735.  
  6736.             106                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6737.  
  6738.  
  6739.  
  6740.  
  6741.  
  6742.             To correct this error, it is necessary to increase the number of files
  6743.             authorized in the CONFIG.SYS file, and to set an environment variable. See
  6744.             CONFIG.SYS File (Page105)
  6745.  
  6746.             Increase the number of files in the files statement of the CONFIG.SYS by at
  6747.             least 5. If there is no files statement in the CONFIG.SYS file set it to at
  6748.             least 30. examples:
  6749.  
  6750.                   files=20          This is not enough. Change it to at least 30.
  6751.  
  6752.                   files=30          Minimum for Loan Master.
  6753.  
  6754.                   files=60          If you are on a network, files should be at least 50,
  6755.                                     in some cases 90 or more.
  6756.  
  6757.  
  6758.             Both the CONFIG.SYS file and the AUTOEXEC.BAT file are found in the root
  6759.             directory of your hard disk. If you are using a floppy system, they are in the
  6760.             root directory of the boot disk.
  6761.  
  6762.  
  6763.             DOS  Error 2
  6764.  
  6765.             DOS error 2 Indicates that the program cannot find the loan and customer data
  6766.             files. These files, and the parameter files,  must be in the startup
  6767.             directory. The startup directory is the directory where the LMMENU.EXE and
  6768.             CIMENU.EXE files are located.
  6769.  
  6770.             The location of these files can be changed using the path option on the  User
  6771.             Options Menu.
  6772.  
  6773.  
  6774.             Memory Error Messages
  6775.  
  6776.             Not Enough Memory to Run Application
  6777.  
  6778.             This is a DOS error message. It means the available base memory on your
  6779.             machine is not large enough to allow the program to start. Loan Master will
  6780.             usually run on a 512K machine using DOS 3.x or DOS 5.x if there is no
  6781.             terminate and stay resident software such as network drivers, calculators,
  6782.             Sidekick, etc. If the machine has DOS 4.0 or 4.01, a 512K machine will need
  6783.             the DOS to be specially configured for Maximum program memory and minimum
  6784.             operating system functionality. This configuration is done by the DOS 4.x
  6785.             installation program. Configuring DOS is beyond the scope of this manual.
  6786.  
  6787.  
  6788.  
  6789.  
  6790.  
  6791.  
  6792.  
  6793.  
  6794.  
  6795.             Loan Master, Loan Accounting System                                        107
  6796.  
  6797.  
  6798.  
  6799.  
  6800.  
  6801.             Customer Information System
  6802.  
  6803.  
  6804.  
  6805.             The Customer Information System stores and retrieves information about your
  6806.             customers, name, address, phone number, etc.
  6807.  
  6808.  
  6809.  
  6810.  
  6811.  
  6812.  
  6813.  
  6814.  
  6815.  
  6816.  
  6817.  
  6818.  
  6819.  
  6820.  
  6821.  
  6822.  
  6823.  
  6824.  
  6825.  
  6826.  
  6827.  
  6828.  
  6829.  
  6830.  
  6831.  
  6832.  
  6833.  
  6834.  
  6835.  
  6836.  
  6837.  
  6838.  
  6839.  
  6840.  
  6841.  
  6842.  
  6843.  
  6844.  
  6845.  
  6846.  
  6847.  
  6848.  
  6849.  
  6850.  
  6851.  
  6852.  
  6853.  
  6854.             108                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6855.  
  6856.  
  6857.  
  6858.  
  6859.  
  6860.             Customer Information Menu Operations
  6861.  
  6862.  
  6863.             A menu is a list of tasks, or functions the program can perform.  Entering a
  6864.             new customer, is a menu function.  Since one menu cannot display all the
  6865.             possible functions the system can perform, related tasks are listed together
  6866.             on menus.
  6867.  
  6868.  
  6869.             Menu Options Available
  6870.  
  6871.             The Main Menu
  6872.  
  6873.             The main menu offers these options:
  6874.  
  6875.                   1)    Find a Customer by Number.
  6876.                   2)    Find a Customer by Name.
  6877.                   3)    Show a Customer.          
  6878.                   4)    Add a New Customer.
  6879.                   5)    Add a New Address.   
  6880.                   6)    Add a New Phone Number.
  6881.                   7)    Utilities Menu.
  6882.                   8)    Edit or Delete Customers.
  6883.                   9)    Quit.
  6884.  
  6885.             The Utilities Menu
  6886.  
  6887.             The Utilities Menu offers these options:
  6888.  
  6889.                   1)    Print Mailing Labels.   
  6890.                   2)    Rebuild All Indexes.
  6891.                   3)    Custom Help Screens Are Off.  (On)
  6892.                   4)    Browse the Customer File.
  6893.                   5)    Browse the Address File.
  6894.                   6)    Browse the Phone File.
  6895.                   7)    Edit the Parameter File.
  6896.                   9)    Return to Prior Menu.
  6897.  
  6898.  
  6899.             The Edit or Delete Menu
  6900.  
  6901.             The Edit or Delete Menu offers these options:
  6902.  
  6903.                   1)    Delete a Customer.   
  6904.                   2)    Delete an Address.
  6905.                   3)    Delete a Phone Number.
  6906.                   4)    Edit  a Customer.
  6907.                   5)    Edit an Address.
  6908.                   6)    Edit a Phone Number.
  6909.                   9)    Return to Prior Menu.
  6910.  
  6911.  
  6912.  
  6913.             Loan Master, Loan Accounting System                                        109
  6914.  
  6915.  
  6916.  
  6917.  
  6918.  
  6919.  
  6920.  
  6921.  
  6922.             Find a Customer by Number
  6923.  
  6924.             The quickest way to locate a customer and display the related data on the
  6925.             screen is to use the locate by number function.  When this function is chosen,
  6926.             you will be asked to enter the customer number. When you have entered the
  6927.             number, press the return key.
  6928.  
  6929.             The computer will search the data file for a customer record with the number
  6930.             you entered. If it is found, it will immediately be displayed on the screen. 
  6931.             The cursor will be on the customer name field and will be waiting for you to
  6932.             edit (change) the record.
  6933.  
  6934.             You may edit the record, or simply view it.
  6935.  
  6936.  
  6937.             Find a Customer by Name
  6938.  
  6939.             If you select the option to find and edit a customer by name. You will be
  6940.             asked to enter the customer's name. The search method used is very broad. If
  6941.             the name or characters you enter appear anywhere in the name field, the record
  6942.             will be displayed. Upper and lower case are ignored.
  6943.  
  6944.             The name look up function will display a screen that looks like this:
  6945.  
  6946.                                       Last name    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  6947.                                       First name   ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  6948.  
  6949.  
  6950.             Customer Look Up Example:
  6951.  
  6952.             You may enter either the last name, the first name, or both names.  If you
  6953.             enter only the last name, the computer will locate and display all customers
  6954.             with that last name. A partial match will work too.  If the customer's last
  6955.             name is Smithfield and you remember the "field" but are not suer if it is
  6956.             "Smithfield", "Smythefield", or "Greenfield", just enter the "field" and you
  6957.             will find them all.
  6958.  
  6959.             If you enter the characters "Smith", (With out the quotes),
  6960.             the search will find all of the following customers:
  6961.  
  6962.                               Smith, Jack
  6963.                               SMITH, JACK
  6964.                               smith, jack
  6965.                               Smithfield, Susan
  6966.                               William T. Smith
  6967.                               James R. Goldsmith
  6968.  
  6969.  
  6970.  
  6971.  
  6972.             110                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6973.  
  6974.  
  6975.  
  6976.  
  6977.  
  6978.             The first name search works exactly the same way.
  6979.  
  6980.  
  6981.             Using Both Names
  6982.  
  6983.             When you know who you are looking for, enter both names.  If both names are
  6984.             used, the search will require a match for both the first and last names.
  6985.  
  6986.             If you enter "Smith" in the last name field and "Bob" in the first name field,
  6987.             (Without the quotes).
  6988.  
  6989.             The computer will find the following names:
  6990.  
  6991.                               Smith, Bob
  6992.                               SMITH, BOB
  6993.                               smith, bob
  6994.                               Smith, Bobby
  6995.                               Smithfield, Bobby
  6996.  
  6997.             It will not find:
  6998.  
  6999.                               Smith, Jack
  7000.                               Smythe, Jack
  7001.                               Smythe, Bob
  7002.  
  7003.  
  7004.             The search begins at the beginning of the file and continues through the file
  7005.             one record at a time. As each match is found, the customer will be displayed
  7006.             on the screen and you will be asked if this is the customer you want. You may
  7007.             respond either Y or N. No other response will be accepted.
  7008.  
  7009.             If you respond "N", the search will continue to display the next matching
  7010.             record until you respond "Y" or until there are no more customers that match.
  7011.  
  7012.             When you respond "Y", this is the customer you want, the program will continue
  7013.             with the requested operation, using the customer you just selected. If you
  7014.             told it to delete a customer it will display it, you tell it to quit searching
  7015.             and then it will ask if you want to delete it, you can answer yes or no.
  7016.  
  7017.             This is a search function. It searches the entire file. It is noticeably
  7018.             slower than using the customer number which goes directly to that customer.
  7019.  
  7020.  
  7021.  
  7022.             Add a New Customer
  7023.  
  7024.             You will first be asked for a customer number. Each customer must have a
  7025.             unique identifying number. The number may have from 1 to 12 characters and
  7026.             numbers need not be assigned in any order.
  7027.  
  7028.  
  7029.  
  7030.  
  7031.             Loan Master, Loan Accounting System                                        111
  7032.  
  7033.  
  7034.  
  7035.  
  7036.  
  7037.             When you enter the number for the new customer, the computer will look to see
  7038.             if there is already a customer in the file using that number.  If there is, it
  7039.             will be displayed and you will be asked if you want to edit this address or if
  7040.             you want to assign a new number.
  7041.  
  7042.  
  7043.                   The Screen will look like this:
  7044.  
  7045.                             ╔════════════════════════════════════════════════════════╗
  7046.                             ║                                                        ║
  7047.                             ║         Customer number    23435                       ║
  7048.                             ║         Customer name      Bob T Smith                 ║
  7049.                             ║         Customer type      1                           ║
  7050.                             ║                                                        ║
  7051.                             ║                                                        ║
  7052.                             ║         Address line 1     66445 Camp Bowie Blvd       ║
  7053.                             ║         Address line 2     Suite 7777                  ║
  7054.                             ║                                                        ║
  7055.                             ║                   City     Fort Worth                  ║
  7056.                             ║                  State     Tx                          ║
  7057.                             ║                    Zip     12345-1234                  ║
  7058.                             ║             Address no     2                           ║
  7059.                             ║        ┌─────────────────────────────────────┐         ║
  7060.                             ║        │    1)  Assign new number.           │         ║
  7061.                             ╚════════╡    2)  Edit this address.           ╞═════════╝
  7062.                                      │                                     │
  7063.                                      └─────────────────────────────────────┘
  7064.  
  7065.  
  7066.  
  7067.             Sometimes you will simply forget and try to set up the same customer twice. 
  7068.             If this happens, you will see a screen with the existing customer data, not a
  7069.             blank screen. In this case, simply return to the Main Menu by selecting option
  7070.             1. If you like, you can change  the address before you return to the menu.
  7071.  
  7072.             If this is NOT the customer you want, you have a decision to make.  You are
  7073.             attempting to assign the same number to two different customers.  This is not
  7074.             allowed.  You must assign a different number to one or the other of these
  7075.             customers.
  7076.  
  7077.  
  7078.             If you want to assign a different number to the new customer,  select the
  7079.             assign new number option.  You will be returned to the main menu where you can
  7080.             select the add new customer function and assign another customer number.
  7081.  
  7082.  
  7083.  
  7084.  
  7085.  
  7086.  
  7087.  
  7088.  
  7089.  
  7090.             112                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7091.  
  7092.  
  7093.  
  7094.  
  7095.  
  7096.             In most cases, you will select an acceptable number for the customer and will
  7097.             see a screen that looks like this:
  7098.  
  7099.  
  7100.                  ╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7101.                  ║                                                             ║
  7102.                  ║          Customer number  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒                         ║
  7103.                  ║             Company name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒        ║
  7104.                  ║                Last name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒        ║
  7105.                  ║               First name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒              ║
  7106.                  ║           Middle Initial  ▒                                 ║
  7107.                  ║         Title of Address  ▒▒▒▒▒▒▒                           ║
  7108.                  ║            Customer type  ▒▒                                ║
  7109.                  ║           Address line 1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒             ║
  7110.                  ║           Address line 2  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒             ║
  7111.                  ║                     City  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒               ║
  7112.                  ║                    State  ▒▒                                ║
  7113.                  ║              Postal Code  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                      ║
  7114.                  ║               Address no  ▒▒                                ║
  7115.                  ║          Telephone / Ext  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ / ▒▒▒▒ Ext          ║
  7116.                  ║                 Location  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                     ║
  7117.                  ║                                                             ║
  7118.                  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7119.  
  7120.  
  7121.  
  7122.  
  7123.             Add a New Address
  7124.  
  7125.             CIF will store multiple addresses for any customer. The address you enter when
  7126.             the customer record is created is the first and main address. Other addresses
  7127.             may be stored if needed.
  7128.  
  7129.             To add an address, select the appropriate menu selection from the main menu.
  7130.             You will be asked to identify the customer for which the address will be
  7131.             added. When asked, enter the customer number. If you do not know the customer
  7132.             number, you may use the function to find the customer by name and note the
  7133.             customer number from the screen.
  7134.  
  7135.  
  7136.  
  7137.  
  7138.  
  7139.  
  7140.  
  7141.  
  7142.  
  7143.  
  7144.  
  7145.  
  7146.  
  7147.  
  7148.  
  7149.             Loan Master, Loan Accounting System                                        113
  7150.  
  7151.  
  7152.  
  7153.  
  7154.  
  7155.             When the customer has been selected, the screen for adding addresses will be
  7156.             displayed, it looks like this:
  7157.  
  7158.  
  7159.                           ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
  7160.                           ║                                                           ║
  7161.                           ║                                                           ║ 
  7162.                           ║                                                           ║ 
  7163.                           ║               Customer No:          333                   ║ 
  7164.                           ║              Company name: S&S Southland Stores           ║ 
  7165.                           ║             Customer name:                                ║ 
  7166.                           ║       Williford S. Southerland Esquire                    ║ 
  7167.                           ║                                                           ║ 
  7168.                           ║          Address line 1   ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓  ║
  7169.                           ║          Address line 2                                   ║
  7170.                           ║                    City                                   ║
  7171.                           ║                   State                                   ║
  7172.                           ║             Postal Code                                   ║
  7173.                           ║            Address no                                     ║ 
  7174.                           ║                                                           ║ 
  7175.                           ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  7176.  
  7177.  
  7178.  
  7179.             The name of the customer will be displayed at the top of the screen with a
  7180.             blank data entry form at the bottom of the screen ready to receive a new
  7181.             address. See page 88, Data Entry Screens for details of the data entry
  7182.             process.
  7183.  
  7184.             Enter the customer name and address information. You can use the arrow keys to
  7185.             move from one field to the next and back.  Refer to the section on Data Entry
  7186.             Cursor Control Keys (page 88), for details on data entry and editing.
  7187.  
  7188.  
  7189.  
  7190.             Add a New Telephone Number
  7191.  
  7192.             CIF will store multiple telephone numbers for any customer. The phone number
  7193.             you enter when the customer record is created is the first and main phone
  7194.             number. Other telephone numbers may be stored if needed.
  7195.  
  7196.             To add a telephone number, select the appropriate menu selection from the Main
  7197.             Menu. You will be asked to identify the customer for which the telephone
  7198.             number will be added. When asked, enter the customer number. If you do not
  7199.             know the customer number, you may use the function to find the customer by
  7200.             name and note the customer number from the screen.
  7201.  
  7202.  
  7203.  
  7204.  
  7205.  
  7206.  
  7207.  
  7208.             114                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7209.  
  7210.  
  7211.  
  7212.  
  7213.  
  7214.             When the customer has been selected, the screen for adding telephone numbers
  7215.             will be displayed, it looks like this:
  7216.  
  7217.  
  7218.  
  7219.  
  7220.                         ╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7221.                         ║           Custfile Custno  :          333                      ║
  7222.                         ║                 Customer No:          333                      ║
  7223.                         ║                Company name: S&S Southerland Stores            ║
  7224.                         ║               Customer name:                                   ║
  7225.                         ║         Williford S. Southerland Esquire                       ║
  7226.                         ║                                                                ║
  7227.                         ║             Telephone number: ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓                     ║
  7228.                         ║             Extension number:                                  ║
  7229.                         ║           Telephone location:                                  ║
  7230.                         ║                     Comment :                                  ║
  7231.                         ║                                                                ║
  7232.                         ╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7233.  
  7234.  
  7235.             The name of the customer will be displayed at the top of the screen with a
  7236.             blank data entry form at the bottom of the screen ready to receive a new
  7237.             address. See page 88, Data Entry Screens for details of the data entry
  7238.             process.
  7239.  
  7240.             Enter the customer name and address information.
  7241.  
  7242.  
  7243.             Show a Customer
  7244.  
  7245.             To see an overview of a customer's locations and phone numbers, select this
  7246.             function. The screen will ask for the customer number and will display up to
  7247.             three addresses and five telephone numbers for the requested customer. This
  7248.             display is for information only. You cannot edit the data.
  7249.  
  7250.  
  7251.  
  7252.  
  7253.  
  7254.  
  7255.  
  7256.  
  7257.  
  7258.  
  7259.  
  7260.  
  7261.  
  7262.  
  7263.  
  7264.  
  7265.  
  7266.  
  7267.             Loan Master, Loan Accounting System                                        115
  7268.  
  7269.  
  7270.  
  7271.  
  7272.  
  7273.             The show screen looks like this:
  7274.  
  7275.                  ╔═Customer...══════════════════════════╗ ┌─ Phone, ( Main office) ─────────────┐
  7276.                  ║ Cust no: 333                Type   2 ║ │333-333-0001-1111  Pres. Direct line │
  7277.                  ║ S&S Southerland Stores               ║ └─────────────────────────────────────┘
  7278.                  ╚══════════════════════════════════════╝ ┌─ Phone, ( Main office ) ────────────┐
  7279.                  ┌─ Address, ( Main     ) ──────────────┐ │333-333-0002-0002  Personnel Dept    │
  7280.                  │ <-- addressline1 333----------->     │ └─────────────────────────────────────┘
  7281.                  │ <-- addressline2 333----------->     │ ┌─ Phone, ( Warehouse ) ──────────────┐
  7282.                  │ <-- city line    333----------->     │ │333-333-0004-                        │
  7283.                  │ <-- State line   333----------->     │ └─────────────────────────────────────┘
  7284.                  │                                      │ ┌─ Phone, ( Shipping  ) ──────────────┐
  7285.                  └──────────────────────────────────────┘ │333-333-0003                         │
  7286.                  ┌─ Address, ( Warehouse ) ─────────────┐ └─────────────────────────────────────┘
  7287.                  │ address line 1                       │ ┌─ Phone, ( Acct/Pay  ) ──────────────┐
  7288.                  │ address 2                            │ │333-333-0005                         │
  7289.                  │ city, state  zip                     │ └─────────────────────────────────────┘
  7290.                  │                                      │                                        
  7291.                  │                                      │                                        
  7292.                  └──────────────────────────────────────┘                                        
  7293.                  ┌─ Address, ( Vail Condo ) ────────────┐                                        
  7294.                  │ address line 1                       │                                        
  7295.                  │ address line 2                       │                                        
  7296.                  │ Vail                                 │                                        
  7297.                  │ CO 88888-8888                        │                    Return ?  N         
  7298.                  │                                      │                                        
  7299.                  └──────────────────────────────────────┘                                        
  7300.  
  7301.  
  7302.             The only response to this screen is Yes, return. When you press the "Y" key
  7303.             the screen will return to the menu.
  7304.  
  7305.  
  7306.  
  7307.  
  7308.  
  7309.  
  7310.  
  7311.  
  7312.  
  7313.  
  7314.  
  7315.  
  7316.  
  7317.  
  7318.  
  7319.  
  7320.  
  7321.  
  7322.  
  7323.  
  7324.  
  7325.  
  7326.             116                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7327.  
  7328.  
  7329.  
  7330.  
  7331.  
  7332.             Delete a Customer
  7333.  
  7334.             To delete a customer record,  you will be asked to identify the customer
  7335.             first.  When the computer identifies a match, you will be asked if this is the
  7336.             customer you want to delete.  The screen will look like this:
  7337.  
  7338.  
  7339.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7340.                  ║                                                                              ║
  7341.                  ║                                                                              ║
  7342.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7343.                  ║       ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗      ║
  7344.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7345.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7346.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7347.                  ║       ║                 Customer No:   12-0012-12                     ║      ║
  7348.                  ║       ║                Company name: Sam's Company                    ║      ║
  7349.                  ║       ║               Customer name:                                  ║      ║
  7350.                  ║       ║            Address line 1  address line 1                     ║      ║
  7351.                  ║       ║            Address line 2  address 2 0001                     ║      ║
  7352.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7353.                  ║       ║                      City  Cith 0001                          ║      ║
  7354.                  ║       ║                     State  St 0001                            ║      ║
  7355.                  ║       ║               Postal Code      zip 0001                       ║      ║
  7356.                  ║       ║                Address no  0                                  ║      ║
  7357.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7358.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7359.                  ║       ╚═Delete this customer ? ═N═════════════════════════════════════╝      ║
  7360.                  ║                                                                              ║
  7361.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7362.                  ║                                                                              ║
  7363.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7364.  
  7365.  
  7366.             If this is not the customer you want to delete, Press the "N" key to return to
  7367.             the menu.
  7368.  
  7369.             If You want to delete this customer, press the Y key. Any other key will
  7370.             return you to the menu without deleting the record.
  7371.  
  7372.  
  7373.             Edit a Customer
  7374.  
  7375.             Edit means to change. The editing process requires first that a data record to
  7376.             be displayed. The operator is then offered an opportunity to modify the data.
  7377.             After the data is modified, the changes may be saved (stored to the disk file)
  7378.             or discarded. If the changes are discarded, the permanent data on the disk is
  7379.             not changed.
  7380.  
  7381.  
  7382.  
  7383.  
  7384.  
  7385.             Loan Master, Loan Accounting System                                        117
  7386.  
  7387.  
  7388.  
  7389.  
  7390.  
  7391.             You will first be asked for a customer number. Each customer must have a
  7392.             unique identifying number. 
  7393.  
  7394.             When you enter the  customer number, the computer will look to see if there is
  7395.             a customer in the file using that number.  If there is, it will be displayed
  7396.             and you will be allowed to edit the data. If the record is not found, you will
  7397.             receive a message telling you the record was not found.
  7398.  
  7399.  
  7400.             The Edit screen will look like this:
  7401.  
  7402.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7403.                  ║                         CUSTOMER INFORMATION SYSTEM                          ║
  7404.                  ║                                 Edit Screen                                  ║
  7405.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7406.                  ║                                                                              ║
  7407.                  ║                   Customer number           333                              ║
  7408.                  ║                     Company  name   <- Name of customer 333>                 ║
  7409.                  ║                         Last name   <-Last name of customer 333 ->           ║
  7410.                  ║                        First name   < First 333>                             ║
  7411.                  ║                  Title of address   MRSZ                                     ║
  7412.                  ║                     Customer type   88                                       ║
  7413.                  ║                    Address line 1   <-- addressline  333-1 -------->         ║
  7414.                  ║                    Address line 2   <-- addressline2 333-1 -------->         ║
  7415.                  ║                              City   <-- city line    333-1 -------->         ║
  7416.                  ║                             State   <-- State line   333-1 -------->         ║
  7417.                  ║                       Postal Code   333-11111101                             ║
  7418.                  ║                        Address no    1                                       ║
  7419.                  ║                   Telephone / ext   333-333-0001 Ext 1111                    ║
  7420.                  ║                          Location   333loc_1                                 ║
  7421.                  ║                                                                              ║
  7422.                  ║                                                                              ║
  7423.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7424.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7425.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7426.  
  7427.  
  7428.  
  7429.             The address and phone numbers displayed will be the primary address and 
  7430.             telephone numbers. These are the first address and telephone numbers, those
  7431.             that were entered when the customer record was created.
  7432.  
  7433.             You may also edit other address and telephone numbers. See the separate
  7434.             sections for those functions.
  7435.  
  7436.             While the edit screen is displayed, the operator may change any data except
  7437.             the customer number. Customer numbers may not be changed. When it is necessary
  7438.             to change a customer number,  the record must be deleted.
  7439.  
  7440.  
  7441.  
  7442.  
  7443.  
  7444.             118                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7445.  
  7446.  
  7447.  
  7448.  
  7449.  
  7450.             To keep the same customer data and assign a new number, delete the old record,
  7451.             exit the program, restart the program, then create a new record with the new
  7452.             number. 
  7453.  
  7454.  
  7455.  
  7456.             Edit a Telephone Number
  7457.  
  7458.             You will be asked for a customer number. When you enter the customer number,
  7459.             the computer will look to see if there is a customer in the file using that
  7460.             number.  If there is, it will be displayed and you will be allowed to edit the
  7461.             data. If the record is not found, you will receive a message telling you the
  7462.             record was not found.
  7463.  
  7464.             The telephone edit screen looks like this:
  7465.  
  7466.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7467.                  ║                                                                              ║
  7468.                  ║                                                                              ║
  7469.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7470.                  ║                                                                              ║
  7471.                  ║                                                                              ║
  7472.                  ║                                                                              ║
  7473.                  ║                   custfile custno  :          333                            ║
  7474.                  ║                         Customer No:          333                            ║
  7475.                  ║                        Company name: <- Name of customer 333>                ║
  7476.                  ║                       Customer name:                                         ║
  7477.                  ║                 < First 333>S<-Last name of customer 333 ->                  ║
  7478.                  ║                                                                              ║
  7479.                  ║                     Telephone number:  333-333-0001                          ║
  7480.                  ║                     Extension number:  1111                                  ║
  7481.                  ║                   Telephone location:  location 1                            ║
  7482.                  ║                             Comment :  phone comment    1                    ║
  7483.                  ║                                                                              ║
  7484.                  ║                                                                              ║
  7485.                  ║                                                                              ║
  7486.                  ║                                                                              ║
  7487.                  ║                                                                              ║
  7488.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7489.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7490.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7491.  
  7492.  
  7493.             On this screen, only the telephone data may be edited. The customer
  7494.             information is displayed only for identification.
  7495.  
  7496.             Editing additional telephone numbers is also accomplished on this screen. When
  7497.             PgDn or Esc is pressed, the program will search for additional telephone
  7498.             numbers for this customer. If they are found, they will be displayed
  7499.             sequentially, one at time, and you will be allowed to edit them.
  7500.  
  7501.  
  7502.  
  7503.             Loan Master, Loan Accounting System                                        119
  7504.  
  7505.  
  7506.  
  7507.  
  7508.  
  7509.  
  7510.  
  7511.             Edit an Address
  7512.  
  7513.  
  7514.             You will first be asked for a customer number. When you enter the number for
  7515.             the customer, the computer will look to see if there is a customer in the file
  7516.             using that number.  If there is, it will be displayed and you will be allowed
  7517.             to edit the data. If the record is not found, you will receive a message
  7518.             telling you the record was not found.
  7519.  
  7520.             The address edit screen looks like this:
  7521.  
  7522.  
  7523.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7524.                  ║                         CUSTOMER INFORMATION SYSTEM                          ║
  7525.                  ║                                 Edit Screen                                  ║
  7526.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7527.                  ║                                                                              ║
  7528.                  ║                   Customer number           333                              ║
  7529.                  ║                     Company  name   <- Name of customer 333>                 ║
  7530.                  ║                         Last name   <-Last name of customer 333 ->           ║
  7531.                  ║                        First name   < First 333>                             ║
  7532.                  ║                  Title of address   MRSZ                                     ║
  7533.                  ║                     Customer type   88                                       ║
  7534.                  ║                    Address line 1   <---- address line 1 33303-----"         ║
  7535.                  ║                    Address line 2   address 2 333                            ║
  7536.                  ║                              City   <-------  city 333-3----->               ║
  7537.                  ║                             State   <---- State 333-3 ------->               ║
  7538.                  ║                       Postal Code     99999-9999                             ║
  7539.                  ║                        Address no    3                                       ║
  7540.                  ║                   Telephone / ext   333-333-0001 Ext 1111                    ║
  7541.                  ║                          Location   333loc_4                                 ║
  7542.                  ║                                                                              ║
  7543.                  ║                                                                              ║
  7544.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7545.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7546.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7547.  
  7548.  
  7549.  
  7550.             On this screen, only the address data may be edited. The customer information
  7551.             is displayed only for identification.
  7552.  
  7553.             Editing additional addresses is accomplished on this screen. When PgDn or Esc
  7554.             is pressed, the program will search for additional addresses for this
  7555.             customer. If they are found, they will be displayed sequentially, one at time,
  7556.             and you will be allowed to edit them.
  7557.  
  7558.  
  7559.  
  7560.  
  7561.  
  7562.             120                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7563.  
  7564.  
  7565.  
  7566.  
  7567.  
  7568.             Browse Screens
  7569.  
  7570.             The browse screen options allow you to browse  the customer data files. Each
  7571.             data record is displayed on one line across the screen. Several records are
  7572.             displayed on each screen with the fields appearing in columns.
  7573.  
  7574.             This browse screen uses the real field names from the data files. These names
  7575.             are somewhat more cryptic than the data input screen prompts but they are
  7576.             readable. They are listed in the section on the data files. See Data File
  7577.             Specifications for details of the field names.
  7578.  
  7579.             The browse screen looks like this:
  7580.  
  7581.                       ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  7582.                       │                                              Record 21 of 136    │
  7583.                       │                                                                  │
  7584.                       │   CUST_NO   CUST_NAME            LASTNAME         FIRST NAME     │
  7585.                       ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡ 
  7586.                       │                                                                  │ 
  7587.                       │        33   Smith Construction   Smith            Jack           │ 
  7588.                       │        22   Jones Welding        Jones            Robert         │ 
  7589.                       │        22   Acme Office Supplies Billings         Sue            │ 
  7590.                       │                                                                  │ 
  7591.                       │                                                                  │ 
  7592.                       ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛ 
  7593.  
  7594.  
  7595.             The record contains many more fields than can be displayed on the screen on a
  7596.             single line. To accomplish the goal of one record on one line, the line
  7597.             scrolls across the screen. As you use the cursor keys to move your view to the
  7598.             right, the columns on the left side of the screen scroll off the screen to the
  7599.             left while the formerly invisible columns to the right of the screen scroll
  7600.             onto the screen from the left.
  7601.  
  7602.             See the section on Browse Screen Cursor Control Keys, (Page 96 ) 
  7603.  
  7604.  
  7605.  
  7606.             Rebuild the Index Files
  7607.  
  7608.             The CIF system maintains several different data files. The customer
  7609.             information file, the address file and the telephone file. Each file has an
  7610.             associated file called an index file. The index file makes finding data much
  7611.             faster. The index files work just like the index of a book. They tell the
  7612.             program where to look to find the data it needs. 
  7613.  
  7614.             See the section on rebuilding index files on page 70.
  7615.  
  7616.  
  7617.  
  7618.  
  7619.  
  7620.  
  7621.             Loan Master, Loan Accounting System                                        121
  7622.  
  7623.  
  7624.  
  7625.  
  7626.  
  7627.             Print Mailing Labels
  7628.  
  7629.             When the mailing labels selection is requested, the label menu will be
  7630.             displayed. The mailing label menu offers these options:
  7631.  
  7632.  
  7633.                         1)    Sort by zip code.
  7634.                         2)    Sort by last name.
  7635.                         3)    Sort by company name.
  7636.                         4)    Sort by customer number.
  7637.  
  7638.             The labels are printed on standard one up mailing label stock. They will be
  7639.             sorted in the order requested.
  7640.  
  7641.  
  7642.  
  7643.  
  7644.  
  7645.  
  7646.  
  7647.  
  7648.  
  7649.  
  7650.  
  7651.  
  7652.  
  7653.  
  7654.  
  7655.  
  7656.  
  7657.  
  7658.  
  7659.  
  7660.  
  7661.  
  7662.  
  7663.  
  7664.  
  7665.  
  7666.  
  7667.  
  7668.  
  7669.  
  7670.  
  7671.  
  7672.  
  7673.  
  7674.  
  7675.  
  7676.  
  7677.  
  7678.  
  7679.  
  7680.             122                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7681.  
  7682.  
  7683.  
  7684.  
  7685.  
  7686.             Report Writer
  7687.  
  7688.             The Bottom Line Software Report Writer allows the user to design and print
  7689.             custom reports from the databases created by Loan Master.
  7690.  
  7691.             The user can select information from the Loan Master loan accounting database,
  7692.             the Customer Information database, or any of the report files created by Loan
  7693.             Master. This information can be printed in a standard data processing style
  7694.             report with the data printed in columns. You specify the content and the
  7695.             heading of each column.
  7696.  
  7697.             You may total any or all columns, and may also specify subtotals within any
  7698.             column report.
  7699.  
  7700.             You may specify a column header of up to four lines of text.
  7701.  
  7702.             You may insert or delete columns at any time.
  7703.  
  7704.             You may also specify a page header to be printed on each page of the report.
  7705.  
  7706.  
  7707.  
  7708.  
  7709.  
  7710.  
  7711.  
  7712.  
  7713.  
  7714.  
  7715.  
  7716.  
  7717.  
  7718.  
  7719.  
  7720.  
  7721.  
  7722.  
  7723.  
  7724.  
  7725.  
  7726.  
  7727.  
  7728.  
  7729.  
  7730.  
  7731.  
  7732.  
  7733.  
  7734.  
  7735.  
  7736.  
  7737.  
  7738.  
  7739.             Loan Master, Loan Accounting System                                        123
  7740.  
  7741.  
  7742.  
  7743.  
  7744.  
  7745.             Report Writer Main Menu
  7746.  
  7747.             The main menu is a bar type menu across the top of the screen, it looks like
  7748.             this:
  7749.  
  7750.  
  7751.             Report           Label       Quit
  7752.  
  7753.  
  7754.             When this menu is displayed, the word Report will be highlighted. 
  7755.  
  7756.             Pressing the "R" key or pressing the return key while the word "Report" is
  7757.             highlighted will select the Report option. This option allows you to create a
  7758.             disk file that specifies the format and content of a printed report.
  7759.  
  7760.             Pressing the "L" key allows you to create a disk file which contains data to
  7761.             specify the format and content of a label. This option can also be selected by
  7762.             pressing the right arrow key to highlight the word "Label". When "Label" is
  7763.             highlighted, press the <enter> key to select the Label option. The label
  7764.             function is used to create mailing labels. These labels may be designed in any
  7765.             format. This label function is not the same as the label report in the
  7766.             Customer Information System.
  7767.  
  7768.             Pressing the "Q" key, or using the left or right arrow keys to highlight the
  7769.             word "Quit" will return you to the DOS prompt.
  7770.  
  7771.             Creating Reports
  7772.             Data Entry Screen:
  7773.             The standard report is formatted like this:
  7774.  
  7775.             Page No.    1
  7776.                  06-10-90
  7777.                  Report title line one
  7778.                  Report title line two
  7779.                  Report title line three
  7780.  
  7781.                  Column 1                  Column 2                 Column 3                  Column 4
  7782.                  header can                Header can               Header can                Header can
  7783.                  be up to                  be up to                 be up to                  be up to
  7784.                  four lines                four lines               four lines                four lines
  7785.  
  7786.                  Column 1 data             Column 2 data    Column 3 data    Column 4 data
  7787.                  Column 1 data             Column 2 data    column 3 data    Column 4 data
  7788.                  Column 1 data             Column 2 data    Column 3 data    Column 4 data
  7789.  
  7790.                  Group heading
  7791.                  Group total 1             Group total 2    Group total 3    Group total 4
  7792.  
  7793.  
  7794.                  Report total 1            Report total 2   Report total 3   Report total 4
  7795.  
  7796.                  
  7797.  
  7798.             124                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7799.  
  7800.  
  7801.  
  7802.  
  7803.  
  7804.  
  7805.  
  7806.             1)    To create a custom report,  you must first have a general idea of how
  7807.                   you want the report to look. Until you become comfortable with designing
  7808.                   reports, you should sketch the report with a  pencil before attempting
  7809.                   to use Report Writer.  
  7810.  
  7811.             2)    First list the columns (data fields) you want on the report. Next place
  7812.                   them in order from left to right.  Now decide which columns you want
  7813.                   totaled.
  7814.  
  7815.             3)    Report Writer must know the actual field names of the fields it will
  7816.                   print on the report. The actual field name is not the name by which the
  7817.                   field is labeled on the screen. See page 135 for the names of all
  7818.                   available data fields.
  7819.  
  7820.                   Look up these field names and pencil them in on your  draft copy so you
  7821.                   won't have to look them up later while you are entering the report
  7822.                   format.
  7823.  
  7824.  
  7825.             4)    Do you want totals or subtotals? A total is printed at the bottom of the
  7826.                   report, it is the sum of all the data in the report column above the
  7827.                   total. Totals are always printed below their respective columns.
  7828.  
  7829.                   Subtotals are the sum of only part of a column of data. Subtotals are
  7830.                   printed in their respective columns and are labeled as subtotals. You
  7831.                   specify the exact wording of the label. In the sample report above, the
  7832.                   line labeled "Customer total" reports the total interest due from each
  7833.                   customer. This line is printed each time the customer number changes.
  7834.  
  7835.                   List the columns you want totalled. List the columns you want
  7836.                   subtotalled
  7837.  
  7838.                   List the column (one only) which will control the printing of the
  7839.                   subtotals. A subtotal will be printed each time the value of the data in
  7840.                   this column changes.
  7841.  
  7842.             5)    Start the program by typing the command RW at the DOS prompt. When the
  7843.                   main menu is displayed, select the report options by pressing the "R"
  7844.                   key.
  7845.  
  7846.  
  7847.  
  7848.  
  7849.  
  7850.  
  7851.  
  7852.  
  7853.  
  7854.  
  7855.  
  7856.  
  7857.             Loan Master, Loan Accounting System                                        125
  7858.  
  7859.  
  7860.  
  7861.  
  7862.  
  7863.                   After specifying a file name, you will see the Field Definition Screen.
  7864.                   It will look like this:
  7865.  
  7866.  
  7867.                  F1               F2               F3               F4               F5               F6               F7
  7868.                           F10
  7869.                  ...              Layout   Groups  Fields   Delete  Insert   Go To   Exit
  7870.  
  7871.                                                                                                                File 
  7872.                  MYREPORT.FRM
  7873.                                                                                                                Field 1
  7874.                                                    Field definitions                                  Total 1
  7875.  
  7876.                  Contents         ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7877.                                                                                
  7878.                                                                                
  7879.                  Headings                                                      
  7880.                           1       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7881.                           2       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7882.                           3       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7883.                           4       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7884.  
  7885.                  Formatting
  7886.                  Width     ▒▒
  7887.                  Decimals  ▒▒
  7888.                  Totals     ▒
  7889.  
  7890.  
  7891.                   In the contents field, type the name of the field you want printed in
  7892.                   this column of the report. In this case, since this is the first column
  7893.                   we have created, this would be the first (left hand) column of the
  7894.                   report.
  7895.  
  7896.                   In the headings field(s) type the column header you want printed on the
  7897.                   report above this column. If you type a column header 30 characters in
  7898.                   width over a one character column, that column will take up 30
  7899.                   characters on the report. You should attempt to make column headers as
  7900.                   narrow as possible.
  7901.  
  7902.                   In the width field, enter the maximum width of this column. If you are
  7903.                   displaying a 12 digit number or a 12 character name, don't forget to add
  7904.                   a couple (at least one) of columns for spacing and enter 13 or 14 in the
  7905.                   width field.
  7906.  
  7907.                   In the decimal field, enter the number of decimal places to display. If
  7908.                   more decimal places are stored, the field will be rounded to the number
  7909.                   of decimal places entered here.
  7910.  
  7911.                   In the Totals field enter either "Y" or "N". "Y" means total this
  7912.                   column. "N" means do not total this column.
  7913.  
  7914.  
  7915.  
  7916.             126                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7917.  
  7918.  
  7919.  
  7920.  
  7921.  
  7922.  
  7923.                   For the sample report above, this screen would like this:
  7924.  
  7925.                  F1       F2               F3               F4               F5               F6               F7
  7926.                  F10
  7927.                  ...      Layout  Groups   Fields  Delete   Insert  Go To    Exit
  7928.  
  7929.                                                                              File MYREPORT.FRM
  7930.                                                                                                                Field 1
  7931.                                                    Field definitions                                  Total 1
  7932.  
  7933.                  Contents  ▒CUST_NO▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7934.                                                                                
  7935.                                                                                
  7936.                  Headings                                                      
  7937.                           1    Customer▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  7938.                           2    Number▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  7939.                           3    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  7940.                           4    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  7941.  
  7942.                  Formatting
  7943.                  Width     15
  7944.                  Decimals  ▒0
  7945.                  Totals     N
  7946.  
  7947.  
  7948.             6)    When you enter the "N" in the Totals field, the field number in the
  7949.                   upper right corner of the screen will change to 2. This means you are
  7950.                   now entering the second field on your report. This field will be printed
  7951.                   in the second column. The Total counter will also say 2. This means
  7952.                   there are now two fields (or columns).
  7953.  
  7954.                   You can also proceed to the next field, or column by pressing the Page
  7955.                   Down key.
  7956.  
  7957.             7)    Continue in this manner until all your columns are entered. Note that
  7958.                   the Total indicator in the upper right corner of the screen tells you
  7959.                   the total columns entered.
  7960.  
  7961.             8)    Do not specify more columns that you printer or your paper can accept.
  7962.  
  7963.  
  7964.             Specifying Groups and Sub Groups
  7965.             (Subtotals and Sub Subtotals)
  7966.  
  7967.             A custom report can total any numeric field and report the total of all data
  7968.             in that field at the bottom of the report. Additional flexibility is provided
  7969.             by the ability to further divide the report into groups and subgroups.
  7970.  
  7971.  
  7972.  
  7973.  
  7974.  
  7975.             Loan Master, Loan Accounting System                                        127
  7976.  
  7977.  
  7978.  
  7979.  
  7980.  
  7981.             A group occurs when the value in one specific field changes. The field can
  7982.             contain either numeric or alphabetic data. For example:
  7983.  
  7984.              You want a report of total sales by state and within each state you want the
  7985.             total for each office and each salesperson. The report might look like this:
  7986.  
  7987.  
  7988.                           State            Office  Sales            Sales
  7989.                                                    Person
  7990.  
  7991.                           New Sales Person
  7992.                           Tenn             169     101              1234.55
  7993.                           Tenn             169     101              1234.55
  7994.                           *Sub subtotal*                            2469.10
  7995.  
  7996.                           New Sales Person
  7997.                           Tenn             169     102              2234.55
  7998.                           Tenn             169     102              2222.22
  7999.                           *Sub subtotal*                            4456.77
  8000.  
  8001.                           *Subtotal*                                6925.87
  8002.  
  8003.  
  8004.                           New Office
  8005.                           New Sales Person
  8006.                           Tenn             170     110              1111.11
  8007.  
  8008.  
  8009.             Note that you may have only two levels of subtotals. You have requested a
  8010.             subtotal each time the sales person changes and each time the office number
  8011.             changes. You will not be able to  have a total each time the state changes.
  8012.  
  8013.  
  8014.  
  8015.  
  8016.  
  8017.  
  8018.  
  8019.  
  8020.  
  8021.  
  8022.  
  8023.  
  8024.  
  8025.  
  8026.  
  8027.  
  8028.  
  8029.  
  8030.  
  8031.  
  8032.  
  8033.  
  8034.             128                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8035.  
  8036.  
  8037.  
  8038.  
  8039.  
  8040.             To specify groups and sub groups, press the F3 key. You will see this screen:
  8041.  
  8042.                  F1       F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8043.                  F10
  8044.                  ...      Layout  ...      Fields  ...      ...     ...      Exit
  8045.  
  8046.                                                                                  File TEST.FRM
  8047.                                                Group Specification
  8048.  
  8049.                  Group On Expression         officecode▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8050.                  Group Heading               New Office▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8051.                                              
  8052.                  Summary Report Only         ▒
  8053.                  Page Eject After Group      ▒
  8054.                                              
  8055.                                               Sub - Group Specifications
  8056.                                              
  8057.                  Sub-Group On Expression     personcode▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8058.                  Sub-Group Heading           New Sales Person▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8059.  
  8060.  
  8061.  
  8062.             The " ... "s indicate those keys are not active and cannot be selected.
  8063.  
  8064.  
  8065.             The fields labeled "Group on Expression" and "Sub-Group On Expression" will
  8066.             contain the field names of the fields on which the data is to be grouped or
  8067.             sub grouped. In the example above the field which contains the office code is
  8068.             named officecode. The field which contains the code for the salesperson is
  8069.             called personcode.
  8070.  
  8071.             The fields labeled Group Heading and Sub group heading will contain the
  8072.             headings for the groups and subgroups. These headings are printed above each
  8073.             respective group or subgroup.
  8074.  
  8075.             Specifying the report page format
  8076.  
  8077.             To specify how the report will be placed on the page, press the F2 key to
  8078.             select the Layout function.  This key will display the Page Header screen. It
  8079.             looks like this:
  8080.  
  8081.  
  8082.  
  8083.  
  8084.  
  8085.  
  8086.  
  8087.  
  8088.  
  8089.  
  8090.  
  8091.  
  8092.  
  8093.             Loan Master, Loan Accounting System                                        129
  8094.  
  8095.  
  8096.  
  8097.  
  8098.  
  8099.                  F1               F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8100.                           F10
  8101.                  ...      ...    Groups    Fields  ...      ...     ...                       Exit
  8102.  
  8103.                                                                              File TEST.FRM
  8104.                                                Page Header
  8105.  
  8106.                        1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8107.                        2  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8108.                        3  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8109.                        4  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8110.  
  8111.  
  8112.                                                                     Formatting
  8113.                                                                Page Width        80
  8114.                                                                Left Margin        8
  8115.                                                                Right Margin       0
  8116.                                                                Lines Per Page    58
  8117.                                                                Double Space?      N
  8118.  
  8119.                                                                Printer Directives
  8120.                                                            Page Eject Before Print   Y
  8121.                                                            Page Eject After Print    N
  8122.                                                            Plain Page                N
  8123.  
  8124.  
  8125.  
  8126.             The formatting and printer directives allow you to specify how the report will
  8127.             be oriented on the page and whether or not the printer will eject a blank page
  8128.             before printing  and eject the  final page  after printing, or  both. You  may
  8129.             specify the  maximum width of the  report and the left  margin. Specifying the
  8130.             left margin is handy when the report prints too close to the left edge  of the
  8131.             paper.
  8132.  
  8133.             Plain  Page specifies no date  or page number  is to be printed  at the top of
  8134.             each page of the report. This should normally be set to "N".
  8135.  
  8136.             The  Page Header is a  four line header  that will be printed  at the top left
  8137.             corner of each page of the report. This header can be used to title the report
  8138.             and perhaps to identify the source and destination of the report.
  8139.  
  8140.  
  8141.             Creating a Label Format
  8142.  
  8143.             REPORT WRITER   allows the  creation of  mailing labels. These  labels may  be
  8144.             created  from any file containing  name and address  information. Label format
  8145.             files  may be  created for  almost any style  labels. Labels  may be  large or
  8146.             small, one, two, or three across the page.
  8147.  
  8148.  
  8149.  
  8150.  
  8151.  
  8152.             130                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8153.  
  8154.  
  8155.  
  8156.  
  8157.  
  8158.             When you  select the Label  option from the  main menu, you  will be  asked to
  8159.             enter  a file  name.  This file  will  be  used by  REPORT  WRITER to    store
  8160.             information to  specify the format and  content of a label.  You must remember
  8161.             this file name to print the labels so use a name that is meaningful to you.
  8162.  
  8163.  
  8164.             The label format screen:
  8165.  
  8166.             Immediately after  selecting a file  or entering  a new file  name, the  label
  8167.             formatting screen will be displayed. 
  8168.  
  8169.  
  8170.                  F1                        F2                       F3
  8171.                           F10
  8172.                  ...              Toggle   Formats                                                             Exit
  8173.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  8174.                                                                              File  MYLABEL.LBL
  8175.  
  8176.                  Dimensions                                         Formatting
  8177.                           Width   40                                Margin    ▒6
  8178.                           Height  ▒5                                Lines     ▒1
  8179.                           Across  ▒1                                Spaces    ▒▒
  8180.  
  8181.                           Remarks                                
  8182.  
  8183.                           CONTENTS
  8184.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  8185.                  Line 1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8186.                  Line 2
  8187.                  Line 3
  8188.                  Line 4
  8189.                  Line 5
  8190.  
  8191.  
  8192.             Width
  8193.  
  8194.             The  width is the width of each  individual label measured in characters. This
  8195.             means the actual  size of the characters you intend to  print. If a label is 4
  8196.             inches wide, its width would be 40 if you are printing  10 characters per inch
  8197.             but it would be 48 if you are printing at 12 characters per inch.
  8198.  
  8199.  
  8200.             Height
  8201.  
  8202.             The height is the height of the label  in lines of print. Most labels are  one
  8203.             inch  tall.  A one  inch label  can contain  six lines  of normal  print. Most
  8204.             printers can be  set to print more  than six lines  in one inch if  necessary.
  8205.             Normally a  one inch  label will have  a height  of six  or less. The  example
  8206.             screen shows a height of five.  This means that only five lines of  print will
  8207.             be printed on each label even though they would hold as much as six lines.
  8208.  
  8209.  
  8210.  
  8211.             Loan Master, Loan Accounting System                                        131
  8212.  
  8213.  
  8214.  
  8215.  
  8216.  
  8217.             This label might look like this:
  8218.  
  8219.                         Bob Copperfield
  8220.                         Copperfield Kitchen Pots
  8221.                         123456  77th Avenue
  8222.                         P.O. Box 98765
  8223.                         Copperville, Utah  77777-7777
  8224.  
  8225.  
  8226.             Across
  8227.  
  8228.             Continuous  form  labels are  available in  many  different sizes  and several
  8229.             different formats.   They are available  with one, two,  three or four  labels
  8230.             side by side on the backing  paper. This field allows you to specify  how many
  8231.             labels are across the page.
  8232.  
  8233.  
  8234.             Remarks
  8235.  
  8236.             This field is simply a comment to yourself. It will not be printed.
  8237.  
  8238.             Margin
  8239.  
  8240.             The margin allows you  to specify a left margin. This feature  is used to move
  8241.             the printed area on the label to the right  to center it on the label. Another
  8242.             way to accomplish  the same  goal is to  move the  labels to the  left in  the
  8243.             printer. Typically, it will be more convenient to change the margin.
  8244.  
  8245.             Entering a  margin of one  will move the  printing one space  to the  right. A
  8246.             margin of five  will move the print five spaces to the right. On most printers
  8247.             five spaces  is one half  inch.  If your printer prints  twelve characters per
  8248.             inch, a margin of  six will move the print one half inch  to the right. If you
  8249.             are printing with condensed  print, a margin of  seven or eight will  move the
  8250.             print one half inch to the right.
  8251.  
  8252.  
  8253.             Lines
  8254.  
  8255.             The  lines  parameter tells  the  program to  skip  lines, print  blank lines,
  8256.             between labels.  This feature  is used  when you  want to  print  a four  line
  8257.             address on a label large enough to hold five or more lines. 
  8258.  
  8259.             Some labels are placed close together on the backing paper,  others are placed
  8260.             on  the backing  paper  with a  space  between  individual labels.  The  lines
  8261.             parameter can be used to skip  over this blank space before starting to  print
  8262.             the next label.
  8263.  
  8264.             To determine the  proper entry for the  number of lines  to skip, measure  the
  8265.             exact distance from the  top of one label to  the top of the next  label. This
  8266.             distance will usually be some even multiple of one sixth of one inch,  perhaps
  8267.  
  8268.  
  8269.  
  8270.             132                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8271.  
  8272.  
  8273.  
  8274.  
  8275.  
  8276.             one inch or one and two thirds inch. This spacing is used because printers are
  8277.             designed to print six lines per vertical inch of space on each page, or label.
  8278.             Determine  the number of  lines your  printer will print  from the  top of one
  8279.             label to the  top of the next.   The sum of the height parameter  and the line
  8280.             parameter should equal the number of lines your printer can print on the label
  8281.             you are using.
  8282.  
  8283.  
  8284.             Printing a Report
  8285.  
  8286.             The REPORT WRITER program produces  a disk file. This file is a  report format
  8287.             file. It  stores information about  how a report is  to be formatted  and what
  8288.             data is to be printed on it. It does not print the report.
  8289.  
  8290.             When  you have prepared  your format file,  copy it to the  directory in which
  8291.             your Bottom Line  Software application program  is executed. Load  application
  8292.             program and select the printed reports menu option. One of the printed reports
  8293.             options will be a custom report. Select the custom report option.  You will be
  8294.             asked  for a file name. Enter  the name of your format  file.  The application
  8295.             program will read the report  format file and attempt to format  the data from
  8296.             the application data files to fit the specifications of the format file. If it
  8297.             is successful, the report will  begin printing. If it is not, you will receive
  8298.             an error message.
  8299.  
  8300.  
  8301.             Error Messages While Printing
  8302.  
  8303.             When  you  request the  custom  report from  the  print menu,  the application
  8304.             program must  depend on  you to  give it good  instructions.   Setting up  the
  8305.             format file is computer programming.
  8306.  
  8307.             The most  common cause  of errors  will be in  specifying a  nonexistent field
  8308.             name. The primary key field  in the Loan Master loan database  is the customer
  8309.             number. The name of this  field is cust_no. This can be spelled with all lower
  8310.             case,  all upper case  or any combination  of the  two but it  must be spelled
  8311.             correctly.   the  underscore, "_",   is  required. Press  Shift "-"  (minus or
  8312.             hyphen).   On  most  keyboards it  is immediately  right  of the  Zero on  the
  8313.             typewriter keyboard.
  8314.  
  8315.  
  8316.             Error Example
  8317.  
  8318.             If the  custom report  format  file specifies  the customer  number  is to  be
  8319.             printed, but  misspells the field  name cust_na, when the  program attempts to
  8320.             print  the field  specified, cust_na,  it will  not be  able  to find  it. The
  8321.             program will  stop and print an error  message on the top  line of the screen.
  8322.             This message will look like this:
  8323.  
  8324.  
  8325.                   Proc CUSTREPORT line nnnn, undefined identifier (in .FRM) cust_na
  8326.  
  8327.  
  8328.  
  8329.             Loan Master, Loan Accounting System                                        133
  8330.  
  8331.  
  8332.  
  8333.  
  8334.  
  8335.  
  8336.             This  message  means  that in  the  procedure  (Proc)  CUSTREPORT the  program
  8337.             attempted to find a field named cust_na and  was unable to find it.  It  could
  8338.             not find it because the actual field name is cust_no, or CUST_NO.
  8339.  
  8340.             When you get a message like this, check your manual for the actual name of the
  8341.             field you want to print and  then use the REPORT WRITER program to  check your
  8342.             format file  to be sure  the field name  is spelled exactly  right. Two common
  8343.             errors are using  a l  (lower case  L) for a  1 (one)  or an  O (15th  letter)
  8344.             instead of a 0 (zero).
  8345.  
  8346.  
  8347.  
  8348.  
  8349.  
  8350.  
  8351.  
  8352.  
  8353.  
  8354.  
  8355.  
  8356.  
  8357.  
  8358.  
  8359.  
  8360.  
  8361.  
  8362.  
  8363.  
  8364.  
  8365.  
  8366.  
  8367.  
  8368.  
  8369.  
  8370.  
  8371.  
  8372.  
  8373.  
  8374.  
  8375.  
  8376.  
  8377.  
  8378.  
  8379.  
  8380.  
  8381.  
  8382.  
  8383.  
  8384.  
  8385.  
  8386.  
  8387.  
  8388.             134                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8389.  
  8390.  
  8391.  
  8392.  
  8393.  
  8394.             Loan File Data Fields
  8395.  
  8396.  
  8397.             The database file stores the following data for each loan.  The headings below
  8398.             consist of the full, descriptive name of the data field followed by the actual
  8399.             internal field names in capital letters.  If you are a programmer and want  to
  8400.             access the data files directly  you will use the shorter field  name from each
  8401.             header. Note that the " _ " underscores are significant.
  8402.  
  8403.             Complete  file specifications  are printed in  the File  Specification Section
  8404.             (page  151 ).
  8405.  
  8406.  
  8407.             Customer Number                                                        CUST_NO
  8408.  
  8409.             Required.  The customer number is a unique number assigned  to each individual
  8410.             borrower. If a borrower  has more than one loan, this number  is used to group
  8411.             the borrower's loans together.
  8412.  
  8413.             This number is used to group different loans to the same borrower.
  8414.  
  8415.  
  8416.             Loan Number                                                            LOAN_NO
  8417.  
  8418.  
  8419.             Required.   The loan  number is  a number assigned  to uniquely  identify each
  8420.             individual  loan. This is  different from the customer  number. A customer can
  8421.             have several loan numbers but only one customer number. 
  8422.  
  8423.             Loan numbers should  be unique. No two loans should have the same number.  The
  8424.             program will work  if they do,  but locating accounts  by loan number will  be
  8425.             more difficult.  
  8426.  
  8427.             If you have  two loans with the  same number and request  a display of one  of
  8428.             them,   you  will see  them both,  (or all  if more  than two)   they  will be
  8429.             displayed sequentially in the  order they are in the  file.  You will  have to
  8430.             step through them one at a time until you find the one you want.
  8431.  
  8432.  
  8433.             Customer Name                                                        CUST_NAME
  8434.  
  8435.  
  8436.             Required. You  will find the  reports hard to  read if you  leave it  out. The
  8437.             customer name is printed on each report to make each loan easier to identify.
  8438.  
  8439.             This name is used on all notices. The Statement (transaction history, uses the
  8440.             name and address from the Customer Information files.
  8441.  
  8442.  
  8443.  
  8444.  
  8445.  
  8446.  
  8447.             Loan Master, Loan Accounting System                                        135
  8448.  
  8449.  
  8450.  
  8451.  
  8452.  
  8453.             Maker1,2,3,                                                         MAKER1 ETC
  8454.  
  8455.  
  8456.             The makers are the people who signed the note and promise to pay it. All these
  8457.             fields are optional.
  8458.  
  8459.             The maker may  be or may not  be the same as  the customer name. The  customer
  8460.             name may be Industrial  Cleaning Service and the maker  may be Sue Smith,  the
  8461.             owner.
  8462.  
  8463.  
  8464.             Comments (two lines)                                        COMMENT1, COMMENT2
  8465.  
  8466.  
  8467.             These lines are optional and may  contain any data you wish. They  appear only
  8468.             on the screen. 
  8469.  
  8470.  
  8471.             Original Amount                                                        ORG_AMT
  8472.  
  8473.  
  8474.             Required.   This is  the face  amount  of the  note. This  is the  amount  the
  8475.             computer will use  to compute the scheduled balance.  The scheduled balance is
  8476.             used to determine if the  loan is keeping pace, falling behind, or  gaining on
  8477.             the original agreed payment schedule.
  8478.  
  8479.  
  8480.             Current Balance                                                        CUR_BAL
  8481.  
  8482.  
  8483.             Required.    Computed.   This  is the  amount  remaining unpaid.  Each  time a
  8484.             principal payment is  paid, this  amount is  reduced by  the principal  amount
  8485.             paid. This  amount  should always  be  less than  or  equal to  the  scheduled
  8486.             balance.  In real life, payments are made late, payments are made early,  some
  8487.             months have more or  less than 30 days, etc.  It will  not be uncommon to find
  8488.             the current balance slightly above the scheduled balance. 
  8489.  
  8490.             This balance should  not exceed the scheduled balance by  more that about five
  8491.             or six days interest accrual. If it exceeds the scheduled balance by more than
  8492.             fifteen  days, and  especially if  the difference is  growing from  payment to
  8493.             payment, some collections efforts should be considered.
  8494.  
  8495.  
  8496.  
  8497.  
  8498.  
  8499.  
  8500.  
  8501.  
  8502.  
  8503.  
  8504.  
  8505.  
  8506.             136                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8507.  
  8508.  
  8509.  
  8510.  
  8511.  
  8512.             Scheduled Balance                                                      SCH_BAL
  8513.  
  8514.             Computed.  Each time  a payment is due, the program computes  the interest due
  8515.             and the "scheduled"  balance assuming the  payment was made  on the date  due.
  8516.             This calculation is done and the results stored so the program can compare the
  8517.             real current status of  the loan with  what it should be  if all payments  had
  8518.             been made on time.  The results of this  comparison are used to  calculate the
  8519.             amount of  interest and principal required  to bring the loan  current. If the
  8520.             loan is past due, both these numbers will be positive. If the loan is prepaid,
  8521.             the  principal  figure  calculated  will  be  negative,  indicating  that more
  8522.             principal has been paid than was required.
  8523.  
  8524.  
  8525.             Payments Matured                                                      PMTS_MTD
  8526.  
  8527.             How  many payments have matured since the loan was placed on this system. This
  8528.             counter is increased by one each time a payment matures.
  8529.  
  8530.  
  8531.             Payments Paid                                                        PMTS_PAID
  8532.  
  8533.             How  many payments have actually  been paid since the  loan was placed on this
  8534.             system.   This  counter  is increased  each  time a  payment  is  paid. It  is
  8535.             increased  by  the actual  number of  payments  made. Fractional  payments are
  8536.             recorded to two decimal places, (+/- 1%).
  8537.  
  8538.             If the  actual payment due  is $100.00,  and the customer  pays $155.75,  this
  8539.             indicator will be increased by 1.55.
  8540.  
  8541.             This indicator, when compared  to the payments matured counter,  gives another
  8542.             indication of the  status of the  loan. It does  not really indicate the  true
  8543.             status because  if the number of  payments made equals the  number of payments
  8544.             matured, and the  loan was six months  past due and  recently  caught up,  the
  8545.             balance will still be larger than the scheduled balance because more  interest
  8546.             was charged than would have been charged if all payments were made on time.
  8547.  
  8548.  
  8549.             Payment Amount Regular                                              PMT_AMT_RG
  8550.  
  8551.  
  8552.             Required. Entered.  This is the  amount of the regularly scheduled payment. If
  8553.             there is a balloon payment, see the next field.
  8554.  
  8555.  
  8556.  
  8557.  
  8558.  
  8559.  
  8560.  
  8561.  
  8562.  
  8563.  
  8564.  
  8565.             Loan Master, Loan Accounting System                                        137
  8566.  
  8567.  
  8568.  
  8569.  
  8570.  
  8571.             Payment  Amount, Last                                               PMT_AMT_FN
  8572.  
  8573.  
  8574.             Required.  Entered.  This is the  total amount including interest of the final
  8575.             payment. If  there is no balloon  payment, this field should  contain the same
  8576.             amount as the Payment Amount Regular.
  8577.  
  8578.  
  8579.             Number  Payments                                                       NO_PMTS
  8580.  
  8581.  
  8582.             Required.  Entered.   This is the number of regular  payments. If all payments
  8583.             are the same amount, this is simply the total number of payments. If the final
  8584.             payment is a balloon,   the number of regular  payments will be one less  than
  8585.             the total number of payments.
  8586.  
  8587.  
  8588.             Final  Payment Number                                                FINAL_PMT
  8589.  
  8590.             Required.   This is  the payment  number of the  balloon payment.  The program
  8591.             always assumes there is only one balloon payment. If the loan is payable in 35
  8592.             installments of  $200.00 and one  final installment of 6,250.00  the number of
  8593.             the balloon payment is 36. If there  is no balloon payment, the final  payment
  8594.             number is the same as the Number of Payments.
  8595.  
  8596.  
  8597.             No Payments Per Year                                                  PMT_FREQ
  8598.  
  8599.  
  8600.             Required. This is self descriptive.  If payments are due monthly, this  is 12.
  8601.             If the payments are due quarterly, this is 4. Etc. 
  8602.  
  8603.             NOTE:
  8604.  
  8605.             Only commonly used schedules are supported. The data entry screen will display
  8606.             a pick list if an invalid number is entered.
  8607.  
  8608.             If  payments per  year is  24. Only  payments due  on the  first and  15th are
  8609.             supported.
  8610.  
  8611.  
  8612.  
  8613.  
  8614.  
  8615.  
  8616.  
  8617.  
  8618.  
  8619.  
  8620.  
  8621.  
  8622.  
  8623.  
  8624.             138                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8625.  
  8626.  
  8627.  
  8628.  
  8629.  
  8630.             Rate,  Original                                                       RATE_ORG
  8631.  
  8632.  
  8633.             Required.  This  is the original  interest rate on  the loan.  If the rate  is
  8634.             fixed, this rate will be used throughout the life of the loan.
  8635.  
  8636.             This rate is for  information only, it is  not used to calculate  the interest
  8637.             accrual. See: rate, current.
  8638.  
  8639.             This is the rate that will be charged on the first day of the loan.
  8640.  
  8641.             If the loan is a variable rate loan, this field IS NOT CHANGED. If the rate is
  8642.             variable, change the current rate field.
  8643.  
  8644.  
  8645.             Rate, Current                                                         RATE_CUR
  8646.  
  8647.  
  8648.             Required.  This is the rate used to  do the actual interest computation during
  8649.             the update.  When the loan  is new, this  rate will be  the same as  the rate,
  8650.             original.  If the rate  is changed after  the loan begins  to accrue interest,
  8651.             this is the rate to change.
  8652.  
  8653.  
  8654.             Interest Basis                                                           BASIS
  8655.  
  8656.  
  8657.             Required.   This is  the basis by  which the interest is  computed. The update
  8658.             always computes interest  every calendar day during the life  of the loan, one
  8659.             day at a time.
  8660.  
  8661.             Each day the interest formula is computed for every loan. This is the formula:
  8662.  
  8663.                                        (Current balance)  x (rate, current)
  8664.                   Daily accrual  =  -----------------------------------------------------
  8665.                                                    (Basis)
  8666.  
  8667.  
  8668.             The basis  can  be either  360  or 365.  Most  banks use  360.  This  practice
  8669.             increases your interest income by 1.3889%.
  8670.  
  8671.             Basis 12  is provided for monthly amortizing loans. Interest on these loans is
  8672.             calculated  as  if every  payment  was made  on  time regardless  of  when the
  8673.             payments  are actually  made.  When using  basis  12, late  payments will  not
  8674.             increase  the interest accrual  and early payments  will not reduce  it. Loans
  8675.             that  are prepaid enough to warrant credit  for early payment must be manually
  8676.             adjusted.
  8677.  
  8678.  
  8679.  
  8680.  
  8681.  
  8682.  
  8683.             Loan Master, Loan Accounting System                                        139
  8684.  
  8685.  
  8686.  
  8687.  
  8688.  
  8689.             WARNING:
  8690.  
  8691.             If you do not  know what you are doing, using the 360  day basis can cause you
  8692.             to run afoul of regulation z and of some state usury laws.
  8693.  
  8694.             We recommend you always use the 365 day basis.
  8695.  
  8696.  
  8697.  
  8698.             Date of Note                                                         DATE_NOTE
  8699.  
  8700.  
  8701.             Required.  This  is the  date of the  note. The  date on the  document. It  is
  8702.             usually, but not always, the date  the document was signed. It is the  date at
  8703.             which interest will begin to accrue.
  8704.  
  8705.             If you  need the interest  to begin  accruing at a  later date, see  the field
  8706.             called Date No Interest. To begin the accrual at an earlier  date, you must do
  8707.             it manually by using the  earlier date as the setup date, or  by computing the
  8708.             interest and adding  it to  accrued interest on  the edit screen.  (Do not  do
  8709.             both.)
  8710.  
  8711.  
  8712.             Date of First Payment                                               DATE_FIRST
  8713.  
  8714.             Required.   This is  the date the  first payment, payment  number one, is due.
  8715.             This will usually be one  month after the date of the note. All future payment
  8716.             dates will be calculated from this date.
  8717.  
  8718.  
  8719.             Date Next Due                                                        DATE_NEXT
  8720.  
  8721.             Required.  Computed.  This  is the next scheduled maturity date.  This date is
  8722.             updated every time a payment matures whether or not the payment is made.  This
  8723.             date will always be a future date.
  8724.  
  8725.             Even when the loan is past due and the  payments are not being made, this date
  8726.             continues to increment to reflect the fact that a payment will be due although
  8727.             we know it will most likely not be made.
  8728.  
  8729.  
  8730.             Date (of) Payment Due                                                 DATE_DUE
  8731.  
  8732.             Required.  Computed.  This is the most recent date for which a payment was due
  8733.             but not yet made. 
  8734.  
  8735.             This is  the date that  keeps up with  the past due  or prepaid status  of the
  8736.             loan.  If this date is in the future, the loan is current or prepaid.  If this
  8737.             date is in the past, the loan is past due.
  8738.  
  8739.  
  8740.  
  8741.  
  8742.             140                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8743.  
  8744.  
  8745.  
  8746.  
  8747.  
  8748.             Today is June 20.  A payment was  due on April  15, May 15,  and June 15.  The
  8749.             April payment was  made on time. The May  and June payments have not  yet been
  8750.             made. The date due (date of  payment due) is May 15.  We say "The loan is  due
  8751.             for may 15th."  It is 36 days past  due. (May 15th to June 20.)  The date next
  8752.             due  is July 15. Another payment is due on that date whether or not the  prior
  8753.             payments have been made.
  8754.  
  8755.  
  8756.             Today is  September 5. A  payment was  due June, July,  August, and  September
  8757.             first. They were  all made on  time. The loan  is "Due for  Oct. 1". The  date
  8758.             payment due is 10-01-xx.  the date next due is also 10-01-xx.
  8759.  
  8760.  
  8761.             Date Last Payment Maturity                                           DATE_LAST
  8762.  
  8763.             Required.   Computed.     This  is the  most recent  date  on which  a payment
  8764.             matured.  It may or may  not be the  date on which the  last payment was paid.
  8765.             This date is used to keep up with late charges due on past due loans.
  8766.  
  8767.  
  8768.             Date Last Transaction                                                DATE_TRAN
  8769.  
  8770.             Required.  Computed.    This is the date of  the last transaction. If the last
  8771.             transaction  was a  payment,  this date  will be  the  same as  the date  last
  8772.             payment.
  8773.  
  8774.  
  8775.             Date Last Update                                                      DATE_UPD
  8776.  
  8777.             Required.  Computed.  This is the date  of the last update. It is the date the
  8778.             operator entered as the date of the last update. It may or may not be the same
  8779.             as the actual calendar date the update was done.
  8780.  
  8781.             It is   the latest  date through which  interest has  been calculated and  for
  8782.             which past due status has been checked.
  8783.  
  8784.             It is  very important to update  the file before posting  payments or printing
  8785.             past due notices or past due reports.
  8786.  
  8787.  
  8788.             Date Maturity                                                         DATE_MTY
  8789.  
  8790.             Required.   This is the  maturity date of  the loan. On  this date,  the final
  8791.             payment  of all  remaining interest and  principal is  due. If  the loan  is a
  8792.             balloon note, this date is the same as the balloon payment date. On this date,
  8793.             the entire balance and all accrued interest and late charges will be due.
  8794.  
  8795.  
  8796.  
  8797.  
  8798.  
  8799.  
  8800.  
  8801.             Loan Master, Loan Accounting System                                        141
  8802.  
  8803.  
  8804.  
  8805.  
  8806.  
  8807.             Date No Interest                                                    DATE_NOINT
  8808.  
  8809.             Optional.  In retail  financing, it is common to offer a  purchaser an initial
  8810.             interest free period. eg. "90 days, no interest!"
  8811.  
  8812.             Interest will not accrue  until this date.  If the date of the note is January
  8813.             1, 1989 with monthly payments on the first of  each month, and the no interest
  8814.             date is February 15,  1989,  the loan will  accrue no interest until  February
  8815.             15th, on that date, it will accrue the first days interest. 
  8816.  
  8817.             If the  interest computation basis  is 12, the  loan will not  accrue interest
  8818.             until the next  payment date after the  no interest date.   The loan mentioned
  8819.             would accrue one month interest on March 1, 1989. 
  8820.  
  8821.             If you  use interest basis  12, all  interest free periods  should expire  one
  8822.             month before a payment date.
  8823.  
  8824.  
  8825.             Interest Accrued                                                     INT_ACCRD
  8826.  
  8827.             Required.  Computed.  This is the amount of  interest which has accrued on the
  8828.             loan and which has not yet been paid. This amount may or may not be due.
  8829.  
  8830.             Every update computes the interest  due since the date of the last  update and
  8831.             adds it to  this amount. This happens  every day. When an  interest payment is
  8832.             posted, this amount is reduced by the amount of the interest payment.
  8833.  
  8834.  
  8835.             Interest Due, Unpaid                                                   INT_DUE
  8836.              
  8837.             Required.  Computed.   This is  the amount of  interest due and unpaid.  Every
  8838.             payment date, the  entire amount of interest in the  accrued interest field is
  8839.             moved into this field. Note that it is moved, not added.
  8840.  
  8841.             The program assumes that at each payment date, all interest is due. 
  8842.  
  8843.             Each time an interest payment is posted, the payment amount is subtracted from
  8844.             this field.
  8845.  
  8846.  
  8847.             Interest Paid (Life)                                                  INT_PAID
  8848.  
  8849.             Required.  Computed.  This is the total of all interest payments on  this loan
  8850.             since it started. This amount is kept for reference only.
  8851.  
  8852.  
  8853.  
  8854.  
  8855.  
  8856.  
  8857.  
  8858.  
  8859.  
  8860.             142                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8861.  
  8862.  
  8863.  
  8864.  
  8865.  
  8866.             Interest Paid (YTD)                                                    INT_YTD
  8867.  
  8868.             Required.  Computed.  This is  the total interest paid on  this loan since the
  8869.             end of last year. Note that this is PAID, not ACCRUED. This amount is reset to
  8870.             zero at year end.
  8871.  
  8872.  
  8873.             Principal Due                                                         PRIN_DUE
  8874.  
  8875.             Required.   Computed.  This is  the amount of principal  required to bring the
  8876.             current  balance in  line  with the  originally  scheduled repayment  plan.  A
  8877.             negative number indicates the loan is prepaid.
  8878.  
  8879.             If  this amount is  positive, a payment has  matured and not  yet been paid. A
  8880.             positive amount  will also occur if  interest is calculated on  the actual day
  8881.             basis using  a 360 divisor. This  system accrues 1.39% more  interest than the
  8882.             monthly interest method. This extra interest will cause each principal payment
  8883.             to be slightly less then the scheduled principal payment.
  8884.  
  8885.  
  8886.             Late Charges Due, Unpaid                                                LC_DUE
  8887.  
  8888.             Required.  Computed  When a loan is new, this field is zero. Each time a  late
  8889.             charge is assessed, it is  added to this field. When late charge  payments are
  8890.             posted, they are subtracted from this field.
  8891.  
  8892.  
  8893.             Late Charge Paid                                                       LC_PAID
  8894.  
  8895.             Required.  Computed. This is the total of all late charges paid since the loan
  8896.             was new. Each time a new late charge payment is posted, the amount is added to
  8897.             the field.
  8898.  
  8899.  
  8900.             Late Charge Paid YTD                                                    LC_YTD
  8901.  
  8902.             Required.   Computed.  This  field maintains  the total  of  all late  charges
  8903.             actually paid since the end of the previous year.
  8904.  
  8905.  
  8906.             Late Charge Rate                                                       LC_RATE
  8907.  
  8908.             Required. Entered.  The  late charge rate is used to  assess late charges when
  8909.             due. The late charge routine allows the late charge rate to be used to specify
  8910.             either  a dollar amount for  the late charge,  or a percentage  of the payment
  8911.             amount.
  8912.  
  8913.             If the  late charge rate is less than 1.00,  it is interpreted as a percentage
  8914.             and computes the late charge as that percent of the regular payment amount.
  8915.  
  8916.  
  8917.  
  8918.  
  8919.             Loan Master, Loan Accounting System                                        143
  8920.  
  8921.  
  8922.  
  8923.  
  8924.  
  8925.             If the late charge rate is equal to or greater than 1.00, it is interpreted as
  8926.             a dollar amount and assesses that exact amount for the late charge.
  8927.  
  8928.  
  8929.             Late Charge Examples:
  8930.  
  8931.             Payment amount = 100.00
  8932.  
  8933.             Late charge rate        Late charge amount
  8934.  
  8935.             0.05                    5.00
  8936.  
  8937.             7.50                    7.50
  8938.  
  8939.  
  8940.  
  8941.             Penalty Paid                                                           PENALTY
  8942.             Penalty Paid YTD                                                    PENALTYYTD
  8943.  
  8944.             These fields are  not used  by Loan  Master. They  are reserved  for the  each
  8945.             user's  needs.  The penalty  field  may be  used for  returned  check charges,
  8946.             prepayment penalties, or any other amount for which the user needs to account.
  8947.  
  8948.             The user may edit  the parameter file to change the name  of the penalty field
  8949.             and the penalty YTD fields.
  8950.  
  8951.  
  8952.             User Field 1                                                             USER1
  8953.             User Field 1 YTD                                                      USER1YTD
  8954.  
  8955.             These fields  are reserved  for  each user.  They may  be  posted through  the
  8956.             transaction maintenance menu. The program maintains a   running total for user
  8957.             field 1 throughout the  life of the loan. The user field 1 YTD field is closed
  8958.             out each year through the year end closeout procedure. (Reset to zero.)
  8959.  
  8960.             Two transaction  codes are provided,  one to add  to this field, the  other to
  8961.             subtract from this  field. The transaction codes are displayed  on the posting
  8962.             screen.
  8963.  
  8964.             The parameter file can be edited to assign a meaningful name to this field.
  8965.  
  8966.  
  8967.             User Field 2                                                             USER2
  8968.             User Field 2 YTD                                                      USER2YTD
  8969.  
  8970.             These fields  are reserved  for  each user.  They may  be  posted through  the
  8971.             transaction maintenance menu. The  program maintains a  running total for user
  8972.             field 2 throughout the  life of the loan. The user field 2 YTD field is closed
  8973.             out each year through the year end closeout procedure. (Reset to zero.)
  8974.  
  8975.  
  8976.  
  8977.  
  8978.             144                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8979.  
  8980.  
  8981.  
  8982.  
  8983.  
  8984.             Two transaction  codes are provided, one  to add to  this field, the  other to
  8985.             subtract from this field. The  transaction codes are displayed on  the posting
  8986.             screen.
  8987.  
  8988.             The parameter file can be edited to assign a meaningful name to this field.
  8989.  
  8990.  
  8991.             User Numeric Fields 1 - 6                              NUMERIC1, NUMERIC2, Etc
  8992.  
  8993.             These  fields are  not  used  by  Loan  Master. They  are  reserved  for  each
  8994.             individual  user.  They  cannot be  posted  and  there  are  no year  to  date
  8995.             accumulators.  Each field must  be changed to  the desired number  through the
  8996.             edit screen. These changes are not recorded in the transaction file.
  8997.  
  8998.             These  fields can be used  for any purpose.  They can be named  by editing the
  8999.             parameter  file. They will be totalled by the total report and can be included
  9000.             in custom reports designed by the user.
  9001.  
  9002.  
  9003.  
  9004.  
  9005.             Customer Information Data Fields
  9006.  
  9007.  
  9008.             Customer No                                                             CUSTNO
  9009.  
  9010.             Required.   The customer number is a unique number assigned to each individual
  9011.             borrower.  If a borrower  has more than  one customer, this number  is used to
  9012.             identify  the  customer  and  to  locate  the  customer's  address(es),  phone
  9013.             number(s), and other information.
  9014.  
  9015.  
  9016.             Company  Name                                                         CUSTNAME
  9017.  
  9018.             Optional.   CIF  assigns  a company  name  field to  every customer.    CIF is
  9019.             primarily centered around keeping  up with customers. Customers may  be people
  9020.             or companies.  If a customer is  not directly or indirectly  associated with a
  9021.             company of any kind, this field may be left blank.
  9022.  
  9023.  
  9024.  
  9025.             Last Name                                                             LASTNAME
  9026.  
  9027.             Required. The  program will work with no  last name but it  will make locating
  9028.             the  record more dependent on  the customer number.  In the case  of a company
  9029.             where you know no one,  you may leave both the first and the last names blank.
  9030.  
  9031.  
  9032.  
  9033.  
  9034.  
  9035.             
  9036.  
  9037.             Loan Master, Loan Accounting System                                        145
  9038.  
  9039.  
  9040.  
  9041.  
  9042.  
  9043.             First Name                                                           FIRSTNAME
  9044.  
  9045.             Required. Same as the last name. It is not really necessary but without it you
  9046.             are placing more reliance on the customer  number.  If searching for a company
  9047.             where you know no one,  you may leave both the first and the last names blank.
  9048.  
  9049.  
  9050.             Title of Address                                                         TITLE
  9051.  
  9052.             Optional.   If you enter  it, it will be  used. If you omit it,  the names and
  9053.             addresses will be printed without it. Do not add the "." period. eg enter "Ms"
  9054.             not "Ms." The "." will be added when the address is printed.
  9055.  
  9056.  
  9057.             Customer Type                                                         CUSTTYPE
  9058.  
  9059.             Required.   Customer type 1 means this is a real live human person.  All other
  9060.             types are assigned by you and mean whatever you say they mean.  
  9061.  
  9062.             Taxpayer Identification                                               TAXPAYER
  9063.  
  9064.             Required. Social Security  number of Taxpayer  Identification Number. Used  at
  9065.             year end.
  9066.  
  9067.  
  9068.             Address File Data Fields
  9069.  
  9070.             Address Line 1                                                      ADDRSLINE1
  9071.             Address Line 2                                                      ADDRSLINE2
  9072.  
  9073.  
  9074.             Optional. You are  allowed two lines for the customer address.  City and state
  9075.             do not go here. They  each have their own field to make  sorting and selecting
  9076.             simpler.
  9077.  
  9078.  
  9079.             City                                                                      CITY
  9080.             State                                                                    STATE
  9081.              Zip                                                                POSTALCODE
  9082.  
  9083.             Required.   These fields  are  each  separate  to facilitate  control  of  the
  9084.             mailing list. Note that the Zip (postal code) is 12 characters in length. Non-
  9085.             USA postal codes containing alpha characters may be entered.
  9086.  
  9087.  
  9088.             Location                                                              LOCATION
  9089.  
  9090.             The CIF application allows multiple addresses for each customer. This field is
  9091.             a  short description of  which address  is displayed.  Eg. Home,  office, lake
  9092.             cabin, beach house, store 77, etc.
  9093.  
  9094.  
  9095.  
  9096.             146                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9097.  
  9098.  
  9099.  
  9100.  
  9101.  
  9102.  
  9103.             Address Number                                                       ADDRESSNO
  9104.  
  9105.             Each  customer  is allowed  to  have up  to  99 addresses.  These  numbers are
  9106.             assigned  by the  user and  are not  required to  be consecutive.  The current
  9107.             version does not use them.
  9108.  
  9109.  
  9110.  
  9111.             Telephone File Data Fields
  9112.  
  9113.  
  9114.             Telephone Number                                                     TELEPHONE
  9115.  
  9116.             Enter the telephone  number. This is an alpha field, so  you can enter the "-"
  9117.             where appropriate. Eg. 817-817-8171
  9118.  
  9119.  
  9120.             Extension                                                             PHONEEXT
  9121.  
  9122.             Enter the extension, if any. This is a four character field.
  9123.  
  9124.  
  9125.             Location                                                              LOCATION
  9126.  
  9127.             The  CIF application allows multiple telephone numbers for each customer. This
  9128.             field is a short description of which telephone number is displayed. Eg. Home,
  9129.             office, lake cabin, beach house, store 77, etc.
  9130.  
  9131.             Comment                                                                COMMENT
  9132.  
  9133.             The  CIF application allows multiple telephone numbers for each customer. This
  9134.             field is a short comment about the  telephone number displayed. Eg. Call after
  9135.             7PM, Not on weekend, etc
  9136.  
  9137.  
  9138.             Phone Number                                                           PHONENO
  9139.  
  9140.             This may  be confusing. It is not  the telephone number you  dial to reach the
  9141.             customer. It is the sequence number of this customer's telephone records. If a
  9142.             customer  has six  telephone numbers,  this number  will be  one in  the first
  9143.             telephone record, and six in the last telephone record.
  9144.  
  9145.  
  9146.  
  9147.  
  9148.  
  9149.  
  9150.  
  9151.  
  9152.  
  9153.  
  9154.  
  9155.             Loan Master, Loan Accounting System                                        147
  9156.  
  9157.  
  9158.  
  9159.  
  9160.  
  9161.             Loan  Master  Files
  9162.  
  9163.  
  9164.             The Loan Master Loan Accounting system stores a considerable amount of data on
  9165.             the disk drive. Data is stored in these files:
  9166.  
  9167.  
  9168.  
  9169.                  File name                     Description                               Location
  9170.                                                                                          (Comments)
  9171.  
  9172.                  1.BAT                         Not used by Loan Master
  9173.                  2.BAT                         Not used by Loan Master
  9174.                  2.BAT                         Not used by Loan Master
  9175.                  2.DOC                         Not used by Loan Master
  9176.                  3.BAT                         Not used by Loan Master
  9177.                  4.BAT                         Not used by Loan Master.
  9178.                  CIADDR.DBF           blank address file                Data disk or directory.
  9179.  
  9180.                  CICUST.DBF           blank customer file               Data disk or directory.
  9181.  
  9182.                  CIHELP.DBF           CIF help file                     Data disk or directory.
  9183.  
  9184.                  CIHELP.DBT           CIF help screens                  Data disk or directory.
  9185.  
  9186.                  CIHELP.NTX           CIF help index                    Data disk or directory.
  9187.  
  9188.                  CIMENU.EXE           CIF program file                  Program disk or directory. 
  9189.                                                                         This file is  quite large and will not fit  on the same
  9190.                                                                         360K disk with the Loan Master  program file.
  9191.  
  9192.  
  9193.                  CIPARM.DBF           CIF options file                  This file  must be  on the  same disk  or in  the  same
  9194.                                                                         directory as CIF.EXE.
  9195.  
  9196.  
  9197.                  CIPARM.HD            HARD disk parm file       Tells CIF.EXE  to  look  for  the  data  files  in  the  current
  9198.                                                                 directory of the  current disk. This requires the data files and
  9199.                                                                 the help files to  be in the same directory as the program file.
  9200.                                                                 It can be used  on a hard disk or on a high density floppy (720K
  9201.                                                                 or  larger).  It  must  be  renamed  to CIPARM.DBF.  The  normal
  9202.                                                                 autoinstall routine does this for you.
  9203.  
  9204.                  CIPHONE.DBF  Phone file                        Data disk or directory.(Not used)
  9205.  
  9206.                  CIREMIND.DBF         Reminder file             Data disk or directory. (Not used)
  9207.  
  9208.  
  9209.                  CONFIG.SYS           Sample config file        Root directory of  boot or hard disk.  DO NOT COPY THIS  FILE IF
  9210.                                                                 YOUR SYSTEM ALREADY HAS A FILE WITH THIS NAME!!!
  9211.  
  9212.  
  9213.  
  9214.             148                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9215.  
  9216.  
  9217.  
  9218.  
  9219.  
  9220.                  LMHELP.DBF           Loan Master help file     Data disk or directory.
  9221.  
  9222.                  LMHELP.DBT           Loan Master help screens  Data disk or directory.
  9223.  
  9224.                  LMHELP.NTX           Loan Master help index    Data disk or directory.
  9225.  
  9226.                  LMLOAN.DBF           Loan Master data file     Data disk or directory.
  9227.  
  9228.                  LMLOAN.NTX           Loan Master data index    Data disk or directory.
  9229.  
  9230.                  LMMENU.EXE           Loan Master Program       Program disk or directory.
  9231.  
  9232.                  LMPARM.DBF           Loan Master options file  Program disk or directory.
  9233.  
  9234.                  LMPARM.HD            Hard disk options file    This file tells Loan  Master to look for its data in the current
  9235.                                                                 directory. It  can be used on  a hard disk system  or on a large
  9236.                                                                 capacity floppy disk  if the data  files are stored on  the same
  9237.                                                                 disk  as the program. (requires  at least 720K floppy capacity.)
  9238.                                                                 This  file  must  be renamed  to  LMPARM.DBF.  The  installation
  9239.                                                                 routine normally does this.
  9240.  
  9241.                  LMTRAN.DBF           Transaction file          Data disk or directory. Stores all transactions for all loans.
  9242.  
  9243.                  MENU.BAT             Not used by Loan Master.
  9244.                  MENU.BAT             Not used by Loan Master.
  9245.                  MENU.SCR             Not used by Loan Master.
  9246.                  MENU.SCR             Not used by Loan Master.
  9247.                  README.BAT   Not used by Loan Master.
  9248.  
  9249.  
  9250.                  Normal System Files
  9251.  
  9252.                  These files are necessary for Loan Master to operate:
  9253.  
  9254.                  LMLOAN.DBF           The loan database file.
  9255.  
  9256.                  LMACCRUE.DBF         The daily accrual file. Details of each loan.(Optional)
  9257.  
  9258.                  LMTACCR.DBF          The daily accrual file. Totals only.(Optional)
  9259.  
  9260.                  LMLOAN.NTX           The loan database index.
  9261.  
  9262.                  LMALPHA.NTX          The loan database alpha index.
  9263.  
  9264.                  LMTRAN.DBF           The transaction database.
  9265.  
  9266.                  LMTRAN.NTX           The transaction index file.
  9267.  
  9268.                  LMPARM.DBF           The parameter file.
  9269.  
  9270.  
  9271.  
  9272.  
  9273.             Loan Master, Loan Accounting System                                        149
  9274.  
  9275.  
  9276.  
  9277.  
  9278.  
  9279.                  LMHELP.DBF           The help system.
  9280.  
  9281.                  LMHELP.DBT           The help screens text.
  9282.  
  9283.                  LMHELP.NTX           The help system index.
  9284.  
  9285.                  LMREPORT.RP1         The other reports definition file.
  9286.  
  9287.                  *.FRM                Any report file created by the  Loan Master report writer or any Dbase compatible  report
  9288.                                       writer.
  9289.  
  9290.  
  9291.  
  9292.                  These files are necessary for the Customer Information System to operate:
  9293.  
  9294.                  CIMENU.EXE           The Customer Information program.
  9295.  
  9296.                  CICUST.DBF           The customer information database file.
  9297.  
  9298.                  CIADDR.DBF           The customer address file.
  9299.  
  9300.                  CIPHONE.DBF          The customer's telephone numbers.
  9301.  
  9302.                  CIHELP.DBF           The customer information system help system.
  9303.  
  9304.                  CIHELP.DBT           The actual help screens text.
  9305.  
  9306.                  CIHELP.NTX           The customer information help screen index.
  9307.  
  9308.  
  9309.  
  9310.  
  9311.  
  9312.  
  9313.  
  9314.  
  9315.  
  9316.  
  9317.  
  9318.  
  9319.  
  9320.  
  9321.  
  9322.  
  9323.  
  9324.  
  9325.  
  9326.  
  9327.  
  9328.  
  9329.  
  9330.  
  9331.  
  9332.             150                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9333.  
  9334.  
  9335.  
  9336.  
  9337.  
  9338.             File Specifications
  9339.  
  9340.             Field Definitions for LMLOAN.DBF
  9341.  
  9342.             Field name      Data type    Size      Dp
  9343.  
  9344.             CUST_NO         Character   12
  9345.             LOAN_NO         Character   12
  9346.             CUST_NAME       Character   24
  9347.             MAKER1          Character   24
  9348.             MAKER2          Character   24
  9349.             MAKER3          Character   24
  9350.             MAKER4          Character   24
  9351.             COMMENT1        Character   24
  9352.             COMMENT2        Character   24
  9353.             ORG_AMT         Numeric     12  2 
  9354.             CUR_BAL         Numeric     12  2 
  9355.             SCH_BAL         Numeric     12  2 
  9356.             PMT_AMT_RG      Numeric     12  2 
  9357.             PMT_AMT_FN      Numeric     12  2 
  9358.             RATE_ORG        Numeric     7   4 
  9359.             RATE_CUR        Numeric     7   4 
  9360.             BASIS           Numeric     3   0 
  9361.             N0_PMTS         Numeric     3   0 
  9362.             FINAL_PMT       Numeric     3   0 
  9363.             DATE_NOTE       Date        8
  9364.             DATE_FIRST      Date        8  
  9365.             DATE_NEXT       Date        8  
  9366.             DATE_DUE        Date        8  
  9367.             DATE_LAST       Date        8  
  9368.             DATE_TRAN       Date        8  
  9369.             DATE_UPD        Date        8  
  9370.             DATE_MTY        Date        8  
  9371.             DATE_NOINT      Date        8
  9372.             PMTS_MTD        Numeric     3 0 
  9373.             PMTS_PAID       Numeric     6 2 
  9374.             PMT_FREQ        Numeric     2 0 
  9375.             INT_ACCRD       Numeric     12  4 
  9376.             INT_DUE         Numeric     12  2 
  9377.             PRIN_DUE        Numeric     12  2 
  9378.             LC_DUE          Numeric     12  2 
  9379.             LC_PAID         Numeric     12  2 
  9380.             LC_RATE         Numeric     7 4
  9381.             LC_YTD          Numeric     12  2 
  9382.             INT_PAID        Numeric     12  2 
  9383.             INT_YTD         Numeric     12  2 
  9384.             PENALTY         Numeric     12  2
  9385.             PENALTYYTD      Numeric     12  2
  9386.             USER1           Numeric     12  2
  9387.             USER1YTD        Numeric     12  2
  9388.  
  9389.  
  9390.  
  9391.             Loan Master, Loan Accounting System                                        151
  9392.  
  9393.  
  9394.  
  9395.  
  9396.  
  9397.             USER2           Numeric     12  2
  9398.             USER2YTD        Numeric     12  2
  9399.             NUMERIC1        Numeric     12  2
  9400.             NUMERIC2        Numeric     12  2
  9401.             NUMERIC3        Numeric     12  2
  9402.             NUMERIC4        Numeric     12  2
  9403.             NUMERIC5        Numeric     12  2
  9404.             NUMERIC6        Numeric     12  2
  9405.             ALPHA1          Character   30
  9406.             ALPHA2          Character   30
  9407.  
  9408.  
  9409.  
  9410.             Field definitions for LMPARM.DBF
  9411.  
  9412.             Field name        Data type Size    Dp
  9413.  
  9414.             NAME            Character   30 
  9415.             ADDRESS1        Character   24 
  9416.             ADDRESS2        Character   24 
  9417.             ADDRESS3        Character   24 
  9418.             PDLIMIT         Numeric     2   0 
  9419.             WBLIMIT         Numeric     2   0 
  9420.             LCLIMIT         Numeric     2
  9421.             PMTFRACT        Numeric     6   0
  9422.             VISUAL          Logical     1 
  9423.             LSTFILEUPD      Date        8 
  9424.             PSWDMASTER      Character   12 
  9425.             NAMEUSER1       Character   18
  9426.             NAMEU1YTD       Character   18
  9427.             NAMEUSER2       Character   18
  9428.             NAMEU2YTD       Character   18
  9429.             NAMEPEN1        Character   18
  9430.             NAMEPEN1YTD     Character   18
  9431.             NAMENUM1        Character   18
  9432.             NAMENUM2        Character   18
  9433.             NAMENUM3        Character   18
  9434.             NAMENUM4        Character   18
  9435.             NAMENUM5        Character   18
  9436.             NAMENUM6        Character   18
  9437.             NAMEALPH1       Character   18
  9438.             NAMEAPPH2       Character   18
  9439.             NAMEUSERSCR     Character   18
  9440.  
  9441.  
  9442.  
  9443.  
  9444.  
  9445.  
  9446.  
  9447.  
  9448.  
  9449.  
  9450.             152                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9451.  
  9452.  
  9453.  
  9454.  
  9455.  
  9456.             Field Definitions for LMTRAN.DBF
  9457.  
  9458.             Field name      Data type   Size    Dp
  9459.  
  9460.             CUST_NO         Character   12
  9461.             LOAN_NO         Character   12
  9462.             TRAN_DATE       Date        8 
  9463.             TRAN_CODE       Numeric     4   0 
  9464.             TRAN_RATE       Numeric     7   4 
  9465.             DAYS_ACCR       Numeric     4   0 
  9466.             INT_ACCD        Numeric     12  4 
  9467.             INT_PAID        Numeric     12  2 
  9468.             PRIN_PAID       Numeric     12  2 
  9469.             LC_PAID         Numeric     12  2 
  9470.  
  9471.  
  9472.  
  9473.  
  9474.  
  9475.  
  9476.  
  9477.  
  9478.  
  9479.  
  9480.  
  9481.  
  9482.  
  9483.  
  9484.  
  9485.  
  9486.  
  9487.  
  9488.  
  9489.  
  9490.  
  9491.  
  9492.  
  9493.  
  9494.  
  9495.  
  9496.  
  9497.  
  9498.  
  9499.  
  9500.  
  9501.  
  9502.  
  9503.  
  9504.  
  9505.  
  9506.  
  9507.             
  9508.  
  9509.             Loan Master, Loan Accounting System                                        153
  9510.  
  9511.  
  9512.  
  9513.  
  9514.  
  9515.             Field Definitions for LMTACCR.DBF
  9516.  
  9517.             Field name        Data type Size    Dp
  9518.  
  9519.             TRAN_DATE         Date      8
  9520.             TRAN_CODE         Numeric   4       0
  9521.             TRAN_AMT          Numeric   12      2
  9522.  
  9523.  
  9524.             Tran code assignments:
  9525.  
  9526.             Daily total interest accrual            =  61
  9527.             Daily total late charge accrual         =  62
  9528.  
  9529.             This file contains one record for each day. That record contains total accrual
  9530.             amounts for all loans in the master file.
  9531.  
  9532.             Loan Master does not use this file. It simply adds the record each day. Do not
  9533.             use this file unless you plan to  use the data. See the parameter file  update
  9534.             menu to turn this file off.
  9535.  
  9536.  
  9537.  
  9538.  
  9539.  
  9540.  
  9541.  
  9542.  
  9543.  
  9544.  
  9545.  
  9546.  
  9547.  
  9548.  
  9549.  
  9550.  
  9551.  
  9552.  
  9553.  
  9554.  
  9555.  
  9556.  
  9557.  
  9558.  
  9559.  
  9560.  
  9561.  
  9562.  
  9563.  
  9564.  
  9565.  
  9566.  
  9567.  
  9568.             154                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9569.  
  9570.  
  9571.  
  9572.  
  9573.  
  9574.             Field Definitions for LMACCRUE.DBF
  9575.  
  9576.             Field name      Data type   Size    Dp
  9577.  
  9578.             CUST_NO         Character   12
  9579.             LOAN_NO         Character   12
  9580.             DATE_UPD        Date         8
  9581.             ACCDTODAY       Numeric     12      4
  9582.             TRAN_CODE       Numeric     4
  9583.  
  9584.  
  9585.  
  9586.             Tran code assignments:
  9587.  
  9588.             Daily total interest accrual            =  61
  9589.             Daily total late charge accrual     =  62
  9590.  
  9591.             This file  contains one record for  each loan every day.  Each record contains
  9592.             individual loan accrual amounts for  each loan in the master file.  There will
  9593.             be  at least one  record for  each loan every  day. If  a loan accrues  a late
  9594.             charge, it will have two records.
  9595.  
  9596.             Loan Master does not use this file. It simply adds the record each day. Do not
  9597.             use this file unless you plan  to use the data. See the parameter  file update
  9598.             menu to turn this file off.
  9599.  
  9600.  
  9601.  
  9602.  
  9603.  
  9604.  
  9605.  
  9606.  
  9607.  
  9608.  
  9609.  
  9610.  
  9611.  
  9612.  
  9613.  
  9614.  
  9615.  
  9616.  
  9617.  
  9618.  
  9619.  
  9620.  
  9621.  
  9622.  
  9623.  
  9624.  
  9625.  
  9626.  
  9627.             Loan Master, Loan Accounting System                                        155
  9628.  
  9629.  
  9630.  
  9631.  
  9632.  
  9633.             Field Definitions for CICUST.DBF
  9634.  
  9635.             Field name      Data type   Size    Dp
  9636.  
  9637.             CUSTNO          Character   12
  9638.             CUSTNAME        Character   24
  9639.             LASTNAME        Character   30
  9640.             FIRSTNAME       Character   12
  9641.             MINITIAL        Character   1
  9642.             TITLE           Character   4
  9643.             CUSTTYPE        Numeric     2
  9644.             TAXPAYER        Character   12
  9645.  
  9646.  
  9647.  
  9648.  
  9649.             Field definitions for CIADDR.DBF
  9650.  
  9651.             Field name      Data type   Size    Dp
  9652.  
  9653.             CUSTNO          Character   12
  9654.             LOCATION        Character   10
  9655.             ADDRESSNO       Numeric     2
  9656.             ADDRESSLINE1    Character   32
  9657.             ADDRESSLINE2    Character   32
  9658.             CITY            Character   32
  9659.             STATE           Character   32
  9660.             POSTALCODE      Character   12
  9661.  
  9662.  
  9663.             Field Definitions for CIPHONE.DBF
  9664.  
  9665.             Field name      Data type   Size    Dp
  9666.  
  9667.             CUSTNO          Character   12
  9668.             TELEPHONE       Character   12
  9669.             PHONEEXT        Character   4
  9670.             LOCATION        Character   10
  9671.             PHONENO         Numeric     2
  9672.             COMMENT         Character   18
  9673.  
  9674.  
  9675.             Transaction Codes
  9676.  
  9677.             A Transaction Code is part of a transaction record. It is a numeric  code that
  9678.             tells  the  system what  the  transaction is,  and  how to  compute  it. Every
  9679.             transaction has a transaction code.
  9680.  
  9681.  
  9682.  
  9683.  
  9684.  
  9685.  
  9686.             156                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9687.  
  9688.  
  9689.  
  9690.  
  9691.  
  9692.                               Loan Master Transaction Codes
  9693.  
  9694.              00-10       Credits, subtract from balance
  9695.                   01          Principal payment
  9696.  
  9697.                   11-20       Debits, add to balance
  9698.                   11          Principal advance
  9699.                   18-100      Nonbalance changes
  9700.  
  9701.                   18          Late Charge Accrued
  9702.                   19          Late Charge paid
  9703.                   30-39       Escrow transactions
  9704.  
  9705.                   31          Escrow deposit
  9706.                   32          Escrow deposit reversal
  9707.  
  9708.                   34          Escrow disbursement
  9709.                   35          Escrow disbursement reversal
  9710.                   40-40       User fields
  9711.  
  9712.                   41          Add to user field 1
  9713.                   42          Subtract from user field 1
  9714.                   43          Add to user field 2
  9715.  
  9716.                   44          Subtract from user field 2
  9717.                   45          Add to penalty field
  9718.  
  9719.                   46          Subtract from penalty field
  9720.                   61-69       Accruals
  9721.                   61          Interest accrued today (for accrual file)
  9722.  
  9723.                   62          Late charge accrued today (for accrual file)
  9724.                   101-998     reserved
  9725.  
  9726.  
  9727.  
  9728.  
  9729.  
  9730.  
  9731.  
  9732.  
  9733.  
  9734.  
  9735.  
  9736.  
  9737.  
  9738.  
  9739.  
  9740.  
  9741.  
  9742.  
  9743.  
  9744.  
  9745.             Loan Master, Loan Accounting System                                        157
  9746.  
  9747.  
  9748.  
  9749.  
  9750.  
  9751.  
  9752.                                             Loan Master 
  9753.                                                  INDEX
  9754.  
  9755.              File Update Cycle  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9756.             Billing Notices 
  9757.                 Abbreviated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  103
  9758.             Browse Screen
  9759.                 Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
  9760.             Browse screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  9761.             Charged Off Loans
  9762.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9763.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9764.             CONFIG.SYS FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9765.             Conversion
  9766.                 conversion date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  9767.             Customer
  9768.                 new . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  9769.             Customer number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  135
  9770.             Data Entry
  9771.                 Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
  9772.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
  9773.             Data fields, description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135, 145
  9774.             Date (of) payment due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  9775.             Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  9776.             Date, system  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  9777.             Delete
  9778.                 Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  9779.                 Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  9780.                 Transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  9781.             Delete an old customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  9782.             Error Message
  9783.                 Custom Report Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  9784.                 Memory Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  9785.                 Not enough memory to run application  . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  9786.                 While Printing Custom Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  9787.             Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  9788.             Find a customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  9789.             Finding Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  9790.             Index files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  9791.             Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  9792.             Interest Calculation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9793.             Loan Data Entry
  9794.                 Charged Off Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9795.                 Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  9796.                 Existing Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  9797.                 Installment Loan, Nonperforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  9798.                 Installment Loan, Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  9799.                 Loans Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9800.                 New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  9801.  
  9802.  
  9803.  
  9804.             158                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9805.  
  9806.  
  9807.  
  9808.  
  9809.  
  9810.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
  9811.                 Single Payment Loan,  Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  9812.             Loan Statement (History)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
  9813.             Location of Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  9814.             Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  9815.             Matured Loans
  9816.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9817.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  9818.             Menu
  9819.                 Definition  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  9820.                 Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
  9821.                 Sub Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  9822.                 Use of  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  9823.             Menu operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  9824.             Name And Address
  9825.                 Add New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  9826.             Notices
  9827.                 Controling mailings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9828.             Payments
  9829.                 Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  9830.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  9831.                 To User Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
  9832.             Problem
  9833.                 Custom Report Error . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
  9834.             Problems
  9835.                 CONFIG.SYS File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9836.                 Crashes at Startup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9837.                 DOS Error 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  9838.                 Dos Error 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  9839.                 Finds Wrong Account or Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  9840.                 Hardware  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9841.                 Memory Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  9842.                 Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  9843.                 Software  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9844.                 Test Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  9845.                 Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  9846.             Report Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  123
  9847.             Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  83, 100
  9848.                 Creating Custom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  9849.                 Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  9850.                 Mailing Labels, Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
  9851.             Searching for Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  9852.             Sort  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
  9853.             Transaction
  9854.                 Deletion  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  9855.             Transactions
  9856.                 Browsing, by Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  9857.                 Out of Date Sequence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  9858.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  9859.                 Principal Advance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  9860.  
  9861.  
  9862.  
  9863.             Loan Master, Loan Accounting System                                        159
  9864.  
  9865.  
  9866.  
  9867.  
  9868.  
  9869.             Updating
  9870.                 file update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9871.             Updating Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9872.             Updating the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9873.             Visual Update   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
  9874.             Word Perfect Merge File
  9875.                 Filter Expression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
  9876.                 Merge File Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
  9877.             WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  9878.              File Update Cycle  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  9879.             Browse Screen
  9880.                 Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  125
  9881.             Browse screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  165
  9882.             Charged Off Loans
  9883.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9884.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9885.             CONFIG.SYS FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  9886.             Conversion
  9887.                 conversion date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  9888.             Customer
  9889.                 new . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  9890.             Customer number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  184
  9891.             Data Entry
  9892.                 Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
  9893.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  9894.             Data entry screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  9895.             Data fields, description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184, 200
  9896.             Date (of) payment due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  192
  9897.             Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  9898.             Date, system  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121, 122
  9899.             Delete
  9900.                 Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  158
  9901.                 Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
  9902.                 Transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
  9903.             Delete an old customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  158
  9904.             Error Message
  9905.                 Custom Report Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  183
  9906.                 Memory Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  9907.                 Not enough memory to run application  . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  9908.                 Not enough memory to run reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  141
  9909.                 While Printing Custom Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  182
  9910.             Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  9911.             Find a customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  148
  9912.             Finding Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  9913.             Index files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  166
  9914.             Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  9915.             Interest Calculation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  9916.             Loan Data Entry
  9917.                 Charged Off Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9918.                 Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  9919.  
  9920.  
  9921.  
  9922.             160                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9923.  
  9924.  
  9925.  
  9926.  
  9927.  
  9928.                 Existing Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  9929.                 Installment Loan, Nonperforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  9930.                 Installment Loan, Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  9931.                 Loans Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9932.                 New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
  9933.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  9934.                 Single Payment Loan,  Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  9935.             Location of Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  9936.             Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  178
  9937.             Matured Loans
  9938.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9939.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  9940.             Menu
  9941.                 Definition  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  9942.                 Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  9943.                 Sub Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  9944.                 Use of  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  9945.             Menu operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  143
  9946.             Name And Address
  9947.                 Add New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  9948.             Payments
  9949.                 Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
  9950.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  9951.                 To User Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
  9952.             Problem
  9953.                 Custom Report Error . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  183
  9954.             Problems
  9955.                 CONFIG.SYS File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  9956.                 Crashes at Startup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  9957.                 DOS Error 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  9958.                 Dos Error 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  139
  9959.                 Finds Wrong Account or Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  166
  9960.                 Hardware  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  9961.                 Memory Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  9962.                 Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  9963.                 Software  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  9964.                 Test Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  9965.                 Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  136
  9966.             Report Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  168
  9967.             Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109, 132
  9968.                 Creating Custom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  171
  9969.                 Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  178
  9970.                 Mailing Labels, Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  167
  9971.             Searching for Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  9972.             Sort  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  167
  9973.             Transaction
  9974.                 Deletion  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
  9975.             Transactions
  9976.                 Browsing, by Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
  9977.                 Out of Date Sequence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  9978.  
  9979.  
  9980.  
  9981.             Loan Master, Loan Accounting System                                        161
  9982.  
  9983.  
  9984.  
  9985.  
  9986.  
  9987.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  9988.                 Principal Advance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
  9989.             Updating
  9990.                 file update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  9991.             Updating Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  9992.             Updating the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  9993.             Visual Update   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127
  9994.             Word Perfect Merge File
  9995.                 Filter Expression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  9996.                 Merge File Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  9997.             WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  9998.  
  9999.  
  10000.  
  10001.  
  10002.  
  10003.  
  10004.  
  10005.  
  10006.  
  10007.  
  10008.  
  10009.  
  10010.  
  10011.  
  10012.  
  10013.  
  10014.  
  10015.  
  10016.  
  10017.  
  10018.  
  10019.  
  10020.  
  10021.  
  10022.  
  10023.  
  10024.  
  10025.  
  10026.  
  10027.  
  10028.  
  10029.  
  10030.  
  10031.  
  10032.  
  10033.  
  10034.  
  10035.  
  10036.  
  10037.  
  10038.  
  10039.  
  10040.             162                                        Loan Master, Loan Accounting System
  10041.  
  10042.  
  10043.  
  10044.                                     Loan Master Setup Sheets
  10045.                                                                        New Loan Setup Sheet 
  10046.  
  10047.                               Date __________     Entered by: __________
  10048.  
  10049.            ╔════════════════════════════════ NEW LOAN SCREEN ═════════════════════════════╗
  10050.            ║                                                                              ║
  10051.            ║ Customer No.   ________________________   Original Amt.      ______________  ║
  10052.            ║                                                                              ║
  10053.            ║ Loan No.       ________________________   Late Charge Rate   ______________  ║
  10054.            ║                                                                              ║
  10055.            ║ Customer name. ________________________   Late charge at day ______________  ║
  10056.            ║                                                                              ║
  10057.            ║ Comments       ________________________   Payment Amt Reg    ______________  ║
  10058.            ║                                                                              ║
  10059.            ║                ________________________   Payment Amt Lst    ______________  ║
  10060.            ║                                                                              ║
  10061.            ║ Makers/Guarantors ...                     Number payments    ______________  ║
  10062.            ║                                                                              ║
  10063.            ║                ________________________   Final payment no   ______________  ║
  10064.            ║                                                                              ║
  10065.            ║                ________________________   Payments per yr    ______________  ║
  10066.            ║                                                                              ║
  10067.            ║                ________________________   Beginning Escrow   ______________  ║
  10068.            ║                                                                              ║
  10069.            ║                ________________________   Escrow Payment     ______________  ║
  10070.            ║                                                                              ║
  10071.            ║ Date Note           /  /                                                     ║
  10072.            ║                                                                              ║
  10073.            ║ Date First Pmt      /  /                                                     ║
  10074.            ║                                                                              ║
  10075.            ║ Date maturity       /  /                                                     ║
  10076.            ║                                                                              ║
  10077.            ║ No int. until       /  /                                                     ║
  10078.            ║                                                                              ║
  10079.            ║ Int Rate Orig    ____.______                                                 ║
  10080.            ║                                                                              ║
  10081.            ║ Int Comp Basis   ___________                                                 ║
  10082.            ║                                                                              ║
  10083.            ║                                                                              ║
  10084.            ║                                                                              ║
  10085.            ║                                                                              ║
  10086.            ║                                                                              ║
  10087.            ║                                                                              ║
  10088.            ║                                                                              ║
  10089.            ║                                                                              ║
  10090.            ║                                                                              ║
  10091.            ║                                                                              ║
  10092.            ║                                                                              ║
  10093.            ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  10094.  
  10095.  
  10096.  
  10097.                                      Loan Maintenance Sheet 
  10098.  
  10099.                               Date ___________    Entered by ___________
  10100.  
  10101.  
  10102.            ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  10103.            ║                                                                              ║
  10104.            ║  Customer No.                             Original Amt.     _______________  ║
  10105.            ║                                                                              ║
  10106.            ║  Loan No.                                 Scheduled Bal.    _______________  ║
  10107.            ║                                                                              ║
  10108.            ║  Cust name.  __________________________   Current Bal.      _______________  ║
  10109.            ║                                                                              ║
  10110.            ║  Comments    __________________________   Accrued Int.      _______________  ║
  10111.            ║                                                                              ║
  10112.            ║                                           Int. due unpaid   _______________  ║
  10113.            ║                                                                              ║
  10114.            ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpd    _______________  ║
  10115.            ║                                                                              ║
  10116.            ║              __________________________   Int. paid YTD     _______________  ║
  10117.            ║                                                                              ║
  10118.            ║              __________________________   Int. paid life    _______________  ║
  10119.            ║                                                                              ║
  10120.            ║              __________________________   Late Chg due      _______________  ║
  10121.            ║                                                                              ║
  10122.            ║              __________________________   Late Chg YTD      _______________  ║
  10123.            ║                                                                              ║
  10124.            ║  Date Note           /  /                 Late Chg Life     _______________  ║
  10125.            ║                                                                              ║
  10126.            ║  Date First Pmt      /  /                 Late Charge Rate  _______________  ║
  10127.            ║                                                                              ║
  10128.            ║  Date maturity       /  /                 Late Charge @ Day _______________  ║
  10129.            ║                                                                              ║
  10130.            ║  Next Pmt Due        /  /                 Payment Amt Reg   _______________  ║
  10131.            ║                                                                              ║
  10132.            ║  Pmt due for         /  /                 Payment Amt Lst   _______________  ║
  10133.            ║                                                                              ║
  10134.            ║  Date last mty       /  /                 Number payments   _______________  ║
  10135.            ║                                                                              ║
  10136.            ║  Last transaction    /  /                 Final payment no  _______________  ║
  10137.            ║                                                                              ║
  10138.            ║  Last update         /  /                 Payments matured  _______________  ║
  10139.            ║                                                                              ║
  10140.            ║  Int Rate Orig      ___.____              Payments paid     _______________  ║
  10141.            ║                                                                              ║
  10142.            ║  Int Rate Cur       ___.____              Payments per yr   _______________  ║
  10143.            ║                                                                              ║
  10144.            ║  Int Comp Basis     ________              Days past due     _______________  ║
  10145.            ║                                                                              ║
  10146.            ║  No int. until       /  /                 Gross payoff      _______________  ║
  10147.            ║                                                                              ║
  10148.            ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  10149.  
  10150.  
  10151.  
  10152.                                      Loan Maintenance Sheet 
  10153.                                        User Defined Screen
  10154.  
  10155.                              Date ___________     Entered by ___________
  10156.  
  10157.            ╔═══════════════════<                                      >═══════════════════╗
  10158.            ║                                                                              ║
  10159.            ║  Customer No.                             Original amount :                  ║
  10160.            ║                                                                              ║
  10161.            ║  Loan No.                                 Current balance :                  ║
  10162.            ║                                                                              ║
  10163.            ║  Cust name.     ______________________                                       ║
  10164.            ║                                                                              ║
  10165.            ║  Comments       ______________________                                       ║
  10166.            ║                                        Escrow Balance  : _______________     ║
  10167.            ║                                                                              ║
  10168.            ║                                          Escrow Payment: _______________     ║
  10169.            ║  Alpha field 1  _______________________                                      ║
  10170.            ║                                               Mail Flag: _______________     ║
  10171.            ║  Alpha field 2  _______________________                                      ║
  10172.            ║                                                                              ║
  10173.            ║                                                                              ║
  10174.            ║                                                                              ║
  10175.            ║  User field 1      _____________       Numeric field 1  : _______________    ║
  10176.            ║                                                                              ║
  10177.            ║  User field 1 ytd  _____________       Numeric field 2  : _______________    ║
  10178.            ║                                                                              ║
  10179.            ║  User field 2      _____________       Numeric field 3  : _______________    ║
  10180.            ║                                                                              ║
  10181.            ║  User field 2 ytd  _____________       Numeric field 4  : _______________    ║
  10182.            ║                                                                              ║
  10183.            ║  Ret check chg     _____________       Numeric field 5  : _______________    ║
  10184.            ║                                                                              ║
  10185.            ║  Reg check chg ytd _____________       Numeric field 6  : _______________    ║
  10186.            ║                                                                              ║
  10187.            ║                                                                              ║
  10188.            ║                                                                              ║
  10189.            ║                                                                              ║
  10190.            ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  10191.  
  10192.  
  10193.  
  10194.                                      Loan Maintenance Sheet 
  10195.                                        User Defined Screen
  10196.  
  10197.                              Date ___________     Entered by ___________
  10198.  
  10199.            ╔═══════════════════<                                      >═══════════════════╗
  10200.            ║                                                                              ║
  10201.            ║  Customer No.                             Original amount :                  ║
  10202.            ║                                                                              ║
  10203.            ║  Loan No.                                 Current balance :                  ║
  10204.            ║                                                                              ║
  10205.            ║  Cust name.     ______________________                                       ║
  10206.            ║                                           Escrow Payment  : ______________   ║
  10207.            ║  Comments       ______________________                                       ║
  10208.            ║                                           Escrow Balance  : ______________   ║
  10209.            ║                                                                              ║
  10210.            ║                                           Mail Flag       : ______________   ║
  10211.            ║                 _______________________                                      ║
  10212.            ║                                                                              ║
  10213.            ║                 _______________________                                      ║
  10214.            ║                                                                              ║
  10215.            ║                                                                              ║
  10216.            ║                                                                              ║
  10217.            ║                                                                              ║
  10218.            ║                                                                              ║
  10219.            ║                                                                              ║
  10220.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10221.            ║                                                                              ║
  10222.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10223.            ║                                                                              ║
  10224.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10225.            ║                                                                              ║
  10226.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10227.            ║                                                                              ║
  10228.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10229.            ║                                                                              ║
  10230.            ║                    _____________                          _______________    ║
  10231.            ║                                                                              ║
  10232.            ║                                                                              ║
  10233.            ║                                                                              ║
  10234.            ║                                                                              ║
  10235.            ║                                                                              ║
  10236.            ║                                                                              ║
  10237.            ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝